ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SUSTITUCION PENSIONAL A BENEFICIARIOS

VERSION: 4.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Encargado de recibo de solicitudes / GRUPO INTERNO DE GESTIÓN PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. O APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe de la oficina atención al ciudadano el cuaderno administrativo con los documentos establecidos legalmente para la sustitución pensional del beneficiario, verifica los folios recibidos y firma la planilla de entrega.
 

En el cuaderno administrativo se debe verificar los soportes del trámite sean conforme a los requeridos en el formato de solicitud. El cual esta digitalizado en la página web de la entidad
 

(2)

Encargado de registro y control de trámites /GRUPO INTERNO DE GESTIÓN PRESTACIONES ECONOMICAS

Verifica que la solicitud se encuentre diligenciada en su totalidad y la información debidamente registrada en el programa de correspondencia. Procedimiento PEMYMOPSPT08 “CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME”.
 

(3)

Encargado de registro y control de trámites/ GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Ingresa a la página de intranet, una vez recibida la solicitud y consulta en la base de datos con el número de cédula del pensionado fallecido, los beneficiarios a que tiene derecho el afiliado e imprime el soporte de afiliación del ciudadano. Anexa el soporte de afiliación del ciudadano al cuaderno administrativo y actualiza la foliación.
 

(4)

Encargado de registro y control de trámites/ GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Ingresa al programa de nómina de pensionados e imprime el comprobante de nómina correspondiente al último mes. Anexa el comprobante de nómina al cuaderno administrativo y actualiza foliación. Solicita a través del programa de correspondencia para el respectivo trámite el expediente del pensionado al Archivo General.
 

(5)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe del Archivo General el expediente del pensionado dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de solicitud y verifica la foliación de los documentos.
 

(6)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Efectúa el reparto del expediente al abogado sustanciador en el programa de correspondencia y le entrega el cuaderno administrativo y el expediente del pensionado. Anexa al expediente la hoja de ruta de control de trámites, la firma y coloca fecha de reparto al abogado Sustanciador
 

(7)

Abogado sustanciador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de recibido del trámite. Revisa que la documentación esté completa y que cumpla las condiciones de ley. Si los documentos están incompletos o no cumplen las condiciones de ley, elabora un oficio dirigido al ciudadano para que aporte los documentos faltantes y solicita la firma del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Económicas. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas.
 

El expediente permanecerá observado mientras el ciudadano presente los documentos requeridos y se suspenderán los términos de oportunidad para el trámite.
 

(8)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de recibido. Recibe, verifica y autoriza legalizar el oficio. Entrega al Encargado de Encargado de registro y control de trámites, firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de entrega al encargado de registro y control de trámites En caso de que el oficio presente errores se devuelve al abogado sustanciador para los ajustes correspondientes. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Encargado de registro y control de trámites del GIT de Prestaciones Económicas
 

Sólo aplica cuando la documentación aportada por el solicitante esté incompleta
 

(9)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de recibido. Radica a través del programa de Correspondencia y lo imprime y Toma la firma del Coordinador de Grupo Interno Gestión Prestaciones Económicas. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA. Y/O APGDOSGEPT09 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO.
 

(10)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Reasigna en el programa de correspondencia como expediente en trámite observado y entrega el expediente al responsable de trámites observados.
 

(11)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. O APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe el (los) documento(s) requerido(s) y ubica la hoja de vida y el cuaderno administrativo en los expedientes observados. Anexa los documentos recibidos y actualiza foliación. El trámite en el sistema de correspondencia se realizará con el nuevo radicado y se archivará el inicial con la observación de haberse anexado al último. Reasigna el trámite y entrega el expediente y el cuaderno administrativo al Abogado Sustanciador. firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de reparto al abogado Sustanciador
 

(12)

Abogado Sustanciador / GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de recibido del trámite. Realiza el estudio jurídico, verifica el cumplimiento de los requisitos y documentos requeridos para el derecho reclamado, reasigna el trámite y entrega el expediente y el cuaderno administrativo a la secretaria de Prestaciones Económicas para la elaboración de los avisos de prensa.
 

(13)

Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Elabora el oficio de solicitud para la publicación de aviso de prensa con su sobre respectivo, actualiza la información en la base de datos de Excel “avisos de prensa” y entrega al Coordinador de Prestaciones Económicas para su aprobación. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas
 

(14)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe, Revisa y firma el oficio de solicitud para la publicación de aviso de prensa y entrega al Encargado de avisos de prensa.
 

(15)

Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Ingresa al programa de correspondencia y registra el trámite de envío de la solicitud de aviso de prensa. Coloca sellos y entrega para su envío PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA Y/O LO ENVÍA POR APGDOSGEPT09 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO. Registra en el programa de correspondencia el trámite de expediente observado y entrega Cuaderno administrativo al Abogado Sustanciador. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Abogado Sustanciador del GIT de Prestaciones Económicas
 

El expediente permanecerá observado hasta tanto no se reciba el ejemplar del aviso de prensa.
 

(16)

Abogado Sustanciador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de recibido. Recibe el expediente y el cuaderno administrativo y proyecta el acto administrativo que acepta o niega la sustitución de pensión y lo confronta con los soportes que otorguen el beneficio. Reasigna y firma el proyecto del acto administrativo y entrega al Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Prestaciones Económicas para su aprobación. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas.
 

(17)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO DE GESTION PRESTACIONES ECONOMICA

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. O APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe ejemplar del aviso de prensa, ubica el expediente del pensionado y el cuaderno administrativo, anexa el ejemplar del periódico, y actualiza foliación. Reasigna el trámite al abogado sustanciador. Firma la hoja de ruta de control y coloca fecha de reparto al abogado Sustanciador
 

(18)

Abogado Sustanciador de GRUPO INTERNO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS.

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites, coloca fecha de recibido. Efectúa el estudio jurídico proyecta el acto administrativo, reconociendo o negando la prestación económica imprime el documento, verifica frente a soportes que el texto de la resolución se encuentre correcto, en caso contrario corrige y firma el proyecto de acto administrativo. Reasigna el trámite en el programa de correspondencia y entrega al Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Prestaciones Económicas para su firma y aprobación. Firma la hoja de ruta de control de trámites y coloca fecha de entrega al Coordinador del GIT de Prestaciones Económicas
 

(19)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe y firma la hoja de ruta de control de trámites Revisa el proyecto del acto administrativo con los soportes que justifican el reconocimiento y procede a su firma como señal de aprobación. Y entrega para revisión y firma del Subdirector de Prestaciones Sociales. En caso de que el proyecto presente inconsistencias reasigna el trámite al abogado sustanciador para que efectúen los ajustes correspondientes.
 

(20)

Subdirector de SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Verifica el Proyecto de Resolución frente a los soportes, y normas aplicables y firma en señal de aprobación. Entrega el expediente y el cuaderno administrativo a la secretaria de la Subdirección.
 

El trámite administrativo se surte dentro de los términos de ley.
 

(21)

Secretaria de SUBDIRECCION PRESTACIONES SOCIALES

Reasigna el trámite a la Secretaría General y remite el proyecto de Resolución firmada por el subdirector. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA. Entrega el expediente y el cuaderno administrativo al encargado de registro de trámites de salida.
 

(22)

Encargado de registro y control de trámites / GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Recibe de la Subdirección el expediente y organiza por orden alfabético.
 

(23)

Encargado de Base de datos de la Nomina de pensionados GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

VIENE PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, y APGDOSGEPT08 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA Recibe de la Secretaría General dos copias de la resolución que reconoció el derecho a la sustitución de pensión, con la primera copia se incluye en los soportes de nómina. PASA AL PROCEDIMIENTO MIGPEGPEPT01 - INCLUSION DE PENSIONADOS EN NOMINA. La segunda copia se anexa al cuaderno administrativo y actualiza foliación. Y remite por medio del programa de correspondencia el expediente al Archivo General para su custodia.