ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA

VERSION: 3.0

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Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de oficina y Coordinadores de Grupo

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT16 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS y del diligenciamiento del formato: APAJUOAJFO03 – SOLICITUD TRÁMITE DE CONTRATACIÓN Y ESTUDIOS PREVIOS. Remite a la Oficina Asesora Jurídica, con la documentación soporte del estudio previo. La remisión se realiza por escrito y se anexan los siguientes documentos: Solicitud de CDP, original del CDP, estudio del sector, análisis de riesgo, requisitos habilitantes establecidos y su determinación, certificación de encontrarse el objeto a contratar en el Plan Anual de Adquisiciones, estudio previo y los documentos que se relacionan en los formatos APAJUOAJFO17 – HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA NATURAL Y APAJUOAJFO18 – HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA JURÍDICA, a la Oficina Asesora Jurídica.
 

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Secretaria / Oficina Asesora Jurídica

Recibe, radica y realiza la remisión al encargado de la contratación de la Oficina Asesora Jurídica al día siguiente de su recepción.
 

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Encargado de la Contratación / Oficina Asesora Jurídica

Realiza estudio de la documentación remitida y verifica que se encuentre conforme a las normas que rigen la actividad contractual del Estado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo y en caso de que realice observaciones que ameriten cambio en los documentos remitidos, devolverá por escrito al área interesada, indicando las falencias, inconsistencias o errores detectados indicando a su vez las correcciones que se deben realizar. Si la documentación se encuentra completa y acorde. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

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Encargado de la Contratación / Oficina Asesora Jurídica

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora invitación a los contratistas dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la documentación por parte de la Secretaria Técnica del Comité de Contratación y proyecta acto administrativo de justificación de la contratación directa, conforme a lo establecido en el artículo 73 del Decreto 1510 de julio 17 de 2013, dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir del recibo de la documentación. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA
 

Este acto administrativo no aplica para los contratos señalados en los artículos 75 y 81 del Decreto 1510 de 2013.
 

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Encargado de la Contratación / Oficina Asesora Jurídica

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA. Recibe copia del acto administrativo de justificación de la contratación directa, remite invitación y recepciona propuestas.
 

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Encargado de la Contratación / Oficina Asesora Jurídica

Revisa documentación del proponente y procede a la elaboración de la minuta del contrato correspondiente, dejando constancia en ella del control de legalidad por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Remite a la Dirección General original y dos (2) copias de la minuta contractual para suscripción por parte de la Dirección General y el Contratista.
 

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Secretaria/ Oficina Asesora Jurídica

Solicita, a través de correo electrónico, a la Subdirección Financiera la creación del tercero para el nuevo contratista. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGRFGCOPT06 – CREACIÓN DE TERCEROS Y APGRFSFIPT08 – EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL Y APGRFSFIPT09 – LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO
 

El Procedimiento APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO, aplica cuando el valor del contrato celebrado sea inferior al CDP inmerso en el proceso de contratación. La solicitud de creación del tercero debe contener la siguiente información básica: 1) Tipo y número de identificación 2) Nombre y apellido completo 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) cuenta Bancaria; y PARA PERSONA JURÍDICA 1) Número de identificación tributaria-NIT 2) Razón Social 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) Cuenta Bancaria.
 

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Secretaria/OFICINA ASESORA JURICIDA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL recibe el original del contrato y el original del registro presupuestal y pasa al encargado de la contratación.
 

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Encargado de la Contratación / OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe y verifica las pólizas constituidas por el contratista, que las mismas cumplan con los valores, tiempos y cobertura contemplados en el contrato y el recibo de pago de las primas y procede al diligenciamiento del formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTIAS y pasa para firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o director general. Sólo procede cuando en los estudios previos se haya justificado su exigencia, artículo 77 del Decreto 1510 de 2013.
 

El Contratista debe entregar para el caso que aplique el original de la póliza de garantía exigida en el Contrato, junto con el recibo de pago de las primas.
 

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Secretaria/ OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe el formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS – APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTÍA y pasa para la firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica que aprueba la garantía constituida
 

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Jefe Oficina Asesora Jurídica

Aprueba las garantías presentadas.
 

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Encargado de la Contratación / Oficina Asesora Jurídica

Proyecta memorando designando el supervisor del contrato para la firma del Director General y oficia al Contratista, presentando al Supervisor y/o Interventor. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS, PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT09 REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP Y APGSAGADPT01 - BOLETIN DIARIO DE ALMACEN.
 

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Encargado del archivo/OFICINA ASESORA JURIDICA

Incorpora en el expediente contractual los documentos de la etapa precontractual, contractual de legalización y de liquidación de acuerdo con las tablas de retención documental y la ley de archivo.