ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN

VERSION: 5.0

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18--REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. Recibe de los abogados externos de la Entidad y del Patrimonio Autónomo de ALCALIS, los conceptos previos consignados en la Ficha de Conciliación Judicial y de Pacto de cumplimiento y/o la que corresponda según el caso, la cual está dispuesta en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado ekogui, en el módulo Gestión de Fichas y actas de Conciliación – Gestión de Comités de Conciliación, sobre la viabilidad e inviabilidad de conciliación, en las demandas laborales donde el FPS, actúa como demandante o demandado, junto con las respectivas copias de la demanda y contestación de la misma y Recibe las citaciones de los diferentes Juzgados y Procuradurías Administrativas del País en las cuales se cita a conciliación prejudicial o judicial a la Entidad.
 

Aplica para las audiencias de conciliación Judicial y Prejudicial. Los Formatos HOJA DE TRABAJO FICHA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL APAJUOAJFT02 y HOJA DE TRABAJO FICHA DE CONCILIACIÓN JUDICIAL Y DE PACTO DE CUMPLIMIENTO - APAJUOAJFT01 se han adoptado por la Entidad para el ejercicio de emisión del concepto jurídico; para luego ser copiada la información en línea en la plataforma del ekogui.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Informa al abogado encargado de consolidar la programación de las audiencias y de elaborar el cuadro de audiencias de conciliación judicial y extrajudicial, con el fin de que las mismas sean agendadas y posteriormente se elabore la programación de audiencias en el formato CUADRO DE PROGRAMACIÓN DE AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN – APAJUOAJFO14
 

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Abogado encargado de consolidar el cuadro de audiencias de la Oficina Asesora Jurídica

Elabora mensualmente la programación de audiencias en el formato CUADRO DE PROGRAMACIÓN DE AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN APAJUOAJFO14 y concreta el reparto de las mismas entre los funcionarios y/o abogados que en razón de sus delegaciones deban asistir a las audiencias de conciliación, en Representación del señor Director General.
 

El formato CUADRO DE PROGRAMACIÓN DE AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN – APAJUOAJFO14, debe ser actualizado cada vez que surjan nuevas audiencias y/o modificaciones y será publicado en la página del Fondo, en el Link de Defensa Judicial cada vez que sea actualizado.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Registra en el APAJUOAJFO02 - FORMATO CONTROL CITACIONES AUDIENCIAS COMITÉ DEFENSA JUDICIAL, los datos relacionados con la citación y los conceptos contenidos en las fichas técnicas.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Coordina los requerimientos logísticos para la reunión del Comité de Defensa Judicial y Conciliación y convoca mediante mensaje de correo electrónico a los integrantes del comité e invitados, enunciando en este los temas a tratar. En caso que no existan casos a tratar, la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial, informará a través de correo electrónico a los integrantes del Comité de Defensa judicial y Conciliación sobre tal hecho.
 

El Comité de Defensa Judicial y Conciliación, se realiza mínimo una vez a la semana. En el evento que se presenten casos urgentes o especiales, sesionarán las veces que sea necesario.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Envía comunicación a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, señalando el lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo la sesión del Comité, la cual se deberá enviar con una antelación mínima de diez (10) días hábiles, por medio del link habilitado en la página web de la Agencia “invitación a comités de conciliación”; cuando la Agencia lo estime conveniente, quien actuará con derecho a voz y voto y como mediador en los conflictos que se originen entre entidades y organismos del orden nacional. El término de los diez (10) días hábiles para el envío de la comunicación no se podrá cumplir en casos urgentes o especiales, en los que se sesionará las veces que sea necesario, evento para el cual se envía la comunicación a la Agencia, una vez se tenga conocimiento de las audiencias.
 

A la comunicación, se deberá anexar: a) Orden del día con los temas o asuntos a tratar, indicando para cada uno de ellos, la cuantía de las pretensiones y b) el estudio jurídico suscrito por el respectivo apoderado, esto es la ficha técnica
 

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Integrantes Comité de Defensa Judicial y Conciliación

Reciben citación al Comité de Defensa Judicial y Conciliación, asisten con derecho a voz y voto y participan del comité, en el lugar, fecha y hora consignada en el correo electrónico. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, participa con derecho a voz y a voto en los Comités de Conciliación; en los eventos en que la misma, lo estime conveniente. El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, participará con derecho a voz pero sin voto.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Remite correo al Archivo General del Fondo y/o elabora oficio, solicitando las hojas de vida de los casos a tratar en el Comité, relacionando los nombres de los pensionados y/o extrabajadores demandantes y revisa tanto técnica como jurídicamente los conceptos presentados por los Abogados Externos en el formato Ficha de Conciliación Judicial y de Pacto de cumplimiento y/o la que corresponda según sea el caso dispuesta en el ekogui.
 

La revisión técnica y jurídica debe constar en una base de datos en Excel.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Recibe los expedientes laborales ya sea en medio magnético y/o físico; revisa, estudia y analiza la demanda, la contestación de la demanda contra los conceptos presentados por los Abogados Externos en el formato Ficha de Conciliación Judicial y de Pacto de cumplimiento y/o la que corresponda según sea el caso dispuesta en el ekogui.
 

En caso de presentarse algún concepto que no esté conforme a derecho, devuelve con oficio al apoderado externo, con el fin de que se corrija.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Expone los casos ante los integrantes del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, en la sesión que corresponda, según el orden del día.
 

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Integrantes Comité de Defensa Judicial y Conciliación

Estudian, analizan y emiten concepto de viabilidad o inviabilidad de la conciliación presentada y definen parámetros para la defensa de los intereses de la Entidad. En caso de que el comité defina parámetros para la defensa judicial, el secretario del comité envía comunicación escrita a los apoderados externos, informando las directrices. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10- APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS. -
 

El Comité de Defensa Judicial y Conciliación, podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus Miembros permanentes, con voz y voto y adoptará las decisiones por mayoría simple. En cada reunión del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, se debe revisar que exista quórum decisorio y deliberatorio y que el acta anterior esté plenamente legalizada.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Elabora, numera y registra el número en el APAJUOAJFO01 – FORMATO CONSECUTIVO ACTAS COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN y envía a través de correo electrónico al delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para su revisión dentro de los tres (3) días siguientes a la respectiva sesión, las actas de las sesiones en las que haya participado la Agencia.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Recibe a través de correo electrónico, las actas de las sesiones en las que participe la Agencia y la presenta para revisión, aprobación y firma de cada uno de los asistentes al Comité. El acta se elaborará y legalizará dentro de los cinco (5) días hábiles, contados a partir de la sesión del Comité.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Envía a través de correo electrónico copia del acta a los funcionarios del FPS que actúan en Representación de la Dirección General en las audiencias de conciliación judicial y extrajudicial; a efectos de manifestar la decisión tomada por el Comité de Defensa Judicial y Conciliación, para cada caso, en las respectivas diligencias a las que se comparece.
 

La copia del acta deberá ser enviada previamente a la audiencia de conciliación judicial y extrajudicial. Para el caso de las audiencias prejudiciales, en la mayoría de los casos requieren los entes de conciliación fotocopia auténtica del acta.
 

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Profesionales Especializados Grado 14 y/o abogados designados en Representación del Director General de la Oficina Asesora Jurídica

Asisten a la audiencia previamente programada y asignada e informan a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, a través de correo electrónico dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización, el resultado del desarrollo final de las audiencias de conciliación, en los casos en los que haya participado la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Recibe a través de correo electrónico el desarrollo final de las audiencias de conciliación e informa al Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su realización, el resultado del desarrollo final de las audiencias de conciliación o pacto de cumplimiento, el pronunciamiento sobre el acuerdo por parte de la instancia judicial correspondiente, el cumplimiento de las gestiones encomendadas, el estado de avance o ejecución y las demás instrucciones y directrices impartidas en el Comité de Conciliación correspondiente, para los casos en los que haya participado la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Envía a través de correo electrónico el APAJUOAJFO02 - FORMATO CONTROL CITACIONES AUDIENCIAS COMITÉ DEFENSA JUDICIAL, al encargado de las publicaciones en la página web. PASA AL PROCEDIMIENTO APGTSOPSPT01 - PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) . El correo electrónico se enviará dentro de los cinco (5) días hábiles, contados a partir de la sesión del Comité.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Conforma expedientes virtuales y físicos; archiva y mantiene en custodia de acuerdo con la tabla de retención documental, las Actas del Comité de Defensa judicial y Conciliación y los documentos soportes presentados, tales como Fichas técnicas y citaciones y envía con oficio al Archivo General los documentos que deben ser incorporados a las historias laborales correspondientes.
 

Se envía al archivo General, copia de la demanda, de la contestación de la misma y demás documentos que se consideren importantes para complementar la hoja de vida.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Prepara un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, para el representante legal de la entidad y para los integrantes del Comité de Defensa cada seis (6) meses, una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
 

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SUPERVISOR DE LOS CONTRATOS DE LOS APODERADOS EXTERNOS

VIENE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN CONTRATOS DE REPRESENTANCIÓN JUDICIAL – APAJUOAJPT14 Solicita a la Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación apoyo para que elabore un inventario cuantitativo y cualitativo, agrupando por tipo de jurisdicción y asunto de contenido, con clasificación y organización del archivo físico y/o magnético de los fallos absolutorios y/o condenatorios; conciliaciones en los procesos en los cuales es parte el FPS, siguiendo los criterios y estándares de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo de las Entidades Públicas); estudie y analice cada demanda, sentencia y conciliación en contra de la Entidad, identificando la acción u omisión por el cual se causó el daño que originó la demanda y /o condena y que elabore un informe para presentar al Comité de Defensa Judicial y Conciliación, con el fin de que dicho Comité adopte la política para el caso concreto, enviando copia del mismo al Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestaciones Económicas.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Proyecta y somete a consideración del Comité de Defensa la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Fondo.
 

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Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Oficina Asesora Jurídica

Presenta un informe junto con el acto administrativo y sus antecedentes con el cual se haya pagado totalmente una condena resultante de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial del Fondo a los integrantes del Comité de Defensa Judicial para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma sea procedente, dentro de un término de los tres (3) meses siguientes a la decisión.
 

El medio de control Acción de repetición opera solamente para los procesos de la jurisdicción administrativa de reparación directa o acción contractual. El informe debe ser presentado al Comité una vez se cuente con el reporte por parte del GIT de Tesorería sobre el pago total de la obligación.