ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE LA INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO

VERSION: 2.0

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(1)

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES.

Designa delegado para la elaboración de la certificación del grado de cumplimiento por parte de los apoderados externos de la Entidad, del registro oportuno y la actualización de la información del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Guía Para los Jefes de Control Interno emitida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y con base en los insumos allegados por el Proceso de Asistencia Jurídica.
 

(2)

Delegado del GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Envía correo electrónico dentro de los (5) primeros días calendario de los meses de Enero y Julio de cada vigencia, dirigido a la Oficina Asesora Jurídica comunicando el seguimiento a realizar, el término de duración y los insumos requeridos por parte del Grupo de Trabajo Control Interno, los cuales deben ser allegados dentro de los (5) días siguientes a la fecha de recibida la solicitud.
 

Como insumos deberán solicitarse como mínimo: Base de datos con los nombres, apellidos y la Cédula de Ciudadanía de los apoderados externos de la entidad (Incluyendo los que se retiraron durante el semestre a informar); Base de datos con la totalidad de los procesos judiciales, la cual debe incluir el apoderado externo a cargo, el número de consecutivo del proceso, la autoridad judicial competente, las partes y sus pretensiones; Base de datos de las solicitudes de conciliación presentadas durante la vigencia de la certificación.
 

(3)

Delegado del GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Elabora la certificación a través de Oficio radicado en el programa de correspondencia, dirigido a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, de acuerdo a los resultados arrojados de la verificación de la conformidad entre la información procesal reportada por el proceso de Asistencia Jurídica y la registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, referente al número total de procesos y la actualización de la información consignada respecto de cada uno de éstos.
 

La actualización de la información procesal deberá constatarse a través de muestreo aleatorio de los procesos en la página de la Rama Judicial del Poder Público www.ramajudicial.gov.co, en el link “Consulta de Procesos”.
 

(4)

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Revisa y aprueba la certificación elaborada mediante oficio.
 

En caso de presentarse inconsistencia son corregidas inmediatamente.
 

(5)

Secretaria DE GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Solicita al proceso de Gestión Documental, la digitalización y escaneo de la certificación aprobada y firmada por el Jefe de la Oficina de Control Interno.
 

(6)

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Envía a través de correo electrónico la certificación aprobada y firmada en formato.PDF a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y al Oficina Jurídica y a la coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Defensa Judicial el último día hábil de los meses de enero y julio de cada vigencia.
 

(7)

ADMINISTRADOR EKOGUI

Elabora los planes de trabajo para corregir las observaciones encontradas, las cuales deben ser retroalimentadas al comité de defensa Jurídica y al Jefe de Control Interno o quien haga sus veces
 

La retroalimentación se deberá hacer semestralmente antes de la siguiente certificación
 

(8)

Secretaria DE GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Archiva el oficio correspondiente a la certificación aprobada, firmada y enviada a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado según TRD asignada.