ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ADICIÓN, PRORROGA Y/O MODIFICACIÓN A CONTRATOS

VERSION: 3.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Supervisor y/o Interventor del contrato

Elabora concepto técnico en el cual se justifique de manera clara la necesidad de adicionar, prorrogar o modificar el contrato y remite con 15 días de antelación a la fecha de finalización del contrato al Encargado de la contratación para su revisión y ajustes.
 

Las tres (3) acciones se pueden formular individualmente o concomitantes.
 

(2)

Encargado de la Contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Revisa concepto técnico y establece si se encuentra ajustado a las normas de contratación.
 

(3)

Secretaria/DIRECCIÓN GENERAL

Recibe y radica el concepto técnico remitido, el mismo día en que recibe la documentación y pasa al Director General para su visto bueno.
 

(4)

DIRECTOR GENERAL

Aprueba o imprueba la solicitud; en el caso de improbarla indica las razones de ello.
 

(5)

Secretaria/DIRECCIÓN GENERAL

Remite el mismo día el concepto técnico con la aprobación o rechazo del Director General al Supervisor y/o Interventor del contrato.
 

(6)

Supervisor y/o Interventor del contrato

Recibe el concepto técnico aprobado o rechazado y PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT07 EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, en caso de que sea necesario.
 

(7)

Supervisor y/o Interventor del contrato

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT07 EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Recibe original del CDP y oficia al contratista las condiciones de adición, prorroga o modificación al contrato con el fin de que este exprese por escrito su aceptación, en el término de 24 horas.
 

(8)

Supervisor y/o Interventor del contrato

Recibe del contratista la manifestación escrita de asentimiento a la adición, prorroga y/o modificación al contrato y remite al Encargado de la contratación el concepto técnico con aprobación del ordenador del gasto, Original de la solicitud de CDP y el CDP emitido por el área financiera y la carta de aceptación del contratista. Cuenta con un (1) día hábil para realizar la remisión.
 

(9)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe la documentación para adición, prorroga y/o modificación, radica y el mismo día pasa al encargado de la contratación.
 

(10)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe la documentación para adición, prorroga y/o modificación, revisa, analiza la pertinencia de la solicitud y la legalidad de la misma, en caso de encontrarla conforme elabora la minuta correspondiente. Lo realiza dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de cuando lo recibe.
 

Solo se pueden realizar adiciones hasta por el 50% del valor original de contrato.
 

(11)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Remite el mismo día en que recibe minuta elaborada por el profesional encargado de contratación en la Oficina Asesora Jurídica a la Oficina del Director General para su firma.
 

(12)

DIRECTOR GENERAL

Firma el acta de adición, prorroga y/o modificación al contrato y lo pasa a la secretaria de la oficina Asesora Jurídica.
 

(13)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recepciona firma del contratista y devuelve al día siguiente de haber recaudado la firma del contratista, al encargado de la contratación.
 

(14)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT08 EXPEDICION REGISTRO PRESUPUESTAL, elaborando solicitud de registro presupuestal en el término de dos (2) días.
 

(15)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL, Entrega al contratista copia de la adición o prorroga y/o modificación debidamente registrada a fin de que efectúe ante la aseguradora correspondiente la modificación de la póliza que ampara el contrato.
 

Solo procede cuando el contrato adicionado, prorrogado o modificado cuenta con pólizas de garantías.
 

(16)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe del contratista el original de la modificación de las pólizas que amparan el contrato y pasa al encargado de la contratación.
 

(17)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Verifica que la modificación de la póliza entregada por el contratista cumpla con los valores, tiempos y cobertura contemplados en la minuta de adición o prorroga o modificación del contrato y que se adjunte el recibo de pago de la prima y procede a realizar la legalización del mismo, en el formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTIAS y pasa para la firma del jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o Director General.
 

(18)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe el formato APAJOOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS-APROBACIÓN DE PÓLIZAS DE GARANTIAS y pasa para firma del jefe de la Oficina Asesora Jurídica que aprueba la garantía constituida al tenor de lo señalado en el artículo 110 a 128 del Decreto 1510 de julio 17 de 2013. El mismo día en que lo recibe.
 

(19)

JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

Aprueba las garantías presentadas, previa revisión por parte del Encargado de contratación de que cumplen con las condiciones consignadas en el contrato.
 

(20)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Proyecta memorando remitiendo al Supervisor y/o interventor del contrato copia de la totalidad de la documentación de la adición o prorroga o modificación del contrato. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS y publica en las páginas Web de la entidad y del SECOP
 

(21)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Archiva en la carpeta del contrato los originales de todas la documentación producida en el proceso de adición o prorroga o modificación de acuerdo con las tablas de retención documental.