ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA

VERSION: 3.0

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(1)

Director general, secretario, subdirectores, jefes de oficina, coordinadores de grupo.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT16 - ELABORACIÓN DE ESTUDIO PREVIO y del diligenciamiento del formato APAJUOAJFO03 SOLICITUD DE TRAMITE DE CONTRATACIÓN Y ESTUDIOS PREVIOS. Remite a la oficina asesora jurídica con la documentación soporte del estudio previo, esta se debe realizar por escrito y se anexan los siguientes documentos: Solicitud de CDP, original del CDP, estudio del sector, análisis de riesgo, requisitos habilitantes establecidos y su determinación, certificación de encontrarse el objeto a contratar en el Plan Anual de Adquisiciones. estudio previo y los documentos que se relacionan en los formatos APAJUOAJFO17- HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA NATURAL Y APAJUOAJFO18 - HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA JURIDICA, a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(2)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe, radica y realiza la remisión al encargado de la contratación de la Oficina Asesora Jurídica al día siguiente de su recepción.
 

(3)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Realiza estudio de la documentación remitida y verifica que se encuentre conforme a las normas que rigen la actividad contractual del Estado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo y en caso de que realice observaciones que ameriten cambio en los documentos remitidos, devolverá por escrito al área interesada, indicando las falencias, inconsistencias o errores detectados indicando a su vez las correcciones que se deben realizar. Si la documentación se encuentra completa y acorde elabora proyecto de pliego de condiciones en el formato APAJUOAJFO15 PLIEGO DE CONDICIONES, con fundamento en el estudio previo recibido. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

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Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora aviso, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la documentación por parte de la Secretaria Técnica del Comité de Contratación, el cual publicará por tres (3) veces dentro de los términos establecidos en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, y publicará el proyecto de pliego de condiciones, en el formato APAJUOAJFO15 PLIEGO DE CONDICIONES y APAJUOAJFO16 FICHA TÉCNICA si a ello hubiere lugar, por el término señalado en el cronograma establecido para la licitación, para que los interesados en el proceso realicen las observaciones al proyecto dentro de los términos señalados en el cronograma establecido para la licitación.
 

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Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Responde las observaciones e interrogantes presentados por los interesados al proyecto de pliego de condiciones y publica, tanto las observaciones como las respuestas a las mismas en las páginas web del fondo y del SECOP.
 

Artículo 27 del Decreto 1510 de julio 17 de 2013.
 

(6)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Elabora pliego definitivo de condiciones. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(7)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora los actos administrativos de apertura del proceso y el que designa el comité evaluador de la correspondiente modalidad de contratación, y publica en las páginas web del FONDO y del SECOP el acto administrativo de apertura del proceso, el pliego de condiciones definitivo, conforme a los términos establecidos en el cronograma del proceso.
 

(8)

DIRECTOR GENERAL Y COMITÉ EVALUADOR

Realiza audiencia para estimación y asignación de riesgos y en caso de existir solicitud, de cualquier persona interesada, para que precise el contenido y alcance de los pliegos de condiciones se realizará en la misma audiencia, conforme a los términos establecidos en el cronograma del proceso.
 

(9)

Encargado de la Radicación /GRUPO INTERNO DE TRABAJO ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe las propuestas, hasta la hora de cierre señalada en el cronograma del Proceso de Selección.
 

(10)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello.
 

(11)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Publica resultado de la evaluación realizada por el Comité Evaluador designado, durante el término señalado en el cronograma de la licitación. Recibe las observaciones de los oferentes, así como los documentos que subsanen requisitos habilitantes dentro del término de publicación, y pasa al comité evaluador designado.
 

(12)

DIRECTOR GENERAL Y COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Celebra audiencia para efectos de la Subasta Inversa y adjudicación.
 

(13)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Elabora y remite a la Dirección General original y dos (2) copias de la minuta contractual para suscripción por parte del Director General y el Contratista.
 

(14)

DIRECTOR GENERAL

Suscribe el contrato y regresa al encargado de la contratación de la Oficina Asesora Jurídica.
 

(15)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe del Director general el contrato firmado y recauda la firma del contratista en el contrato. Radica en el consecutivo de contratos, asigna número al contrato, le impone fecha y pasa al encargado de la contratación.
 

(16)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe el contrato debidamente firmado, numerado y fechado y proyecta oficio para remitirlo al Contratista, informando en el texto del mismo que debe constituir la póliza de garantía del contrato de conformidad con el clausulado del mismo. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGRFGCOPT06 CREACIÓN DE TERCEROS, APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL Y APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO
 

El Procedimiento APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO, aplica cuando el valor del contrato celebrado sea inferior al CDP inmerso en el proceso de contratación. La solicitud de creación del tercero debe contener la siguiente información básica: 1) Tipo y número de identificación 2) Nombre y apellido completo 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) cuenta Bancaria; y PARA PERSONA JURÍDICA 1) Número de identificación tributaria-NIT 2) Razón Social 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) Cuenta Bancaria.
 

(17)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL recibe el original del contrato y el original del registro presupuestal y pasa al encargado de la contratación.
 

(18)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe y verifica las pólizas constituidas por el contratista, que las mismas cumplan con los valores, tiempos y cobertura contemplados en el contrato y el recibo de pago de las primas y procede al diligenciamiento del formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTIAS y pasa para firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o director general
 

(19)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe el formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTÍA y pasa para la firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica que aprueba la garantía constituida.
 

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Jefe Oficina Asesora Jurídica

Aprueba las garantías presentadas.
 

(21)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Proyecta memorando designando el supervisor del contrato para la firma del Director General y oficia al Contratista, presentando al Supervisor y/o Interventor. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS y al PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT09 REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP.
 

(22)

Encargado del archivo/OFICINA ASESORA JURIDICA

Incorpora en el expediente contractual los documentos de la etapa precontractual, contractual de legalización y de liquidación de acuerdo con las tablas de retención documental y la ley de archivo.