ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVES DE PLANES DE MEJORAMIENTO

VERSION: 9.0

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS: ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS PEMYMOPSPT06, SEGUIMIENTO Y MEDICION A TRAVES DE INDICADORES DE GESTION PEMYMOPSPT03, AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION PESEIGCIPT02, AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PESEIGCIPT03, Control del Producto y/o Servicio no Conforme PEMYMOPSPT08, FORMULACION SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DEL PLAN DE ACCION ESDESOPSPT03, ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DE GESTION APGDOSGEPT02; de auditorías externas de Calidad y de CGR. Recibe mediante correo electrónico las no conformidades reales identificadas al Sistema Integral de Gestión (MECI-CALIDAD), en el formato PEMYMOPSFO15 “Solicitud de Acciones Correctivas y Preventivas.
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Realiza copia virtual del formato PEMYMOPSFO15 “Solicitud de acciones correctivas o preventivas” en la carpeta “Solicitud de acciones Correctivas o Preventivas”, en el archivo correspondiente No conformidades de Auditorías de Calidad o No conformidades Auditorias de Evaluación Independiente.
 

Las No conformidades que sean identificadas de manera autónoma e independiente por un funcionario de la entidad, deberá ser aprobada o rechazada por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, mediante el diligenciamiento del campo “Aprobación de la no conformidad” del formato PEMYMOPSFO15 “Solicitud de acciones correctivas o preventivas.
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Registra la No conformidad en el formato PEMYMOPSFO06 “Plan de Mejoramiento Institucional” con el fin de identificarla en el proceso al que le corresponde realizar la documentación, durante los dos días hábiles siguientes luego de la notificación de la no conformidad real.
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Notifica mediante mensaje de correo electrónico solicitando concertación de la fecha y hora para la documentación al responsable y/o coordinador del proceso afectado, para que documente, las correcciones y las acciones correctivas que se van a llevar a cabo frente a la No conformidad real detectada, dentro de los 15 días hábiles siguientes, a su notificación en el formato PEMYMOPSFO06 Plan de Mejoramiento Institucional.
 

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Secretario General, Jefes Oficinas Asesoras, Subdirectores, Coordinadores de grupos internos de trabajo.

Analiza la No conformidad real y determina las causas y el tipo de acciones requeridas para su tratamiento con la asesoría del encargado de la administración de las acciones correctivas con el fin de identificar la causa raíz del problema.
 

Para el análisis de las causas de la No conformidad se pueden utilizar las siguientes metodologías: Lluvia de ideas, cinco porqués, Diagrama causa efecto, etc. La aplicación de estas técnicas se describe en el instructivo PEMYMOPSIT01 “Técnicas de Solución de Problemas”
 

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Secretario General, Jefes Oficinas Asesoras, Subdirectores, Coordinadores de grupos internos de trabajo / Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Documenta, las acciones y metas para subsanar la no conformidad identificada, en el formato PEMYMOPSFO06 “Plan de Mejoramiento Institucional” y socializa con los funcionarios del proceso las acciones a ejecutar. Las Acciones Correctivas programadas deberán ser ejecutadas en un plazo máximo de 90 días. Si se hace necesaria la reprogramación de alguna acción correctiva del plan de mejoramiento, ésta debe ser solicitada a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, 15 días hábiles antes del vencimiento de la misma, mediante el envío de un mensaje de correo electrónico al jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con copia al encargado de la administración de acciones correctivas, indicando la nueva fecha de ejecución y la justificación de la misma, hasta el 50% del tiempo inicial.
 

El plazo para realizar la documentación de las acciones y metas no debe ser mayor a 15 días después de la notificación de la no conformidad. La socialización del Plan de Mejoramiento concertado debe ser a todos los funcionarios del proceso y debe estar soportada
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Envía correo electrónico al Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces con copia a la secretaria del proceso, notificando la documentación de las acciones correctivas frente a la No Conformidad identificada, con el propósito de que actualice su base de dato.
 

Esta actividad se realizara cada vez que un proceso realice la documentación de las acciones correctivas frente a la No conformidad identificada., El correo debe contener el nombre del proceso que realizo la documentación y el código de la no conformidad.
 

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Secretario General, Jefes Oficinas Asesoras, Subdirectores, Coordinadores de grupos internos de trabajo

Ejecuta las acciones documentadas en el plan de mejoramiento institucional en los plazos establecidos y recopila la evidencia pertinente que permita demostrar la implementación de las acciones y el logro de las metas establecidas.
 

De acuerdo a las responsabilidades asignadas en el formato plan de mejoramiento se ejecutan las acciones oportunamente por parte de los funcionarios designados.
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Envía mediante correo electrónico al responsable del proceso, Coordinadores con copia a la secretaria y a los funcionarios delegados para la realización de los reportes; la matriz del plan de mejoramiento institucional formato PEMYMOPSFO06 “Plan de Mejoramiento Institucional”, el último día hábil del trimestre para su respectivo reporte de avance.
 

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Secretario General, Jefes Oficinas Asesoras, Subdirectores, Coordinadores de grupos interno de trabajo y Secretarias

Recibe mediante correo electrónico el formato del Plan de Mejoramiento institucional PEMYMOPSFO06 y realiza el reporte de avance del plan de mejoramiento, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al trimestre vencido. Registra los resultados de la autoevaluación en el apartado “Seguimiento responsable del proceso” diligenciando las casillas Descripción del seguimiento, avance físico de ejecución de las metas, porcentaje de avance físico de ejecución de la(s) meta(s) y estado (T, P, SI).
 

Este reporte debe expresar cuales son las evidencias que soportan la gestión (Que, Como, Cuando y donde se encuentra alojado) y ejecución de las metas, además el proceso puede indicar las dificultades encontradas para alcanzar las metas al 100%.
 

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Secretario General, Jefes Oficinas Asesoras, Subdirectores, Coordinadores de grupos interno de trabajo

Envía mensaje mediante correo electrónico el tercer (3) día hábil siguientes al trimestre vencido, al encargado de la administración de acciones correctivas informando que el reporte de avance fue realizado y adjuntando la matriz del Plan de Mejoramiento institucional PEMYMOPSFO06.
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Revisa que los reportes realizados por los procesos sean acordes a las metas documentadas dentro de los dos (2) días hábiles siguientes; en caso de presentarse inconsistencias en el reporte de las metas establecidas, se devuelve mediante correo electrónico al proceso afectado para que se realicen los ajustes dentro del día siguiente después de recibido, solicitando la modificación del reporte.
 

En caso de que los reportes presenten inconsistencias o no cumplan con los requerimientos del reporte como son fechas, evidencias y lugar de alojamiento de la evidencia, serán devueltos mediante correo electrónico al responsable del reporte para los respectivos ajustes.
 

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Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Envía mediante correo electrónico, el reporte de avance trimestral del Plan de Mejoramiento Institucional al Grupo de Trabajo de Control Interno para su respectivo seguimiento y verificación, el sexto (6) día hábil siguientes al trimestre cumplido.
 

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JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES.

Recibe mediante correo electrónico dentro de los seis (6) días hábiles siguientes al vencimiento del trimestre, el FORMATO PEMYMOPSFO06 “PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL”.
 

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Auditor de Control Interno /JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES.

Realiza seguimiento trimestral al grado de avance en la implementación de las correcciones y las acciones correctivas definidas en el Plan de mejoramiento Institucional y verifica los resultados de la eficacia de las acciones en términos de eliminación de la causa raíz y no repetición del problema (probabilidad de ocurrencia). Si las acciones correctivas fueron eficaces, efectúa el cierre de la No conformidad. Si las acciones planteadas no fueron eficaces, solicita al responsable del proceso afectado levantar una nueva acción e iniciar nuevamente el ciclo de análisis e implementación de acción correctiva y deja constancia de ello, en el apartado “verificación de las metas-Eficacia de las acciones S/N” del formato PEMYMOPSFO06 Plan de mejoramiento institucional.
 

Una acción correctiva es eficaz cuando ha sido completamente implementada y asegura que la no conformidad no vuelva a ocurrir. El seguimiento de las metas del proceso SEI, lo realiza el administrador de la matriz del Plan de Mejoramiento Institucional.
 

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Auditor de Control interno y JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Registra los resultados del seguimiento en el apartado “Verificación de las metas, Descripción de la verificación, Eficacia de la Acción, Estado de la no conformidad, Fecha de Verificación y Auditor” del formato PEMYMOPSFO06 Plan de mejoramiento institucional. Se deben registrar los resultados de la acción implementada y los registros generados en la implementación de las acciones
 

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Encargado Administración Acciones Correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Registra el cierre de las No conformidades en el formato PEMYMOPSFO15 “Solicitud de acciones correctivas o preventivas” en el archivo virtual No Conformidades, seleccionando y diligenciando los campos del apartado 3.
 

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JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Revisa y envía vía correo electrónico a los responsables de los procesos y/o coordinador, os resultados del seguimiento y verificación de las acciones correctivas en el formato PEMYMOPSFO06 Plan de mejoramiento institucional.
 

El responsable del proceso y/o coordinador cuenta con dos (2) días hábiles para revisar y comunicar las observaciones o conformidad con el resultado. Si se presentan divergencias, el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces y el auditado deben resolverla.
 

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JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Comunica mediante correo electrónico el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del trimestre, los resultados del seguimiento y verificación de las acciones correctivas del Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con copia al encargado de la Administración de acciones correctivas y solicita mediante correo electrónico su publicación. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB, INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

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Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Realizan la redefinición de las metas solicitadas dentro del plan de mejoramiento institucional, en el seguimiento remitido por parte de la oficina de control interno, en un término no mayor de quince (15) días hábiles después de la publicación, con el acompañamiento del administrador del plan de mejoramiento institucional.
 

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JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Envía el quince (15) día hábil siguiente al vencimiento del semestre el formato F14.1 PLANES DE MEJORAMIENTO – ENTIDADES debidamente diligenciado, mediante la plataforma SIRECI.
 

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Encargado Administración Acciones Correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Analiza el estado de las acciones correctivas en el Plan de mejoramiento institucional y elabora los insumos del Informe Ejecutivo Semestral de Revisión por la Dirección. Pasa al procedimiento REVISION POR LA DIRECCION ESDESDIGPT02.
 

El estado de las acciones correctivas es una entrada para la Revisión por la Dirección del SIG (MECI – CALIDAD)