ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO TRASLADOS EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

VERSION: 1.0

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA. (MIGSSSPSPT19). Recibe semanalmente mediante correo electrónico el archivo R2 (Solicitud de traslados de esta Adaptada hacia las entidades promotoras de salud EPS).
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Realiza los cruces de información así: 1. El archivo R 2 con la base de datos de afiliados y determina el estado de afiliación del usuario (activo, suspendido, desafiliado, retirado del grupo familiar, retirado por vencimiento de carnet, retirado por terminación de contrato). 2. El Archivo R2 se cruza con el consolidado de respuesta de traslados a otra EPS, con el fin de definir cuáles han sido solicitados por proceso de traslado. Con la información anterior se da respuesta de aceptación o negación del traslado en el archivo R4 (Registros de Respuesta de Aceptación o negación a la solicitud de la entidad 2).
 

(3)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Envía los tres primeros viernes de cada mes, mediante correo electrónico al encargado del BDUA, la respuesta de autorización o negación del traslado de EPS de los afiliados.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe semanalmente mediante correo electrónico del encargado de BDUA, el archivo R3 (Registros inconsistentes que remite el administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA a la entidad 2), analiza y corrige las glosas reportadas de los usuarios y envía nuevamente al encargado de BDUA el archivo R3 (Registros inconsistentes que remite el administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA a la entidad 2).
 

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Encargado de Afiliaciones y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe diariamente mediante correo electrónico comunicación de las diferentes Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo la solicitud de traslado de EPS de los usuarios que se encuentran Activos en esta Adaptada.
 

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Encargado de Afiliaciones y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Verifica y envía diariamente mediante correo electrónico al encargado de traslados comunicación de las diferentes Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, la solicitud de traslado de EPS de los usuarios que se encuentran Activos en esta Adaptada.
 

(7)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe e imprime diariamente los correos electrónicos donde las diferentes Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo solicitan el traslado de EPS de los usuarios que se encuentran Activos en esta Adaptada.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Consulta en la Base de Datos de la aplicación Dinámica Gerencial, el estado del afiliado (activo, retirado, suspendido, desafiliado) y calidad del afiliado (cotizante o beneficiario) solicitado, con el fin de emitir respuesta de aceptación o negación.
 

(9)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Diligencia en el archivo establecido por cada EPS, la información necesaria para la respectiva aprobación o negación del traslado entre las EPS (Entidades Promotoras de Salud).
 

(10)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Elabora oficio y adjunta archivo en Excel para enviar por correo electrónico dando respuesta a las diferentes EPS.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Envía diariamente mediante correo electrónico al encargado de afiliaciones y compensación la respuesta dada a la EPS.
 

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Encargado de Afiliaciones y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe, revisa y envía las respectivas respuestas a las Entidades Promotoras de Salud EPS.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Registra en el Consolidado de Traslados de EPS los usuarios que fueron autorizados o negados para otras entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Envía semanalmente por correo electrónico al encargado de afiliaciones y compensación, el Consolidado de Respuestas de los usuarios que fueron autorizados para otras EPS, para ser enviado a los puntos administrativos fuera de Bogotá del Fondo de Pasivo Social.
 

(15)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe, revisa y envía semanalmente mediante correo electrónico a los médicos auditores y coordinadores de los puntos administrativos fuera de Bogotá, del Fondo de Pasivo Social, el consolidado de Respuesta de los usuarios que fueron autorizados para otras EPS.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Entrega mensualmente relación de usuarios a los encargados de la base de datos de afiliados al servicio de salud, el consolidado de Traslado de EPS, para ingresar la novedad correspondiente.
 

(17)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe diariamente mediante correo electrónico de los puntos administrativos fuera de Bogotá, del Fondo Pasivo Social, el FORMATO NOVEDAD AUTORIZACION TRASLADO EPS (MIGSSSPSFO61)
 

(18)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe diariamente del encargado de Afiliaciones y compensación los correos electrónicos de los puntos administrativos fuera de Bogotá, del Fondo Pasivo Social, las cuales solicitan por medio del Formato Novedad de Autorización Traslados de EPS MIGSSSPSF061, se inicie el respectivo trámite de traslado de los usuarios que se encuentran reportados en la Base de Datos Única de Afiliados BDUA, en el Régimen Contributivo o Subsidiado y están solicitando afiliación al servicio de salud en esta Adaptada.
 

(19)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Imprime diariamente el formato novedad de Autorización Traslados EPS (MIGSSSPSFO61), consulta en la Base Única de Afiliados BDUA el estado del usuario (activo, retirado, suspendido, desafiliado) e imprime el respectivo soporte.
 

(20)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Revisa y analiza diariamente que los usuarios que solicitan el traslado cumplan con los requisitos establecidos para iniciar el proceso de traslado.
 

Los requisitos se encuentran establecidos en el Art.50 del Decreto 2353 de 2015.
 

(21)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Elabora oficio, anexa archivo y envía correo electrónico al encargado de afiliaciones y compensación, la solicitud de traslado a las diferentes EPS.
 

(22)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe, Revisa y envía diariamente a las diferentes Entidades Promotoras de Salud las respectivas solicitudes de traslado.
 

(23)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Registra diariamente en el consolidado de Solicitudes del Régimen Contributivo y Régimen Subsidiado, los usuarios que iniciaron el trámite de traslado.
 

(24)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe diariamente mediante correo electrónico comunicación donde las diferentes Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado, emiten respuesta a las solicitudes de traslados que realizo está Adaptada.
 

(25)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Envía mediante correo electrónico al encargado de traslados comunicaciones donde las diferentes Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado, emiten respuesta a las solicitudes de traslados que realizo está Adaptada.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Imprime y registra en el consolidado de solicitudes de traslados de EPS, las respuestas emitidas por las entidades prestadoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado; para el caso de los usuarios autorizados para esta Adaptada se debe registrar la fecha de autorización para proceder a realizar el archivo R1 ( Registros de los afiliados que la Entidad 2 le solicita a la Entidad 1 a través del administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA), de acuerdo con la estructura establecida por el Consorcio Fiduciario.
 

(27)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Envía semanalmente por correo electrónico al encargado del BDUA el archivo R1 (Registros de los afiliados que la Entidad 2 le solicita a la Entidad 1 a través del administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA).
 

(28)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Revisa e imprime semanalmente en la página del FOSYGA el resultado del reporte en el BDUA de los usuarios solicitados en el archivo R1 (Usuarios aprobados por movilidad y que se van afiliar en esta adaptada).
 

(29)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Registra semanalmente en el Consolidado de Solicitudes de Traslado de EPS, la fecha de afiliación en la Base de Datos Única de Afiliados BDUA, de los usuarios aprobados por el FOSYGA, para esta Adaptada.
 

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Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Proyecta semanalmente para la firma del encargado de afiliaciones y compensación oficio para los médicos coordinadores y auditores de los puntos administrativos fuera de Bogotá, autorizando o negando el ingreso de los usuarios aprobados para esta Adaptada, para continuar con el trámite de afiliación.
 

(31)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Radica en el programa de correspondencia el oficio proyectado; imprime el oficio (original y 2 copias). Generando el respectivo visto bueno (tercer chulo) de impresión en el aplicativo de correspondencia.
 

(32)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe, revisa y firmar oficio para los médicos coordinadores y auditores de los puntos administrativos fuera de Bogotá, autorizando o negando el ingreso de los usuarios aprobados para esta Adaptada.
 

(33)

Secretaria - Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe y elabora el sobre y lo entrega personalmente al encargado de correspondencia enviada del proceso Gestión Documental, para su digitalización y envío. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT01 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POST EXPRESS.
 

(34)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe semanalmente por correo electrónico del encargado del BDUA el archivo R5 (Registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA, a la entidad 2.
 

(35)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Analiza y determina la novedad del archivo R5 (Registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA, a la entidad 2).
 

(36)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe del Encargado de la Base de Datos correo electrónico solicitando, se informe al FOPEP el traslado de aportes de Puertos de Colombia a otras EPS.
 

(37)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Proyecta oficio para la firma del encargado de afiliaciones y compensación, informando al consorcio FOPEP el traslado de aportes de salud de los pensionados de puertos a otra EPS.
 

(38)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Radica en el programa de correspondencia el oficio proyectado; imprime el oficio (original y 2 copias). Generando el respectivo visto bueno (tercer chulo) de impresión en el aplicativo de correspondencia.
 

(39)

Encargado de Afiliación y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliaciones y Compensación

Recibe, Revisa y firma oficio de respuesta al consorcio FOPEP, sobre los traslados de aportes de los pensionados de Puertos.
 

(40)

Secretaria de Subdirección de Prestaciones Sociales Afiliaciones y Compensación

Recibe y elabora el sobre y lo entrega personalmente al encargado de correspondencia enviada del proceso Gestión Documental, para su digitalización y envío. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT01 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POST EXPRESS.
 

(41)

Encargado de Traslados de EPS Subdirección de Prestaciones Sociales – Afiliación y Compensación

Entrega al encargado de la mesa de control los soportes físicos por usuarios autorizados y rechazados por las otras EPS, identificándolos por el titular pensionado de PUERTOS o pensionado de FERROCARRILES, para enviarlos a la carpeta donde se encuentran los soportes de afiliación de cada pensionado.