ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REALIZACIÓN COMITÉ AD HOC

VERSION: 2.0

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(1)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

VIENE DE PROCEDIMIENTO QUEJAS Y RECLAMOS ESCRITAS Determina la necesidad de realizar un Comité ad hoc para evaluar el tratamiento dado al usuario que interpone la queja, con base en el oficio de solicitud presentado por el Médico Especialista o Auditor. Determina el número de profesionales especialistas requeridos para evaluar el caso. En todos los casos los miembros del Comité Ad Hoc deberán ser un número impar de profesionales de la especialidad tratante diferentes al encargado directamente del caso, mínimo tres (3) máximo cinco (5), de los cuales el número mayor será aportado por la IPS Contratista. No se cuentan dentro de este número de especialistas el Médico Auditor del Fondo y/o el Coordinador Médico u otros funcionarios de la IPS contratista quienes pueden asistir con voz pero sin voto en el concepto emitido. Todos los integrantes del Comité Ad Hoc deberán reunirse y discutir los aspectos relacionados con la queja y la evaluación de la atención brindada en relación con la misma.
 

(2)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Remite oficio a Coordinador GIT Prestación de Servicios de Salud solicitando coordinar con firma encargada de realizar asesoría en comités ad hoc informando el profesional(es) requerido(s)
 

(3)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Coordina con IPS contratista la asistencia de los profesionales de la especialidad objeto de evaluación diferentes al Médico tratante. Define fechas y horas de disponibilidad de los mismos en las siguientes cinco días calendario con el fin de tener clara esta información para coordinar con los especialistas que se van a desplazar
 

(4)

Coordinador Médico del Contratista de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Coordina la asistencia de los profesionales solicitados dentro de los cinco días calendario siguientes a la citación por parte del Fondo. El Coordinador del Contratista debe tener claro que dados los plazos establecidos en la normatividad para la respuesta a los usuarios, el incumplimiento en la realización del Comité por la no participación de los profesionales solicitados en el plazo establecido y el incumplimiento en la respuesta a los usuarios,, será responsabilidad del contratista.
 

(5)

Secretaria de Coordinación de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Se comunica con Representante de entidad contratada para asesoría en realización de Comités Ad Hoc para informar el profesional(es) requerido y la ciudad a la cual debe desplazarse
 

(6)

Representante de Entidad Contratada para Asesoría en Comités Ad Hoc de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Coordina profesional de la especialidad requerida y el desplazamiento del mismo. Para todos los casos la disponibilidad del profesional en la ciudad a la que se desplaza no podrá ser inferior a cuatro horas de permanencia, sin contar el tiempo requerida para los desplazamientos de ida y regreso. Cuando el Fondo cuente con tecnología para realizar video conferencias, se podrán realizar los Comités Ad Hoc con los profesionales en diferentes ciudades utilizando este sistema.
 

(7)

Representante de Entidad Contratada para Asesoría en Comités Ad Hoc de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Se comunica telefónicamente con el Médico Especialista o Auditor que solicitó el Comité Ad Hoc para coordinar fecha y hora de realización del mismo. De acuerdo a los datos anteriores programa el desplazamiento del(os) profesional(es) contratado(s), teniendo en cuenta el tiempo mínimo que debe(n) permanecer este(os) en la ciudad donde se realizará el Comité Ad Hoc
 

(8)

Médico Especialista o Auditor DE SALUD de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Coordina los especialistas de la IPS contratista en la hora y fecha establecidas con el Representante de la Entidad contratada para asesoría en Comités Ad Hoc, estableciendo claramente que esta hora y fecha no podrán ser cambiadas posteriormente debido a la disponibilidad de tiempo del(os) profesional(es) contratados
 

(9)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Remite copia de historia clínica del caso a evaluar y demás documentos soporte de la atención dada al Representante de la Entidad contratada para asesoría en Comités Ad Hoc, con el fin de que sea entregado al profesional(es) contratado(s) para su revisión y conocimiento antes de asistir al Comité Ad Hoc
 

(10)

Secretaria de Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Prepara para la realización del Comité Ad Hoc: 1 Queja elevada por el usuario. 2. Historia Clínica del usuario, que incluya las atenciones realizadas por el contratista, y las aportadas por el usuario, que fueron prestadas por otras instituciones. 3. Resultado de las valoraciones aportadas por los profesionales que intervendrán en el Comité Ad Hoc.
 

(11)

Médico Especialista de Entidad Contratada para asesoría en Comité Ad Hoc de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza desplazamiento a la ciudad donde se realizará el Comité Ad Hoc con la suficiente anticipación para asistir en forma adecuada al mismo. Asiste y participa activamente en el Comité Ad Hoc en la fecha, hora y sitio establecidos. En los casos en que se realice video conferencia, asiste al sitio y hora indicados para la participación en el comité
 

(12)

Médico Especialista de Contratista de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Asiste al Comité Ad Hoc en la fecha, hora y sitio establecidos y participa activamente en el mismo.
 

(13)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Asiste al Comité Ad Hoc en la fecha, hora y sitio establecidos. Dirige el Comité dando lectura a la totalidad de la queja planteada, revisión de historia clínica y posterior análisis del caso por parte de cada uno de los especialistas asistentes al Comité. En todos los casos se deberá dar respuesta puntual a cada una de las situaciones planteadas por el quejoso, determinando la calidad de la atención; siendo responsabilidad del Médico Interventor del Fondo que se cumpla esta situación. No puede intervenir en la definición del concepto.
 

(14)

Coordinador Médico del Contratista de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Asiste y participa activamente en el Comité Ad Hoc. No puede intervenir en la definición del concepto.
 

(15)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Proyecta acta de comité ad hoc según Formato MIGSSSPSFO32 y que deberá contener: 1. Destinatario: Director del FPS, 2. Descripción del problema, 3. Metodología, 4. Análisis de la información encontrada, 5. Concepto, 6. Recomendaciones, 7. Lugar y fecha de emisión, 8. Firma de los Auditores y demás asistentes. En todos los casos el acta deberá ser realizada en forma inmediata a la terminación del Comité, con el fin de que sea firmada por todos los asistentes.
 

(16)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

En caso de que la queja haya sido recibida en la oficina externa, proyecta Oficio de respuesta a la queja del usuario. Se debe tener en cuenta la reserva de los procesos de Auditoria Médica, solo podrán conocer los dictámenes: el usuario, los que intervienen en el Comité Ad Hoc y el Coordinador del GIT de Prestación de Servicios de Salud. Remite copia del Acta y de la respuesta de la queja a la Coordinación el GIT de Prestación de Servicios de Salud. En caso de que la queja haya sido recibida en la oficina de Bogotá, remite copia del Acta del Comité Ad Hoc a la Jefatura de División de Servicios Asistenciales.
 

(17)

Coordinador GIT de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

En caso de que la queja haya sido recibida en la oficina de Bogotá, recibe copia del Acta del Comité Ad Hoc y proyecta oficio de respuesta al quejoso con base en los datos de la misma.
 

(18)

Representante de Entidad contratada para asesoría en Comités Ad Hoc de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Presenta cuenta de cobro para pago de honorarios de profesional(es) contratado(s) con documentación anexa requerida. PASA A PROCEDIMIENTO PAGO DE CUENTAS ADQUISICION BIENES Y SERVICIOS, ARRENDAMIENTOS Y SEGUROS