ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

VERSION: 3.0

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(1)

Auditores del GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DEL FPS PESEIGCIPT01. Elaboran Programa Individual de Auditoría de Evaluación Independiente en el formato PESEIGCIFO4 teniendo en cuenta la programación del programa anual de auditorías Tipo – Auditorias de Evaluación Independiente.
 

(2)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Recibe en medio físico dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes para revisión y Aprobación, el Programa Individual de Auditoría de Evaluación Independiente en el formato PESEIGCIFO4.
 

(3)

Auditores del GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

Comunica mediante correo electrónico al dueño y responsable del proceso, el Programa Individual de Auditoría de Evaluación Independiente PESEIGCIFO4 y concerta la fecha y hora para la ejecución de la auditoria.
 

(4)

Auditores del GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

Realizan visita de auditoria y ejecutan los Programas Individuales de Auditoria de Evaluación Independiente PESEIGCIFO4 en la hora y fecha acordada, solicitando las evidencias que soportan la gestión.
 

(5)

Auditores del GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

Elaboran preliminar del Informe de Auditoría PESEIGCIFO08 y diligencian Formato solicitud de acciones correctivas o preventivas PEMYMOPSFO15 (para el caso de No Conformidad real y/o potencial) y los remiten vía correo electrónico a más tardar dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de ejecución de la auditoria al dueño y responsable del proceso auditado.
 

El responsable del proceso cuenta con tres (3) días hábiles a partir de la recepción del informe preliminar para revisar éste y comunicar al equipo auditor las observaciones o conformidad con el resultado. Si se presentan divergencias frente a los hallazgos de auditoria, el Jefe de la oficina de control interno y/o quien haga sus veces y el auditado deben resolver la divergencia, dentro de un plazo no mayor a dos días hábiles (2).
 

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Secretaria del GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

Proyecta memorando y radica en el programa de correspondencia para el envío del informe de auditoría PESEIGCIFO08 y entrega al Jefe de la oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces para su revisión.
 

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Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Revisa y firma el memorando y el informe de auditoría PESEIGCIFO08 y devuelve para entrega al proceso.
 

(8)

Secretaria del GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Entrega el memorando y el informe de auditoría PESEIGCIFO08 al dueño y responsable del proceso auditado.
 

(9)

Auditores del GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

Envía vía correo electrónico una vez entregado el informe de auditoría PESEIGCIFO08 en físico, el Formato solicitud de acciones correctivas o preventivas PEMYMOPSFO15 (para el caso de No Conformidad real y/o potencial), al dueño y responsable del proceso y al Jefe de la oficina Asesora de Planeación y sistemas con copia al Encargado Administración acciones correctivas y/o Encargado Administración acciones preventivas de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, para su respectiva documentación.
 

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Dueño y responsable del proceso y/o funcionarios involucrados y Encargado Administración acciones correctivas y/o Encargado Administración acciones preventivas de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Identifican las causas y definen las metas y/o acciones de mejora para el Plan de Mejoramiento Institucional y/o Plan de Manejo de riesgos, con base en los hallazgos de la auditoria. PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 Y IMPLEMENTACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DEL RIESGO PEMYMOPSPT06.
 

El plazo para la documentación del hallazgo no podrá ser superior a 15 días hábiles, contados a partir de la recepción del informe de auditoría definitivo. Toda no conformidad real o potencial se deberá documentar sin excepción.
 

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Auditores de Control Interno de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 Y IMPLEMENTACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DEL RIESGO PEMYMOPSPT06. Efectúa Seguimiento trimestral a las metas y/o acciones de mejora documentadas en los diferentes planes, como resultado de los Hallazgos de las Auditorías de Evaluación Independiente.
 

El seguimiento se hace a las acciones tomadas para verificar su eficacia y cerrar las no conformidades y observaciones reportadas en el informe de auditoría. Cuando las acciones no sean eficaces, deben ser replanteadas por el responsable del proceso en compañía del administrador de las acciones preventivas o correctivas de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

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Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Elabora Informe Consolidado de las Auditorías de Evaluación Independiente, teniendo en cuenta los informes de auditorías de los procesos auditados; el cual es insumo para la elaboración del Informe consolidado de auditorías del FPS PESEIGCIFO10. PASA AL PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION ESDESDIGPT02.
 

(13)

Secretaria del GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Archiva de acuerdo a la TRD asignada todos los documentos de la ejecución de la auditoria.