ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA

VERSION: 3.0

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(1)

Encargado de Afiliaciones y Compensación de Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe a más tardar el tercer (3) día hábil del mes correo electrónico del Administrador Fiduciario del Fosyga, comunicación donde informan que están dispuestos en el SFTP los archivos Históricos de afiliados, lo reenvía al encargado de la BDUA.
 

(2)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe correo electrónico y descarga del SFTP 7 archivos: 1. Histórico de afiliación. 2. Histórico de Afiliados 3. Histórico de identificación 4. Histórico de condición de afiliación 5. Histórico de grupo familiar. 6. Histórico de relación cotizante aportante 7. Histórico de aportantes.
 

(3)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

VIENE DEL PROCEDIMIENTO MIGSSSPSPT23 TRAMITE DE NOVEDADES: Recibe el tercer (3) día hábil de cada mes correo electrónico del encargado de base de datos notificando el cierre de la base de datos del mes.
 

(4)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

El cuarto (4) día hábil del mes realiza el cierre de las novedades, en el software establecido para afiliaciones. Descarga la base de afiliados (Cotizantes y beneficiarios). Realiza cruce entre los archivos de la base de afiliados y el consolidado de los históricos; determinando las novedades (ingresos, retiros, cambio de puntos de atención, condición de discapacidad, actualización de documentos de identificación, actualización de datos) a reportar al consorcio fiduciario del Fosyga, el último día hábil de la semana las tres primeras semanas del mes, en los archivos: MC (Maestro de afiliados), MA (Maestro de aportantes) y NC (Archivo de Novedades).
 

Después del cierre no se deben incluir más novedades. El reporte de novedades se realiza de acuerdo con el cronograma establecido por el Administrador Fiduciario.
 

(5)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe el último día hábil de la semana, las tres primeras semanas del mes, del encargado de movilidad archivo R4 (respuesta del archivo R2 autorizando o negando el traslado de los usuarios), y elabora archivo plano.
 

(6)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Valida el estado de afiliación de los usuarios del archivo S2, y elabora archivo plano S4 (respuesta del archivo S2 autorizando o negando el traslado de los usuarios) del régimen subsidiado.
 

(7)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Valida el último día hábil de la semana, las tres primeras semanas del mes los archivos MC, MA, NC, R4 y S4, en la Malla Validadora dispuesta por el Administrador Fiduciario del Fosyga.
 

(8)

Auxiliar de oficina V

Elabora el último día hábil de la semana, las tres primeras semanas del mes certificación dirigida al Administrador Fiduciario del Fosyga con el número de registros de los archivos MC, MA, NC, R4 y S4, de acuerdo al proceso de BDUA dispuesto por el Administrador Fiduciario.
 

(9)

Encargado de Afiliaciones y Compensación de Subdirección de Prestaciones Sociales

Revisa y firma certificación del proceso de BDUA
 

(10)

Director General

Firma certificación del proceso de BDUA.
 

(11)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Carga el último día hábil de la semana, las tres primeras semanas del mes en la página web Fosyga los archivos validados en la malla validadora: MC, MA, NC, R4, S4 y la certificación del proceso de BDUA.
 

(12)

Auxiliar de oficina V

Envía certificación firmada por el Director General en medio físico. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA.
 

(13)

Encargado de Afiliaciones y Compensación de Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe el primer día hábil de la siguiente semana correo electrónico del consorcio fiduciario donde se informa que se pueden descargar del FTP las validaciones de los archivos: MC, MA, NC, R4, S4, lo reenvía al encargado de procesos de BDUA.
 

(14)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe correo electrónico y descargar del SFTP las validaciones de los siguientes archivos: 1. MC (registros aprobados y negados) 2. MA (registros aprobados y negados), 3.NC (registros aprobados y negados), 4. R4 (registros aprobados y negados), 5. S4 (registros aprobados y negados). 6. R5 usuarios aprobados y negados por las EPS y entidades del régimen subsidiado. Verifica las glosas de los usuarios negados, los usuarios que presentan multiafiliacion con otra EPS, se informa por correo electrónico al encargado de la Base de Datos para que solicite la movilidad. Los usuarios que presentan inconsistencia en los datos se verifican frente al documento de identificación y se reporta la novedad correspondiente.
 

(15)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe el segundo (2) día hábil de la semana, de las tres primeras semanas del mes ,del encargado de movilidad el archivo R1 (usuarios que el traslado de EPS les fue autorizado por movilidad) y elabora archivo plano.
 

(16)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe el segundo (2) día hábil de la semana, de las tres primeras semanas del mes, del encargado de glosas el archivo NR (novedad retroactiva) y elabora archivo plano.
 

(17)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Valida el segundo (2) día hábil de la semana, de las tres primeras semanas del mes los archivos R1 y NR en la Malla Validadora dispuesta por el Administrador Fiduciario del Fosyga.
 

(18)

Auxiliar de oficina V

Elabora el segundo (2) día hábil de cada semana, de las tres primeras semanas del mes, certificación dirigida al Administrador Fiduciario del Fosyga con el número de registros de los archivos R1 y NR de acuerdo al proceso de traslados dispuesto por el Administrador Fiduciario.
 

(19)

Encargado de Afiliaciones y Compensación de Subdirección de Prestaciones Sociales

Revisa y firma certificación del proceso de traslados.
 

(20)

Director General

Firma certificación del proceso de traslados.
 

(21)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Carga en la página web del Fosyga los archivos R1, NR y la certificación del proceso.
 

(22)

Auxiliar de oficina V

Envía certificación firmada por el Director General en medio físico. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA.
 

(23)

Encargado de Afiliaciones y Compensación de Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe el tercer (3) dia hábil de cada semana, de las tres primeras semanas del mes, correo electrónico del Administrador Fiduciario donde informa que está disponible en el SFTP el resultado del proceso de traslados de los Archivos R2 (usuarios que otras EPS solicitan traslado), R3 (usuarios glosados del archivo R1) y S2 (usuarios que EPS del régimen subsidiado solicitan traslado), lo reenvía al encargado de procesos de BDUA.
 

(24)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe el correo electrónico y descarga del SFTP los archivos: 1. R1 usuarios validados por el administrador Fiduciarios 2. R2 usuarios que otras EPS solicitan el traslado. 3. R3 Glosados por el administrador Fiduciario. 4.NR Novedades retroactivas validadas y glosadas por el administrador Fiduciario.
 

(25)

Encargado de BDUA Subdirección de Prestaciones Sociales

Envía el tercer (3) día hábil de cada semana, de las tres primeras semanas del mes, al encargado de movilidad archivo R2 y R3. PASA AL PROCEDIMIENTO DE TRASLADO EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL.