ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PAGO DE CONDENAS JUDICIALES (SENTENCIAS)

VERSION: 5.0

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Encargado de registro de trámites de GRUPO INTERNO DE GESTIÓN PRESTACIONES ECONOMICAS

Solicita certificado de disponibilidad presupuestal en la primera semana de cada anualidad el subdirector de Prestaciones Sociales y el coordinador del Grupo Interno Gestión Prestaciones Económicas. VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGRFSFIPT07 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL - APGDOSGEPT18. Recibe el cuaderno administrativo con los documentos requeridos para el pago de la sentencia al beneficiario, verifica los folios recibidos y firma la planilla de entrega.
 

El certificado de disponibilidad presupuestal lo que busca es garantizar el pago de una sentencia durante una vigencia fiscal. En el cuaderno administrativo se debe verificar que los soportes del trámite sean conformes a los requeridos en el formato - FORMULARIO ÚNICO SOLICITUD DE PRESTACIONES ECONÓMICAS-MIGPEDPEFO12. Nota: Cuando la documentación provenga del GIT de Defensa Judicial, tendrá que contener la siguiente documentación completa: Copia auténtica de la sentencia de primera y segunda instancia con constancia de ejecutoria, copia de los autos de la liquidación del crédito, agencias en derecho y costas procesales.
 

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Encargado de registro de trámites de GRUPO INTERNO DE GESTIÓN PRESTACIONES ECONOMICAS

Verifica que el cuaderno administrativo se encuentre diligenciada en su totalidad y la información debidamente registrada en el programa de correspondencia. En el evento que dicha solicitud no se encuentre en debida forma, se deberá proceder de acuerdo con lo establecido en el procedimiento CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME- PEMYMOPSPT08.
 

Los documentos requeridos para el tramite son: copia auténtica de la respectiva sentencia con la constancia de estar en firme y ejecutoriada; copia auténtica de los autos de liquidación del crédito, agencias en derecho y costas procesales; Los poderes que se hubieran otorgado si a ello hubiere lugar; Los datos de identificación, teléfono y dirección de los beneficiarios y apoderados. Una (1) declaración expresa y bajo juramento del peticionario mediante la cual manifieste que no ha presentado ninguna otra solicitud de pago por el mismo concepto y que no ha iniciado proceso ejecutivo, cuando a ello hubiere lugar y Los demás documentos que por razones del contenido de la condena sean necesarios para liquidar y pagar su valor Nota: Cuando el trámite provenga de GIT de Defensa Judicial, no se requerirá solicitud y manifestación de beneficiarios donde se solemnice que no han iniciado un proceso ejecutivo.
 

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Encargado de registro de trámites de GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Solicita al archivo general al día siguiente de haber recibido la solicitud, el envío de la hoja de vida del pensionado o ex trabajador respectivo, a través de correo electrónico, copia del cual debe imprimirse y adjuntarse al trámite.
 

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Encargado de registro de trámites de GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe del Archivo General, el expediente del pensionado dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de solicitud y verifica la foliación de los documentos.
 

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Encargado de registro de trámites de GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Efectúa al día siguiente del recibo del expediente del pensionado, el reparto del trámite al Abogado Sustanciador en el programa de correspondencia y le entrega el cuaderno administrativo y el expediente del pensionado; para su trámite respectivo.
 

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Abogado Sustanciador GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Revisa y realiza el estudio jurídico dentro de los diez (10) días siguientes, observando que la documentación esté completa y que cumpla las condiciones de ley. Si los documentos están incompletos o no cumplen las condiciones de ley, elabora un oficio dirigido al usuario para que aporte los documentos faltantes que será firmado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Económicas.
 

Documentos que debe contener el cuaderno administrativo: Solicitud de pago de sentencia, copia autentica de la sentencia con la constancia de ejecutoria, liquidación del crédito expedido por el juzgado y/o entidad, memorando y respuesta de Tesorería, memorando y respuesta de Defensa Judicial, certificado expedido por la Dian, vigencia de la cédula de ciudadanía impreso de la página de la Registraduría, historia judicial actual impresa de la página de la rama judicial. El expediente permanecerá en estado observado por el término de un (1) mes, mientras el usuario y/o beneficiario presente los documentos requeridos. En dicho periodo se suspenderán los términos de oportunidad para el trámite. Nota: Cuando la documentación haya sido remitida por el GIT de Defensa Judicial y se trate de un proceso ejecutivo, el Abogado sustanciador de manera inmediata, efectuará el estudio jurídico del fallo proferido y remitirá a la Subdirección Financiera con el fin de realizar la liquidación correspondiente a más tardar al día siguiente de haber recibido los documentos.
 

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Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Verifica y firma todos los oficios. Los entrega al Encargado de Registro de Trámites de salida y comunicados internos. En caso de que algún oficio presente errores se devuelve inmediatamente al Abogado sustanciador para los ajustes correspondientes.
 

Aplica cuando la documentación aportada por el solicitante esté incompleta y cuando es necesario recopilar información para conformar cuaderno administrativo.
 

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Encargado de Control de Trámites de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe el documento firmado junto con el expediente y cuaderno administrativo, lo digitaliza por el programa de correspondencia para su envío al destinatario, en un término máximo de dos (2) días hábiles.
 

Sólo aplica cuando la documentación aportada por el solicitante esté incompleta
 

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Encargado de Control de Trámites de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe en el programa de correspondencia como expediente en trámite en estado observado y entrega el expediente al responsable de trámites observados.
 

Sólo aplica cuando la documentación aportada por el solicitante esté incompleta
 

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Encargado de Control de trámites de GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL - APGDOSGEPT18. Recibe el documento(s) requerido(s) y ubica la hoja de vida y el cuaderno administrativo en los expedientes observados. Anexa los documentos recibidos y actualiza foliación. Registra en el sistema de correspondencia con el nuevo número de radicado y archiva el primer radicado de la solicitud inicial, anotando que se anexo al nuevo radicado. Reasigna el trámite dentro de los dos (2) días siguientes y entrega el expediente y el cuaderno administrativo al Abogado Sustanciador.
 

Sólo aplica cuando la documentación aportada por el solicitante esté incompleta. El funcionario verificará que la documentación cumpla con los requisitos exigidos en el formato: - FORMULARIO ÚNICO SOLICITUD DE PRESTACIONES ECONÓMICAS- MIGPEDPEFO12.
 

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Abogado Sustanciador GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Revisa la documentación aportada y si cumple los requisitos elaborará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, solicitud a la Subdirección Financiera con el fin de que se realice la liquidación correspondiente y a cuantificar el valor de las condenas impuestas. Para tal efecto, diligenciará la ficha técnica establecida con los datos necesarios para realizar la liquidación respectiva. Solicita por medio de memorandos al Grupo Interno de Trabajo de Tesorería el estado de los pagos y al Grupo Interno de Trabajo de Defensa Judicial, el estado del proceso, junto con la liquidación del crédito; si a ello hubiere lugar. Verifica en la página de la rama judicial el estado actual del proceso ordinario y/o del proceso ejecutivo si existiere; procederá a efectuar las verificaciones respectivas en la página de la Registraduría del Estado Civil, para determinar la vigencia del documento de identidad del beneficiario del fallo. Para tales efectos, imprimirá el reporte de las consultas efectuadas y los anexará al cuaderno administrativo objeto de la solicitud.
 

El GIT de Tesorería, cuenta con un plazo de cinco (5) días hábiles de recibida la solicitud, para contestar y enviar lo solicitado. La Subdirección Financiera, contará con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles al recibo de la solicitud, para realizar la liquidación respectiva y/o cuantificar el valor de las condenas impuestas y la enviará al GIT Gestión Prestaciones Económicas. Cuando se trate de liquidaciones dentro de un proceso ejecutivo en curso, el plazo máximo para realizar la liquidación será de dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud realizada a la Subdirección Financiera. El GIT de Defensa Judicial, contará con un término plazo de cinco (5) días hábiles para responder a los memorandos al recibido de la solicitud, en caso de solicitar el estado actual del proceso; para el evento de la solicitud de la liqiuidación del crédito el término está sujeto a que el Juzgado atienda la solicitud de entrega de ésta.
 

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Abogado Sustanciador GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe liquidación de las condenas impuestas, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, envía correo electrónico a la DIAN para efectos de determinar si el beneficiario del fallo es o no deudor moroso del Estado. Cuando la cuantía de la liquidación sea inferior al monto fijado por la Ley 1819 de 2016, dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes, actualizará los documentos de consulta de la Registraduría y el histórico de la rama judicial, proyectará los actos administrativos ordenando el pago de las condenas impuestas y remitirá al Coordinador del GIT Gestión Prestaciones Económicas los mismos, para su revisión y firmas respectivas
 

Esta actividad procederá cuanto la cuantía de la liquidación sea superior al monto fijado por la Ley 1819 de 2016. Nota: Cuando se trate de liquidaciones recibidas relacionadas con procesos ejecutivos, el abogado sustanciador, deberá proyectar inmediatamente los actos administrativos correspondientes y enviarlos a más tardar al día siguiente al Coordinador del GIT Gestión Prestaciones Económicas para su revisión y firma.
 

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Coordinador GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe, Revisa el proyecto de resolución frente a los soportes y normas aplicables. Dispone de tres (3) días hábiles para revisar, verificar, enviar programación de pagos, registrar el control de gasto de CPD. Remite a través de correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, a más tardar el 25 de cada mes o hábil anterior la programación de pagos para el mes siguiente, respecto de las obligaciones de las cuales son responsables. Registra en la base de datos de control de gasto de CPD de Pago de sentencias judiciales verifica que no se encuentre ya registrado, controla el saldo del CDP. Verifica con la información reportada mensualmente por el GIT de Tesorería y el histórico de pagos existentes de años anteriores. Aprueba y firma el Proyecto de Resolución y envía el trámite al encargado de Control de Trámites para sellar, anexar copia de la liquidación y copia del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente.
 

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Encargado de Control de Trámites de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe el expediente y cuaderno administrativo junto con los actos administrativos. Dentro del día hábil siguiente, impondrá los sellos a las copias y registrará en el sistema Correspondencia y reasignará el trámite a la Subdirección de Prestaciones Sociales para la revisión y firma de los actos administrativos junto con el expediente del pensionado y la demás documentación relacionada anteriormente.
 

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Subdirector SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Recibe el expediente, Revisa el Proyecto de Resolución frente a los soportes y normas aplicables, aprueba y firma.
 

El subdirector dispone de tres (3) días hábiles a partir del recibido, para revisar, aprobar y firmar. En evento que haya corrección o falte documentación, devolverá el expediente al Coordinador GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS, a través del Sistema de Correspondencia, el cual tendrá un plazo máximo de tres (3) hábiles contados a partir de la siguiente a la devolución para su corrección, luego devolverá expediente al Subdirector de Prestaciones.
 

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Secretaria de la SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Registra en el módulo de registro de consecutivos del programa de correspondencia; reasigna el trámite a la Secretaria General para la numeración y comunicación. Entrega a la Secretaria General la resolución firmada en 6 ejemplares y copia del CDP. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS: NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA - APGDOSGEPT07 y NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA - APGDOSGEPT08. Entrega el Expediente y Cuaderno administrativo a la Secretaría del GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS. Realiza el seguimiento a través del programa de correspondencia sobre el estado del trámite y hasta la inclusión en nómina, pago de retroactivo y agencias en derecho si hubiere lugar. E informa dentro de los primero 5 días hábiles de cada mes.
 

El encargado de de Notificaciones de SECRETARIA GENERAL, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de surtidas las comunicaciones, deberá suministrar las primeras copias al GIT Gestión Prestaciones Económicas de la Entidad para inclusión en nómina si a ello hubiere lugar y para su trámite correspondiente y remitirá copia simple a la Secretaria del mismo proceso para el archivo en la hoja de vida respectiva. Así mismo, se enviará copia simple, con firma de recibido en la planilla correspondiente al GIT de Defensa Judicial.
 

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Encargado de Base de datos de la Nómina de pensionados GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA. Recibe de la Secretaría General las primeras copias de las resoluciones que ordena cumplir la decisión judicial. PASA AL PROCEDIMIENTO MIGPEGPEPT01 – INCLUSION DE PENSIONADOS EN NOMINA. Una vez efectúe el trámite correspondiente, remite dentro de los tres (3) días siguientes al encargado de liquidar la nómina de pensionados una copia del acto administrativo para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes elabore las planillas integradas de liquidación de aportes PILA y efectúe el cargue de las mismas en el programa correspondiente y sean remitidas al GIT de Contabilidad y GIT de Tesorería a través de correo electrónico. Remite dentro de los tres (3) días siguientes por medio del programa de correspondencia las primeras copias de las resoluciones a la Subdirección Financiera para que se efectúe el pago del retroactivo y de las agencias en derecho dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo. PASA AL PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL - APGRFSFIPT08 y el expediente al Archivo General para su custodia.
 

El GIT de Tesorería, una vez se haga efectivo el pago, deberá enviar el soporte de pago de la sentencia al archivo general para que sea incluido en el expediente laboral correspondiente y al GIT de Defensa Judicial.
 

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Secretaría del GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA. Recibe de la Secretaría General la copia de las resoluciones que ordena cumplir la decisión judicial. Anexa en el Cuaderno Administrativo y remite el cuaderno administrativo y el expediente del pensionado al Archivo General para su custodia.