ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO LIQUIDACION DE CONTRATOS

VERSION: 4.0

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(1)

Supervisores o Interventores de los contratos

Solicita a la Oficina Asesora Jurídica mediante FORMATO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE ACTA DE LIQUIDACIÓN, CONSTANCIA DE EXCEPCIÓN DE LIQUIDACIÓN O CONSTANCIA DE ARCHIVO CÓD. APAJUOAJFO24, la liquidación de los contratos que se encuentren terminados, remitiendo los documentos relacionados en el formato mencionado.
 

Durante esta actividad se deben utilizar los CÓD. APAJUOAJFO24 FORMATO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE ACTA DE LIQUIDACIÓN, CONSTANCIA DE EXCEPCIÓN DE LIQUIDACIÓN O CONSTANCIA DE ARCHIVO; CÓD. APAJUOAJFO10 CERTIFICADO FINAL DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO; CÓD. ESDESDIGFO24 PAZ Y SALVO CONTRATISTAS FPS-FNC; CÓD. APGRFSFIFO01 FORMATO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PARA PAGO; CÓD. APAJUOAJFO25 INFORME TÉCNICO DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA.
 

(2)

Secretaria de la Oficina Asesora Jurídica

Recibe los documentos relacionados en el FORMATO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE ACTA DE LIQUIDACIÓN, CONSTANCIA DE EXCEPCIÓN DE LIQUIDACIÓN O CONSTANCIA DE ARCHIVO CÓD. APAJUOAJFO24 que son entregados por parte del supervisor o interventor y los reasigna al profesional designado para la liquidación de contratos para que adelante el proceso de liquidación.
 

(3)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Recibe los documentos y clasifica los contratos en los que requieren liquidación y los que no requieren liquidación. Esta clasificación se realiza de acuerdo con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el Decreto Ley 019 de 2012. En el caso de no requerir liquidación, el procedimiento continúa en las actividades No. 4, 5, 6 y 7. Por otro lado, si el contrato requiere liquidación, el procedimiento continúa en la actividad No. 8.
 

(4)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Solicita al Archivo de Gestión de contratos los expedientes contractuales sobre los que versa la solicitud presentada mediante FORMATO DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE ACTA DE LIQUIDACIÓN, CONSTANCIA DE EXCEPCIÓN DE LIQUIDACIÓN O CONSTANCIA DE ARCHIVO CÓD. APAJUOAJFO24 contemplada en la actividad No. 1. SE VINCULA AL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓD APAJUOAJPT27.
 

(5)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Elabora Constancia de Excepción de Liquidación para aquellos contratos en los que no existen saldos pendientes a favor de ninguna de las partes diligenciando el FORMATO CONSTANCIA EXCEPCIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CÓD. APAJUOAJFO19, tratándose de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión, o el FORMATO CONSTANCIA EXCEPCIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA CÓD. APAJUOAJFO20 tratándose de contratos de ejecución instantánea, según sea el caso, dentro de los términos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
 

(6)

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

Recibe y firma el FORMATO CONSTANCIA EXCEPCIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CÓD. APAJUOAJFO19, o el FORMATO CONSTANCIA EXCEPCIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA CÓD. APAJUOAJFO20.
 

(7)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Anexa el FORMATO CONSTANCIA EXCEPCIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CÓD. APAJUOAJFO19 o el FORMATO CONSTANCIA EXCEPCIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA CÓD. APAJUOAJFO20, debidamente diligenciados y firmados, según sea el caso, a la carpeta del contrato correspondiente. SE VINCULA AL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓD APAJUOAJPT27.
 

(8)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Proyecta el borrador de la liquidación y lo anexa al oficio de citación dirigido al contratista en el que se le haga la invitación a liquidar bilateralmente el contrato. En caso de que existan saldos a favor del contratista, se dispondrá dentro del Acta de Liquidación la fecha y forma en que el contratista presentará la cuenta de cobro con el fin de solicitar el pago de tales dineros. Para la realización del Acta se diligenciará el FORMATO ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO CÓD. APAJUOAJFO09 con el fin de que lo suscriba o lo objete. En caso de que el proyecto de acta sea suscrito pasa a la actividad No. 9, pero si el contratista no se pronuncia pasa a la actividad No. 10, y en caso de ser objetado pasa a las actividades No. 18 y 19. Se vincula al PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS CÓD. APGDOSGEPT10 y REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL CÓD. APGDOSGEPT18.
 

La suscripción podrá hacerse de manera personal en las instalaciones del Fondo o ser remitida por medio de correo certificado, dentro del término otorgado en el oficio de citación.
 

(9)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Recibe proyecto del Acta de Liquidación Bilateral suscrito por parte del contratista y en caso de que la supervisión o interventoría no correspondan al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, proyecta memorando dirigido al funcionario a cuyo cargo se encuentren tales funciones, en el que le adjunta el Acta de Liquidación Bilateral para su Visto Bueno. En caso de que la supervisión y/o interventoría correspondan al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica presentará directamente ante su oficina el Acta de Liquidación Bilateral para su suscripción. Para finalizar el trámite, pasa a las actividades 20, 21, 22, 23, 24, 25 y 26.
 

(11)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Realiza seguimiento al término otorgado al contratista en la actividad No. 13, a su vencimiento si no se pronunció, proyecta el Acto Administrativo- Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato. En caso de que existan saldos a favor del contratista, se dispondrá dentro de la Resolución de Liquidación Unilateral la fecha y forma en que el contratista presentará la cuenta de cobro con el fin de solicitar el pago de tales dineros. En la PLANTILLA RESOLUCIÓN LIQUIDACIÓN UNILATERAL DE CONTRATOS CÓD. N/A, para lo cual contará con un término máximo de cinco (05) días hábiles contados a partir del vencimiento del término otorgado al contratista.
 

(12)

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Recibe, revisa y da visto bueno a la Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato. Pasa a las actividades 20 y 21.
 

(13)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Proyecta memorando dirigido a la Secretaría General, en el cual se adjunta el Acto Administrativo - Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato- para la numeración y notificación del mismo. Se vincula al PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTÁ CÓD. APGDOSGEPT07 y PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTÁ CÓD. APGDOSGEPT08.
 

(14)

Secretaría General

Remite copia del Acto Administrativo - Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato a la Oficina Asesora Jurídica con el fin de que sea anexado en la carpeta correspondiente de acuerdo con la Tabla de Retención Documental - TRD existente. VIENE DEL PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTÁ CÓD. APGDOSGEPT07 y PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTÁ CÓD. APGDOSGEPT08.
 

(15)

Secretaria de la Oficina Asesora Jurídica

Entrega copia del Acto Administrativo - Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato al profesional designado para la liquidación de contratos con el fin de que se anexe en el expediente contractual.
 

(16)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Verifica el término para la firmeza del Acto Administrativo- Resolución de Liquidación Unilateral y en caso de que se presenten recursos, proyecta su respuesta y lo somete a aprobación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y lo pasa para firma del Director General. En caso de que resulten saldos a favor del contratista, verifica el cumplimiento de los acuerdos para pago suscritos en la Resolución de Liquidación Unilateral, y en caso de que existan saldos a favor de la Entidad proyecta memorando dirigido a la Subdirección Financiera. Acto seguido entrega del expediente al Archivo de Gestión. SE VINCULA AL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓD APAJUOAJPT27.
 

(17)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Hace entrega del expediente al Archivo de Gestión de Contratos, una vez se conteste el recurso o en su defecto una vez adquiera firmeza el Acto Administrativo. SE VINCULA AL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓD APAJUOAJPT27. Pasa a las actividades 23, 24, 25 y 26.
 

(18)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Revisa y responde las objeciones realizadas por el contratista, en un término no superior a cinco (05) días hábiles, y en el mismo oficio solicita la asistencia del Contratista a las instalaciones de la Entidad para firmar el Acta de Conciliación. SE VINCULA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS CÓD. APGDOSGEPT10 y REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL CÓD. APGDOSGEPT18.
 

(19)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Entrega al contratista el Acta de Liquidación Bilateral con el fin de que la firme, dejando constancia de aquellos acuerdos, conciliaciones y transacciones de que trata el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 o las salvedades de que trata el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, según sea el caso. En caso de que existan saldos a favor del contratista, se conciliará dentro del acta sobre la fecha y forma en que el contratista presentará la cuenta de cobro con el fin de solicitar el pago de tales dineros. Acto seguido la remite al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y al Supervisor o interventor del contrato con el fin de que le den su visto bueno.
 

(20)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica
 

(21)

Director General

Revisa y suscribe el Acta de Liquidación Bilateral o la Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato.
 

(22)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Suministra copia del Acta de Liquidación Bilateral del Contrato al contratista.
 

(23)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Recibe el Acta de Liquidación Bilateral o la Resolución de Liquidación Unilateral del contrato firmadas, las registra en la base de datos de liquidación de contratos, las archiva en la carpeta del contrato correspondiente, y hace entrega del SE VINCULA AL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN CÓD APAJUOAJPT27.
 

(24)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Proyecta memorando dirigido a la Subdirección Financiera con el fin de solicitar la liberación de los recursos que se determinen en el Acta de Liquidación Bilateral o Resolución de Liquidación Unilateral como saldos a favor de la Entidad, o en caso de que resulten saldos a favor del contratista, verifica el cumplimiento de la fecha y forma en que el contratista debía presentar la cuenta de cobro de acuerdo con la Resolución de Liquidación Unilateral o de los acuerdos para pago suscritos con el contratista en el Acta de Liquidación Bilateral de acuerdo con las actividades No. 8, 13, 14, 22 y 25.
 

(25)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Entrega copia del recibido del memorando de solicitud de liberación de saldos a favor de la Entidad a la Secretaria de la Oficina Asesora Jurídica con el fin de que lo archive en la carpeta correspondiente de acuerdo con la TRD existente.
 

(26)

Profesional designado para liquidar los contratos en la Oficina Asesora Jurídica

Entrega al Archivo de Gestión de Contratos, copia del recibido del memorando de solicitud de liberación de saldos a favor de la Entidad, con el fin de que lo archive en la carpeta del contrato correspondiente. SE VINCULA AL FORMATO FORMATO SEGUIMIENTO INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS A EXPEDIENTES CONTRACTUALES CÓD. APAJUOAJFO23