ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS A TRAVÉS DEL CONMUTADOR Y CELULAR

VERSION: 2.0

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(1)

Funcionario encargado de las llamadas a celular y/o larga distancia Nacional de los procesos del FPS.

Recibe llamada del usuario interno (funcionarios FPS FNC) y externo para atender asuntos oficiales de la Entidad.
 

(2)

Funcionario encargado conmutador del Grupo Interno de Trabajo Atención al Cuidadano y Gestión Documental

Establece comunicación telefónica con la parte interesada; según requerimiento del funcionario del FPS FNC. Si es una llamada del usuario externo orienta al usuario al proceso correspondiente para resolver asuntos oficiales.
 

(3)

Funcionario encargado de las llamadas a celular y/o larga distancia Nacional de los procesos del FPS.

Establece comunicación por vía celular con la parte interesada; según requerimiento del funcionario del FPS FNC.
 

(4)

Funcionario encargado conmutador, celular y/o larga distancia Nacional de los procesos del FPS.

Direcciona la llamada al funcionario que solicita la comunicación, revisando el listado de las extensiones y teléfonos.
 

(5)

Funcionario encargado conmutador, celular y/o larga distancia Nacional de los procesos del FPS.

Registra las llamadas emitidas en el formato MIAAUGUDFO41 CONTROL REGISTRO DE LLAMADAS TELEFONICAS”.
 

(6)

Funcionario encargado conmutador, celular y/o larga distancia Nacional de los procesos del FPS.

Elabora mensualmente memorando dirigido al Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos adjuntando MIAAUGUDFO41 CONTROL REGISTRO DE LLAMADAS TELEFONICAS” para que se realizase un control de las llamadas de la entidad. Para el caso de los funcionarios encargados de las llamadas a celular y/o larga distancia nacional envía mensualmente, vía correo electrónico el formato MIAAUGUDFO41 CONTROL REGISTRO DE LLAMADAS TELEFONICAS”.
 

(7)

Secretaria General

Recibe, revisa y firma memorando dirigido al Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos con el formato adjunto.
 

(8)

Funcionario encargado de consolidar la información para elaborar el informe de austeridad en el gasto del Grupo interno de Trabajo Gestión de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe memorando y correos electrónicos junto con el formato, MIAAUGUDFO41 CONTROL REGISTRO DE LLAMADAS TELEFONICAS” y utiliza esta información para generar el informe mensual de Austeridad en el Gasto “Servicios Públicos” el cual es enviado al Grupo de Trabajo Control Interno.
 

(9)

Funcionario encargado de consolidar la informac|n para elaborar el informe de austeridad en el gasto del Grupo interno de Trabajo Gestión de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Envía mensualmente al Grupo de Trabajo Control Interno, informe consolidado de llamadas telefónicas dentro de los 20 días calendario. PASA AL PROCEDIMIENTO PESEIGCIPT05 INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO.
 

(10)

Encargado del archivo de Gestión del Grupo Interno de Trabajo Atención al Cuidadano y Gestión Documental

Archiva copia del memorando enviado según tabla de retención documental.