ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y MEDICION A TRAVES DE INDICADORES DE GESTION

VERSION: 5.0

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(1)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Revisan cada año los Indicadores de Gestión, correspondiente a su proceso e identifican si hay necesidad o no de creación, modificación o eliminación de Indicadores. Informa a través de correo electrónico al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistema con copia al Encargado de la Administrador de los Indicadores de Gestión si hay lugar a estos cambios o no.
 

La actualización de los Indicadores de Gestión puede resultar de los diferentes tipos de auditorías, por cambio de normatividad, cambios de la planeación estratégica (Misión, Visión, Objetivos, etc.), por cambio de tecnologías, entre otros. Estos cambios deben realizarse lo más pronto a la identificación del cambio.
 

(2)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Elaboran con los funcionarios de su proceso y teniendo en cuenta lo estipulado en la Guía Para la Formulación y Administración de Indicadores - PEMYMOPSGS01; la propuesta de creación, modificación o eliminación de Indicador en el Formato Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Indicadores - PEMYMOPSFO05 junto con la hoja de vida del indicador en el Formato Hoja de Vida del Indicador - PEMYMOPSFO02.
 

En caso de ser necesario solicita asesoría a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

(3)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Remite por medio de correo electrónico a la secretaria de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con copia al Jefe de la misma oficina, la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador.
 

Cuando la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador se encuentran radicadas en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la actividad se encuentra en 20%.
 

(4)

Secretaria de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador, verificando que vengan en los formatos establecidos (Formato Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Indicadores - PEMYMOPSFO05, Formato Hoja de Vida del Indicador - PEMYMOPSFO02) y que vengan firmados por los responsables de los procesos. Remite al Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su revisión.
 

(5)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Efectúa revisión técnica a la solicitud de creación, modificación o eliminación de indicador y a la hoja de vida del indicador dentro de ocho (8) días hábiles, teniendo en cuenta criterios como: 1) Requerimientos para el SIG. 2) Necesidades para la entidad. 3) Generación de valor agregado para el proceso. 4) Afectación a los demás procesos. 5) Recomendaciones de auditorías. 6) Planeación Estratégica. En caso de surgir ajustes al indicador informa mediante correo electrónico al responsable del proceso para que realice los ajustes a que haya lugar, devolviendo la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador.
 

Si el volumen de los indicadores enviados por los proceso pasa de cinco, se tomarán ocho (8) días hábiles más para su revisión.
 

(6)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Realiza los ajustes correspondientes a la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y a la hoja de vida del indicador, dentro de dos (2) días hábiles y envía al Administrador de Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

Cuando dichos ajustes se realicen a más de cinco indicadores, el proceso tendrá cuatro (4) días para ajustarlos. Si transcurridos esos cuatros días el proceso no envía los ajustes solicitados, la fecha inicial de la solicitud no se mantendrá y se iniciara con nueva fecha.
 

(7)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Verifica que se hayan realizados los ajustes correspondiente a la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y a la hoja de vida del indicador e informa mediante correo electrónico al responsable del proceso, la aprobación para impresión y presentación de la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador al Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.
 

(8)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Imprime la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador y solicita visto bueno al Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión y al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

(9)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Radica en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador para aprobación ante el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad. Pasa al procedimiento COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD - ESDESDIGPT05.
 

Cuando la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador son llevadas a Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad la actividad se encuentra en 70%.
 

(10)

Integrantes del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad

Analizan y evalúan la solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador y proceden a la aprobación y adopción del indicador al Sistema Integral de Gestión.
 

La solicitud de creación, modificación o eliminación del indicador y la hoja de vida del indicador que sean observadas por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, deben ser presentadas nuevamente a revisión técnica.
 

(11)

Secretario técnico del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.

Viene del procedimiento COMITÉ DE COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD – ESDESDIGPT05. Envía correo electrónico al Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas; la hoja de vida del indicador aprobada para su publicación y actualización de las matrices de indicadores de gestión transcurridos tres (3) días hábiles a la expedición del acto administrativo.
 

(12)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Recibe correo electrónico del secretario técnico del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, la hoja de vida del indicador para su publicación y actualización de las matrices de indicadores de gestión.
 

(13)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Realiza los cambios necesarios en el Formato Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y/o Formato Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso - PEMYMOPSFO04 según sea el caso, transcurrido dos (2) días hábiles al recibo del correo electrónico del Secretario técnico del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.
 

(14)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Solicita mediante correo electrónico a publicaciones@fondo la publicación de la hoja de vida del indicador en la página de intranet de la entidad en la ficha de caracterización correspondiente al proceso, transcurrido dos (2) días hábiles al recibo del correo electrónico del Secretario técnico del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

Cuando la hoja de vida del indicador esta publicada la actividad se encuentra en 100%.
 

(15)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Envía el primer (1) día hábil vencido el semestre mediante correo electrónico a los responsable de los procesos, adjuntando la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y la Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso PEMYMOPSFO04, para que diligencien el resultado y análisis de los indicadores de gestión.
 

(16)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Reportan en la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y la Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso PEMYMOPSFO04 durante los cuatro (4) días hábiles siguientes al vencimiento del semestre, el resultado y análisis de los indicadores de gestión, para ello se diligencia el numerador, denominador y análisis del indicador.
 

El reporte de avance de las actividades debe ser claro, conciso y debe contener: lo realizado durante el periodo evaluado, cuando se realizó, evidencias y donde se encuentran las evidencias.
 

(17)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Envía mediante correo electrónico al Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el reporte realizado a los indicadores de gestión en la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y la Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso PEMYMOPSFO04.
 

(18)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Verifica desde el quinto (5) día hábil el oportuno y adecuado reporte de los indicadores de gestión en la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso PEMYMOPSFO04. En caso de presentarse incumplimiento o inconsistencias en el resultado y/o análisis de los indicadores de gestión por parte de algún proceso, envía mensaje de correo electrónico solicitando los ajustes necesarios.
 

(19)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Realizan en un (1) día hábil los ajustes al resultado y/o análisis de los indicadores de gestión en la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y/o Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso PEMYMOPSFO04 y envía al Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su consolidación final.
 

(20)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Realiza la consolidación final el séptimo (7) día hábil vencido el semestre, el reporte de seguimiento a los Indicadores de Gestión y remite vía correo electrónica la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos - PEMYMOPSFO03 y la Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso PEMYMOPSFO04 al Grupo de Trabajo de Control Interno con copia el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

(21)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces, Auditores de Control interno.

Realiza seguimiento y verificación a los reportes de los Indicadores de Gestión de cada uno de los procesos y comunica mediante correo electrónico al responsable del proceso los resultados.
 

El responsable del proceso cuenta con 2 días hábiles para realizar observaciones si hay lugar.
 

(22)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces.

Comunica mediante correo electrónico los resultados del seguimiento a los indicadores de gestión a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas a más tardar el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del semestre y solicita su publicación en la página web e intranet. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB, INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

(23)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Realizan análisis teniendo en cuenta los resultados de seguimiento de los indicadores de gestión y alimentan las hojas de vida de los Indicadores de Gestión correspondiente a su proceso en “información para análisis del indicador”, con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y los objetivos de su proceso para establecer las acciones de mejora. Solicita mediante correo electrónico a publicaciones@fondo el quinto (5) día hábil después de la publicación del seguimiento de la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos y la Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso; la publicación de las hojas de vida de los indicadores de gestión alimentadas, en la página de intranet de la entidad en la ficha de caracterización correspondiente al proceso.
 

1. La información para análisis del indicador registrada en las hojas de vida de los indicadores de gestión debe coincidir con el resultado de la Matriz Agregada de Indicadores Estratégicos y la Matriz Agregada de Indicadores Por Proceso publicadas en la página de intranet de la entidad. 2. Las hojas de vida de los indicadores de gestión deben ser alimentadas semestre a semestre y deben ir guardando el consolidado del resultado y/o análisis de los indicadores de gestión.
 

(24)

Encargado de la Administración de Indicadores de Gestión / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Realiza análisis de los resultados de los Indicadores de Gestión con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y de los objetivos de cada proceso, los envía al encargado de la consolidación del Informe Ejecutivo de Revisión por la Dirección el veinticinco (25) día hábil vencido el semestre. PASA AL PROCEDIMIENTO DE REVISION POR LA DIRECCION ESDESDIGPT02.
 

(25)

Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Realiza mesa de trabajo la segunda semana del mes de febrero y la segunda semana del mes de agosto con el fin de analizar las debilidades establecidas en el cumplimiento de los indicadores de gestión con calificación mínima y/o insatisfactoria, En caso de identificar no conformidades notificará al responsable del proceso afectado para que se implemente una acción de tipo correctivo si el indicador obtuvo calificación insatisfactoria y/o una acción de tipo preventivo si el indicador obtuvo calificación mínimo, con el fin de eliminar la causa raíz que nos impide el cumplimiento de los objetivos estratégicos y/o objetivos del proceso. PASA A LOS PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVES DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 Y ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS A TRAVES DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGO PEMYMOPSPT06.