ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y MEDICION A LOS PROCESOS

VERSION: 5.0

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(1)

Encargado de revisar los informes de desempeño / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía correo electrónico y/o circular solicitando los informes de desempeño del semestre vencido a cada uno de los procesos de la entidad los cinco (5) primeros días del semestre en vigencia, a Secretaria General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras, Coordinadores Grupo Interno de Trabajo, con copia al funcionario de apoyo en los temas de Gestión y calidad.
 

(2)

Secretaria General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras, Coordinadores Grupo Interno de Trabajo

Analiza el cumplimiento de las actividades del proceso mediante la revisión y consulta de los resultados alcanzados e informados en los diferentes planes institucionales y métodos de medición del desempeño institucional publicados en la intranet
 

La información a revisar y a analizar para la realización del informe es la contenida en los documentos relacionados en el apartado documentos de consultas (interno), de este procedimiento
 

(3)

Encargado de realizar el Informe de Desempeño de cada proceso del FPS FCN

Elabora el informe de desempeño en el formato PEMYMOPSFO07 INFORME DE DESEMPEÑO SEMESTRAL, con base en los insumos anteriores, e Identifica las oportunidades de mejora del proceso, teniendo en cuenta los resultados de las metas vencidas por debajo del 95% de los planes institucionales y demás métodos de medición del desempeño institucional.
 

En caso de no presentarse los informes en los tiempos establecidos, el Jefe y/o responsable del proceso, deberá presentar la justificación dentro de la revisión por la dirección y exponer su información en caso de que la alta dirección la requiera.
 

(4)

Secretaria General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras, Coordinadores Grupo Interno de Trabajo

Envía por correo electrónico el informe de desempeño, dentro de los veinticinco (25) primeros días hábiles al vencimiento de cada semestre a la secretaria de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su respectiva revisión y consolidación del Informe Ejecutivo Para Revisión Por La Dirección ESDESDIGFO11
 

(5)

Secretaria de la Oficina Asesor de Planeación y Sistemas

Recibe mediante correo electrónico los informes de desempeño allegados por los proceso a más tardar el veinticinco día hábil luego del vencimiento del semestre y los distribuye para su revisión técnica entre los profesionales de la oficina con la autorización del jefe de la Oficina de Planeación y con el debido control de entrega, con el propósito de que el tiempo de revisión sea no mayos a 10 días hábiles
 

En caso de que algún informe de desempeño sea recibido después de la fecha establecida este seguirá su trámite sin la revisión técnica debida. En caso de que algún proceso no envié el informe de desempeño dentro de los términos establecidos, la secretaria informa al Jefe de la Oficina asesor de Planeación y Sistemas para su conocimiento y tome las acciones necesarias.
 

(6)

Encargado de revisar los informes de desempeño / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Revisa los informes de desempeño semestral dentro de los 10 días hábiles siguientes a la entrega de los informes. Si el informe contiene alguna inconsistencia, envía por correo electrónico al encargado de realizar el Informe de Desempeño del proceso, con el fin de realizar las correcciones pertinentes.
 

La información consolidada dentro del informe de desempeño debe coincidir con la información verificada dentro de los planes y la propuesta de mejoras incluidas debe ser acorde a los incumplimientos y deben permitir la mejora continua del proceso.
 

(7)

Secretaria General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras, Coordinadores Grupo Interno de Trabajo, y encargado de realizar el Informe de Desempeño de cada proceso del FPS FCN

Realizan los ajustes solicitados por el encargado de revisar los Informes de Desempeño dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de su devolución y los envía nuevamente por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

(8)

Encargado de revisar los informes de desempeño / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe y revisa que se hayan realizado los ajustes solicitados, y da Visto Bueno por correo electrónico como señal de aprobación y para su impresión y radicación en físico ante la Oficina Asesora de planeación y Sistemas.
 

En el caso que sigan presentándose inconsistencias en el informe, las propuestas de mejora de ese proceso no serán tenidas en cuenta para el informe de revisión por la dirección.
 

(9)

Encargado de revisar los informes de desempeño / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía mediante correo electrónico al encargado de consolidar el Informe Ejecutivo Para Revisión Por La Dirección, el informe de desempeño revisado PASA AL PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ESDESDIGPT02.
 

(10)

Encargado de revisar los informes de desempeño / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Radica en medio físico el informe de desempeño del proceso, con la firma del responsable del proceso y el visto bueno del encargado de la revisión y lo radica ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
 

(11)

Secretaria Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe y Archiva el Informe de desempeño de cada uno de los procesos allegados a la Oficina asesora de planeación y Sistemas, teniendo en cuenta lo establecido en las TRD