ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APLICACIÓN DE ENCUESTAS MEDICIÓN DE LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

VERSION: 4.0

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(1)

Funcionario encargado dela consolidación del informe de percepción quejas y reclamos del Grupo Interno de Trabajo de Atención Al Ciudadano Y Gestión Documental

Elabora la ficha técnica de la encuesta definiendo los siguientes parámetros: solicitada por, realizada por, universo (Población que ha solicitado trámites y se han concluido en los últimos tres meses), unidad de muestreo (personas), fecha, técnica de recolección de datos (entrevista presencial), tamaño de la muestra, objetivo de la encuesta, Nº de preguntas formuladas y tipo de preguntas aplicadas.
 

(2)

Funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno De Trabajo de Atención Al Ciudadano y Gestión Documental

Entrega los formatos de la ENCUESTA DE MEDICIÓN DE SATISFACCION DEL CIUDADANO código MIAACGCDFO14 a cada uno de los funcionarios encargados del punto de atención del Grupo Interno de Trabajo de Atención Al ciudadano y Gestión Documental y a los puntos de atención administrativa fuera de Bogotá.
 

Para los puntos de atención administrativa fuera de Bogotá se enviara el formato ENCUESTA DE MEDICIÓN DE SATISFACCION DEL CIUDADANO código MIAACGCDFO14, a través de correo electrónico.
 

(3)

Funcionarios Encargados del punto de atención del Grupo Interno De Trabajo de Atención Al Ciudadano y Gestión Documental y los Puntos de Atención Administrativa fuera de Bogotá.

Recibe y aplica la ENCUESTA DE MEDICIÓN DE SATISFACCION DEL CIUDADANO código MIAACGCDFO14, diariamente a los pensionados que se acercan a adelantar o solicitar un trámite, si el ciudadano así lo dispone, se coloca al lado donde el funcionario firma no se aplicó la encuesta.
 

En el caso que el usuario no acceda al diligenciamiento de la ENCUESTA DE MEDICIÓN DE SATISFACCION DEL CIUDADANO código MIAACGCDFO14, se coloca al lado donde el funcionario firma que no se aplicó la encuesta
 

(4)

Funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno de Trabajo de Atención al ciudadano y Gestión Documental

Envía correo electrónico semanalmente y el último día de cada mes a cada una de las divisiones recordando él envió del encuesta de satisfacción al Ciudadano
 

(5)

Funcionarios Encargados los Puntos de Atención Administrativa fuera de Bogotá.

Envía por correo electrónicos semanalmente las encuesta escaneadas que fueran aplicadas.
 

En el casos de las funcionarios de Grupo Interno de Trabajo de Atención Al Ciudadano y Gestión Documental se entregan funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental diariamente.
 

(6)

Funcionario Encargado del punto de atención del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y los puntos de atención administrativa fuera de Bogotá.

Envía los cinco (5) primeros días hábiles siguientes del mes vencido, al encargado de la consolidación de las mismas con el fin de generar las estadísticas como insumo del informe de percepción quejas y reclamos. Pasa al procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA APGDOSGEPT04.
 

(7)

Funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno de Trabajo de Atención al ciudadano y Gestión Documental

Viene del procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18 para el caso de los puntos de atención administrativa fuera de Bogotá. Recibe las encuestas después de haber pasado los cinco (5) primeros días hábiles del mes vencido, procede a comparar lo enviado físicamente con recibido digitalmente por correo electrónico y generar los datos estadísticos y tablas comparativas.
 

(8)

Funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno de Trabajo de Atención al ciudadano y Gestión Documental

Envía correo electrónico mensualmente a la Secretaria / Coordinador del Grupo interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental recordando él envió de las acciones de mejora a tomar en los casos que se requieran.
 

(9)

Secretaria General y/o Coordinador del Grupo interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Analiza los datos estadísticos de las encuestas de satisfacción al usuario mensualmente e informa al funcionario encargado de la consolidación de las encuestas mediante correo electrónico las acciones de mejora a tomar en los casos que se requieran.
 

(10)

Secretaria / Coordinador del Grupo interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Archiva las encuestas diligenciadas en la carpeta correspondiente de acuerdo a las TRD.
 

(11)

Funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno de Trabajo de Atención al ciudadano y Gestión Documental

Consolida la información y procede a generar INFORME DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN AL CIUDADANO
 

(12)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Atención Al Ciudadano y Gestión Documental.

Revisa, aprueba, imprime, Firma el definitivo y envía en físico al Director General con copia a la Secretaria General el INFORME DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN AL CIUDADANO a más tardar los primeros (15) días hábiles del mes siguiente al trimestre vencido.
 

(13)

Funcionario encargado de la consolidación de las encuestas del Grupo Interno de Trabajo de Atención al ciudadano y Gestión Documental

Solicita mediante correo a la oficina de planeación y sistemas la publicación del INFORME DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN AL CIUDADANO en página web de entidad