ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO RECOBRO AL FOSYGA

VERSION: 4.0

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(1)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Recibe, copia de la factura con sello de cancelada o la respectiva certificación del pago suscrita por el representante legal, los soportes que originaron el pago, los formatos de solicitud de recobro MYT01 ó MYT02 según corresponda y, el anexo técnico en medio magnético.
 

Los documentos soportes para iniciar el trámite de recobro, se recibirán a partir del día veinticinco (25) de cada mes y hasta el día diez (10) del mes siguiente.
 

(2)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Revisa que los soportes cumplan con los requerimientos para realizar el recobro y los coteja para el envío al Fosyga y la unidad documental para el archivo de gestión.
 

(3)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Informa mediante correo electrónico a la Subdirección de Prestaciones Sociales, sobre observaciones a la revisión.
 

Revisión con observaciones sobre aplicación de Tecnología en Salud.
 

(4)

Encargado de Recobros / PRESTACIONES SOCIALES

Recibe la observación plenamente identificada y solicita mediante memorando dirigido al médico auditor los documentos faltantes para el soporte del recobro.
 

(5)

Subdirector de Prestaciones Sociales / PRESTACIONES SOCIALES

Revisa y firma el memorando
 

(6)

Encargado de Recobros / PRESTACIONES SOCIALES

Registra el memorando en el programa de correspondencia y entrega en la oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, dentro de los 2 días hábiles siguientes a partir del recibo del correo interno. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA APGDOSGEPT04
 

(7)

Encargado de Recobros / PRESTACIONES SOCIALES

VIENE DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18. Recibe y revisa la conformidad de los documentos suministrados por el médico divisionario. Y lo remite a GESTION DE COBRO.
 

Observaciones reparables por el médico divisionario, dentro de 8 días hábiles a partir de la fecha del memorando enviado por el Subdirector de Prestaciones Sociales.
 

(8)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Recibe y revisa nuevamente, el cumplimiento de los soportes frente al marco legal aplicable y organiza el acervo documental para el envío al Fosyga y la unidad documental para el archivo de gestión, si la documentación no está completa se devuelve a la Subdirección de Prestaciones Sociales.
 

Las solicitudes de recobro a radicar ante el Fosyga, deberán ser presentados dentro de los 15 días calendario de cada mes.
 

(9)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Proyecta cuenta de cobro por concepto de recobro al FOSYGA.
 

(10)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Diligencia en dos Anexos Técnicos, la información faltante, sobre el número y datos de radicación y, adiciona los datos del anexo técnico magnético recibido como soporte.
 

Anexo Técnico corresponde a medio magnético archivo plano.
 

(11)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Registra los Anexos Técnicos que identifican el recobro en la MALLA VALIDADORA. Revisa y corrige los resultados de validación, hasta obtener validación exitosa. Realiza copia magnética de los archivos validados.
 

(12)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Solicita al Representante Legal la firma digital de los archivos previamente validados contenidos en el medio magnético
 

(13)

Director/ DIRECCION GENERAL

Revisa y firma los archivos digitales que sustentan el recobro.
 

(14)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Realiza la Pre-radicación con el cargue de los archivos digitales con firma digital y los archivos escaneados soporte del recobro, en la Plataforma “PISIS”.
 

(15)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Recibe mediante correo electrónico la respuesta de la Pre-radicación, incluidos los formatos MYT con número de pre-radicado y MYT-R para firma del recobro.
 

(16)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Solicita al Contador o Revisor Fiscal y al Representante Legal la firma del formato MYT-R.
 

(17)

Coordinador GIT de Contabilidad / RECURSOS FINANCIEROS

Revisa y firma el formato MYT-R.
 

(18)

Director/ DIRECCION GENERAL

Revisa y firma el formato MYT-R y la cuenta de cobro.
 

(19)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

El funcionario encargado de realizar el recobro, una vez firmado el formato MYT-R y la correspondiente cuenta de cobro por el Director General y el Contador envía copia de los mismos a GIT de Contabilidad con el fin de generar el registro Contable. Pasa al procedimiento. APGRFGCOPT01 CAUSACION DE PASIVOS.
 

(20)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Entrega en la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental para su envío al FOSYGA. PASA AL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/0 SERVIENTREGA APGDOSGEPT10.
 

(21)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18. Recibe oficio suscrito por el Fosyga dentro de los 2 meses siguientes a la radicación del recobro con el informe de auditoría al recobro, con los siguientes resultados posibles: a) Aprobación total o, aprobación por un valor diferente al solicitado. b) Glosa y/o devolución. c) Aprobación condicionada y rechazo.
 

(22)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Una vez el Fosyga abone los recursos a la entidad se enviará copia del pago mediante correo electrónico a GIT Contabilidad y al GIT Tesorería, Gestión de Cobro Proyecta el acto administrativo en virtud del cual se reintegran los recursos al prestador correspondiente. Pasa al Procedimiento PAGOS NO PRESUPUESTALES Y DE ACREEDORES VARIOS POR GIROS RECHAZADOS Y/O NO RECLAMADOS APGRFGTEPT01
 

Aprobación total o, aprobación por un valor diferente al solicitado.
 

(23)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Recibe y revisa en medio magnético, la información de la glosa, incluyendo los detalles. Imprime el documento y lo archiva en el expediente respectivo. Envía a la Subdirección de Prestaciones Sociales copia de la información de glosas por aplicación de Tecnología en Salud, mediante correo electrónico interno.
 

Glosa y/o devolución.
 

(24)

Encargado de Recobros / PRESTACIONES SOCIALES

Recibe el tipo de glosa y proyecta memorando dirigido al médico auditor para que subsanen. El médico auditor debe enviar la correspondiente información durante los diez días hábiles siguientes una vez reciba la solicitud.
 

(25)

Subdirector de Prestaciones Sociales / PRESTACIONES SOCIALES

Revisa y firma el memorando de solicitud de corrección a glosas.
 

(26)

Encargado de Recobros / PRESTACIONES SOCIALES

Registra el memorando en el programa de correspondencia y entrega en la oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, dentro de los 2 días hábiles siguientes a partir del recibo del correo interno. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA APGDOSGEPT04
 

(27)

Encargado de Recobros / PRESTACIONES SOCIALES

VIENE DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18. Recibe los documentos suministrados por el médico divisionario corrigiendo la glosa y los envía al encargado del recobro.
 

(28)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Recibe y revisa, el cumplimiento de los soportes frente al marco legal aplicable y organiza el acervo documental para el envío al Fosyga y la unidad documental para el archivo de gestión.
 

(29)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Diligencia dos (2) formatos físicos denominados: 1) Objeción a los resultados de Auditoría Integral y, 2) Resumen radicación por Objeción a los Resultados de Auditoría Integral del Anexo Técnico; Diligencia un anexo técnico (archivo plano) que incluye la información o soportes de glosas a subsanar y datos de radicación.
 

La presentación de los formatos: 1) Objeción a los resultados de Auditoría Integral y, 2) Resumen radicación por Objeción a los Resultados de Auditoría Integral; se radican entre el día 16 y 20 calendario de cada mes, solamente dentro de los dos meses siguientes a partir de la fecha de radicación de las glosas.
 

(30)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Registra los datos que identifican el recobro en el aplicativo dispuesto por FOSYGA denominado “MALLA VALIDADORA” y, anexa el archivo plano del recobro. Realiza copia magnética del archivo validado.
 

(31)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Solicita al Representante Legal la firma del formato Resumen radicación por Objeción a los Resultados de Auditoría Integral y la firma digital del Anexo Técnico.
 

(32)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Entrega en la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental para su envío al FOSYGA. PASA AL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/0 SERVIENTREGA APGDOSGEPT10.
 

(33)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18. Recibe oficio suscrito por el FOSYGA dentro de los 2 meses siguientes a la radicación de la Objeción a los Resultados de Auditoría, informando el resultado, con los siguientes resultados posibles: a) Aceptación de la Objeción b) Rechazo definitivo
 

(34)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Fotocopia la comunicación y archiva en el expediente respectivo. Remite el original de la comunicación del FOSYGA al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería para su recaudo. PASA AL PROCEDIMIENTO RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD APGRFGTEPT14.
 

Aceptación de la Objeción
 

(35)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Proyecta y registra en el programa de correspondencia el memorando de remisión del expediente con sus antecedentes a la Oficina Asesora Jurídica, para el cobro jurídico. Entrega para revisión y firma del Subdirector Financiero.
 

Rechazo definitivo- Cuando el Fosyga rechaza de manera definitiva el recobro, solo queda la vía judicial, para que se proceda al respectivo pago, Por esta razón se envía el tramite a la Oficina Jurídica, para que se proceda de conformidad.
 

(36)

Subdirector Financiero / SUBDIRECCION FINANCIERA

Revisa y firma memorando de solicitud de cobro jurídico.
 

(37)

Encargado de Recobros / GESTION DE COBRO

Entrega el memorando de solicitud de cobro jurídico y el expediente que contiene los antecedentes del recobro en la Oficina Asesora Jurídica. PASA AL PROCEDIMIENTO DE DEMANDAS NO LABORALES APAJUOAJPT02.