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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO INFORMES DE GESTION


VERSION: 2.0

   CÓDIGO: MIGPEGPEPT18   FECHA DE APROBACION: 1 - SEPTIEMBRE - 2010

PAGINA 1 DE 1


 
Tipo de proceso:  MI    MISIONAL
Proceso:  MIGPE    GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS
Procedimiento:  MIGPEGPEPT18    INFORMES DE GESTION
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    COORDINADOR GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS.
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Actividades
No. Cargo Actividad Observaciones

(1)

Secretaria Ejecutiva de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Mensualmente Toma la información sobra los listados de expedientes solicitados al Archivo General, para determinar que se dio inicio a todas las solicitudes presentadas y clasifica por conceptos y determina el número. Elabora el listado
 


 

(2)

Secretaria Ejecutiva de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Mensualmente toma la información sobra los listados de expedientes entregados en reparto a los abogados, para determinar que se dio inicio a todas las solicitudes presentadas y clasifica por conceptos y determina el número. Elabora el listado
 


 

(3)

Secretaria Ejecutiva de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Mensualmente toma la información sobre los listados entregados por los abogados sustanciadores , para determinar que se efectuó el estudio jurídico , elabora listado por concepto y número de expedientes
 


 

(4)

Secretaria Ejecutiva de GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Verifica selectivamente mínimo 10 solicitudes con la información que contiene el programa de correspondencia, para establecer los términos de duración de cada proceso. Elabora Informe
 


 

(5)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Toma periódicamente la información del programa de correspondencia sobre los trámites pendientes en de todos los funcionarios de Prestaciones Económicas, para efectuar el seguimiento de trámites y los términos de oportunidad , para establecer el número de expedientes que se encuentra pendientes y el tiempo que lleva desde su entrega a cada funcionario
 


 

(6)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Trimestralmente toma la información del programa de correspondencia sobre los trámites pendientes en cabeza de los abogados con corte trimestral para elaborar el informe de gestión y establecer el número de expedientes que se encuentra pendientes y el tiempo que lleva desde su entrega
 


 

(7)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Trimestralmente toma la información de los listados de auditoría que arroja el programa de nomina por conceptos, para establecer el número de novedades aplicadas en las nominas mes por mes y los conceptos.
 


 

(8)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Cada trimestre registra en un cuadro en Excel, la información mes por mes de las solicitudes de novedades recibida y aplicada en la nomina de pensionados , y revisa que en los listados de trámites pendientes no se encuentre registros sin aplicar.
 


 

(9)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Cada Trimestre registra en un cuadro en Excel, la información mes por mes de las solicitudes de prestaciones económicas recibidas y tramitadas y revisa el número de solicitudes pendientes que arroja el programa de correspondencia estén dentro de los términos de ley
 


 

(10)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Imprime el cuadro de Excel y verifica con los listados que la información registrada se encuentre correcta, si encuentra errores corrige.
 


 

(11)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Con la información contenida en el cuadro, trimestralmente registra los datos requeridos para reportar el avance plan de acción, los indicadores estratégicos y por proceso y semestralmente para elaborar el informe del desempeño semestral del proceso,
 


 

(12)

Coordinador Grupo Interno GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS

Imprime una copia del informe avance plan de acción y verifica con la información registrada el cuadro en Excel para establecer que los datos se encuentren correctos, si encuentra errores corrige.
 


 

REGISTROS
CódigoRegistroDependencia
NA/121Listados de expedientes registrados en el programa de correspondenciaCOORDINACION PRESTACIONES ECONOMICAS
NA/33Listado de Retiros del Programa de Nómina GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE PRESTACIONES ECONOMICAS / SUBDIRECCION DE PRESTACIONES SOCIALES.

 
PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividadDescripcion del riesgoMétodo de controlFrecuenciaResponsable
MIGPEGPEPT1810Que los datos registrados en el no cumplan con los requisitos de SIG o que no concuerden con los datos reales.Cotejar los datos registrados en los informes con los soportes físicos de los mismos y en caso de encontrar error corregir de inmediatoMensualCOORDINACION PRESTACIONES ECONOMICAS
MIGPEGPEPT1812Que los datos registrados en el no cumplan con los requisitos de SIG o que no concuerden con los datos reales.Cotejar los datos registrados en los informes con los soportes físicos de los mismos y en caso de encontrar error corregir de inmediatoMensualCOORDINACION PRESTACIONES ECONOMICAS

 
CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha y acto administrativo de aprobaciónCambioSolicitante
1.0Resoluciòn 2483 - 20/08/2004 Documento NuevoLuz Marina Parada B
2.0Resoluciòn 1965 - 01/09/2010 Cambio de formato para adecuarlo a los requerimientos del nuevo sistema de procesos y procedimientos. Cambio de cargos en cumplimiento a los nuevos cargos administrativos. Lua Marina parada ballen

 
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Luz Marina Parada B.Cargo: COORDINADOR GRUPO INTERNO GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS.Fecha: 10/12/2009Firma:
Revisión metodológica: Luis Enrrique Vanegas TorresCargo: SUBDIRECTOR PRESTACIONES SOCIALESFecha: 10/12/2009Firma:
Revisión técnica: Carmen Emira Guzmán GuzmánCargo: JEFE DE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMASFecha: 27/08/2010Firma:
Aprobó: Ernesto Carvajal Moreno.Cargo: SECRETARIO GENERALFecha: 31/08/2010Firma: