ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SUSTITUCION PENSIONAL POR APLICACIÓN DE LA LEY 44/80 Y LEY 1204 DE 2008

VERSION: 3.0

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Encargado de recibo de solicitudes / GRUPO INTERNO DE GESTIÓN PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. O APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe de la oficina atención al ciudadano el cuaderno administrativo con los documentos establecidos legalmente para la sustitución pensional por aplicación de la Ley 44 de 1980 y Ley 1204 de 2008, verifica los folios recibidos y firma la planilla de entrega.
 

En el cuaderno administrativo se debe verificar los soportes del trámite sean conforme a los requeridos en el formato de solicitud. El cual esta digitalizado en la página web de la entidad
 

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Encargado de registro y control de trámite / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Verifica que la solicitud se encuentre diligenciada en su totalidad y la información debidamente registrada en el programa de correspondencia. Establecido en el procedimiento PEMYMOPSPT08 “CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME.
 

(3)

Encargado de registro y control de trámites/ GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Ingresa a la página de intranet, una vez recibida la solicitud y consulta en la base de datos con el numero de cedula del pensionado fallecido, los beneficiarios a que tiene derecho el afiliado e imprime el soporte de afiliación del ciudadano. Anexa el soporte de afiliación del ciudadano al cuaderno administrativo y actualiza la foliación.
 

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Encargado de registro y control de trámites/ GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Ingresa al programa de nómina de pensionados e imprime el comprobante de nómina correspondiente al último mes. Anexa el comprobante de nómina al cuaderno administrativo y actualiza foliación. Solicita a través del programa de correspondencia para el respectivo trámite el expediente del pensionado al Archivo General.
 

(5)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe del Archivo General, el expediente del pensionado dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de solicitud y verifica la foliación de los documentos.
 

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Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Efectúa el reparto del expediente a través del programa de correspondencia al Abogado sustanciador y le hace entrega del cuaderno administrativo y el expediente del pensionado. Anexa al expediente la hoja de ruta de control de trámites, la firma y coloca fecha de reparto al abogado Sustanciador
 

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Abogado Sustanciador/ GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de recibido del trámite Revisa que la documentación esté completa, que cumpla las condiciones de ley y que obre en el expediente auto de aceptación del beneficio establecido en la ley 1204 de 2008, Si no se dan estas condiciones, elabora un oficio dirigido al ciudadano para que aporte los documentos faltantes y solicita la firma del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Económicas. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas
 

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Coordinador de /GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de recibido Verifica y autoriza legalizar el oficio, entrega al Encargado de Registro de Tramites de salida. En caso de que el oficio presente inconsistencias se devuelve al abogado sustanciador para los ajustes correspondientes.
 

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Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Asigna número de radicado de salida al oficio a través del programa de Correspondencia y lo imprime.
 

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Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Toma la firma del Coordinador de Grupo Interno Gestión Prestaciones Económicas. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA. APGDOSGEPT09 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO.
 

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Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Registra en el programa de correspondencia como expediente en trámite observado y entrega el expediente al responsable de trámites observados.
 

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Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. O APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe el (los) documento(s) requerido(s), ubica la hoja de vida y el cuaderno administrativo en los expedientes observados. Anexa los documentos recibidos y actualiza la foliación. El trámite en el sistema de correspondencia se realizará con el nuevo radicado y se archivará el inicial con la observación de haberse anexado al último. Reasigna el trámite y entrega el expediente y el cuaderno administrativo al Abogado Sustanciador. Firma la hoja de ruta de control de trámites, y coloca fecha de reparto al abogado Sustanciador
 

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Abogado Sustanciador GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y Firma la hoja de ruta de control de trámites. Efectúa el estudio jurídico, si obra en el expediente auto de aceptación del beneficio establecido en la ley 1204 de 2008 dentro de los 15 días siguientes al recibo de la solicitud proyectara el acto administrativo correspondiente, imprime el documento, verifica frente a soportes que el texto de la resolución se encuentre correcto, en caso contrario corrige y firma el proyecto de acto administrativo. Reasigna el trámite en el programa de correspondencia y entrega al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Económicas para su aprobación. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas
 

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Coordinador de /GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites. Revisa el proyecto del acto administrativo con los soportes que justifican el reconocimiento y procede a su firma como señal de aprobación. Y entrega para revisión y firma del Subdirector de Prestaciones Sociales. En caso de que el proyecto presente inconsistencias reasigna el trámite al abogado sustanciador para que efectúen los ajustes correspondientes.
 

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Subdirector de /SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Verifica el Proyecto de Resolución frente a los soportes y normas aplicables y firma como señal de aprobación. Entrega el expediente y el cuaderno administrativo a la secretaria de la Subdirección.
 

El trámite administrativo respectivo, se surte dentro de los términos de ley.
 

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Secretaria de/ SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Reasigna el trámite a la Secretaría General y remite el proyecto de Resolución firmada por el subdirector PASA A L OS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA Entrega el expediente y el cuaderno administrativo al encargado de registro de trámites de salida.
 

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Encargado de Base de datos de la Nomina de pensionados / GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA. Recibe de la Secretaría General la primera copia de la resolución que reconoció el derecho a la Sustitución Pensional con la constancia de la ejecutoria y una copia adicional. Ubica el expediente y anexa la copia de resolución y actualiza la foliación. Revisa que la notificación se haya surtido dentro de términos, en caso contrario, deberá reportar la No conformidad en los formatos PEMYMOPSFO18 PRODUCTO NO CONFORME y reasigna el trámite a la Secretaria General, para su corrección. PASA AL PROCEDIMIENTO MIGPEGPEPT01-INCLUSION DE PENSIONADOS EN NOMINA.
 

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Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DEL PORCEDIMIENTO MIGPEGPEPT01 - INCLUSION DE PENSIONADOS EN NOMINA. Recibe el cuaderno administrativo, registra en el programa de correspondencia y reasigna el trámite al Archivo General para que remitan el expediente del pensionado. Pasa al encargado de Avisos de Prensa.
 

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Secretaria / GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Registra la información una vez la documentación este completa y cumplan las condiciones de Ley, registra la información en la base de datos de Excel avisos de prensa. Elabora el Oficio solicitando el aviso de prensa. A través del Programa de Correspondencia, asigna número de radicado de salida al oficio, imprime el documento, toma la firma del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo. Registra en el sistema la forma de envío y entrega el Oficio en la oficina de Atención al Ciudadano para escanear el documentos en el sistema, Anota en el sobre el número de radicado, incluye el documento y entrega en la Oficina de Atención al Ciudadano para el envío. PASA PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA Anexa copia del oficio en el expediente. Reasigna el trámite al Abogado sustanciador y le entrega el expediente. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas
 

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Abogado Sustanciador GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites. Realiza el estudio jurídico, verifica el cumplimiento de requisitos y documentos requeridos para el derecho reclamado y proyecta la Resolución.
 

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Encargado de registro y control de trámites /GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. O APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO, Recibe el aviso de Prensa, ubica la hoja de vida y anexa al aviso de prensa, registra el sistema de correspondencia archivando el documento.
 

(22)

Abogado Sustanciador GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Verifica frente a soportes que el texto de la resolución se encuentre correcto, en caso contrario corrige, firma el proyecto de acto administrativo, reasigna el trámite al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo y entrega el expediente y el proyecto de resolución. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas
 

(23)

Coordinador de /GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de recibido. Revisa el proyecto del acto administrativo con los soportes que justifican el reconocimiento y procede a su firma como señal de aprobación. Y entrega para revisión y firma del Subdirector de Prestaciones Sociales. En caso de que el proyecto presente inconsistencias reasigna el trámite al abogado sustanciador para que efectúen los ajustes correspondientes
 

(24)

Subdirector de /SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Verifica el Proyecto de Resolución frente a los soportes y normas aplicables y firma como señal de aprobación. Entrega el expediente y el cuaderno administrativo a la secretaria de la Subdirección.
 

(25)

Secretaria de/ SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Reasigna el trámite a la Secretaría General y remite el proyecto de Resolución firmada por el subdirector PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA Entrega el expediente y el cuaderno administrativo al encargado de registro y control de trámites.
 

(26)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe de la Subdirección el expediente y organiza por orden alfabético.
 

(27)

Encargado de Base de datos de la Nomina de pensionados / GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA Recibe de la Secretaría General la primera copia de la resolución que reconoció el derecho a la Sustitución Pensional con la constancia de la ejecutoria y una copia adicional. Anexa la copia de resolución en el expediente Y remite por medio del programa de correspondencia el expediente al Archivo General para su custodia.