ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO FORMULACION Y PRESENTACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CGR

VERSION: 1.0

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(1)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO Recibe anualmente el informe preliminar del resultado de la Auditoria Gubernamental con Enfoque integral por parte de la contraloría General de la República y lo entrega al Director General
 

(2)

Director General de DIRECCION GENERAL

Evalúa el informe preliminar de Auditoria Gubernamental y solicita a la secretaria de Dirección la entrega de copias del documento a los responsables de proceso para su revisión y presentación de las objeciones a los hallazgos que no concuerden con la información real.
 

(3)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

Elabora circular de notificación y envío del Informe preliminar de Auditoría Gubernamental.
 

(4)

Director de DIRECCION GENERAL

Revisa y firma circular de envío del Informe preliminar de Auditoría Gubernamental.
 

(5)

Secretaria de Dirección General de DIRECCIÓN GENERAL

Entrega en cada una de las dependencias el Informe preliminar de Auditoría Gubernamental de la CGR y archiva copia de la circular con firmas de recibido, en la carpeta correspondiente.
 

(6)

Secretario General, Jefes Oficina, Subdirectores, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo.

Como responsable del proceso, revisa el informe preliminar de la CGR y determina si existen hallazgos relacionados con la gestión de su proceso. En caso de existir diferencias de criterio sobre algunos de los hallazgos identificados por la CGR, proyecta memorando de justificaciones y lo envía a la Oficina de Planeación y Sistemas, en medio físico y magnético.
 

Los memorando de justificaciones se deben enviar dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo del informe preliminar de la CGR
 

(7)

Jefe Oficina de Planeación y sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Consolida los memorandos de justificaciones de los procesos que no estén de acuerdo con los hallazgos identificados por la CGR. En caso de que no se reciban memorandos de justificaciones envía mensaje de correo electrónico recordando los compromisos y responsabilidades con la presentación del Plan de mejoramiento.
 

(8)

Jefe Oficina de Planeación y sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Elabora el informe de justificación al informe preliminar de auditoría Gubernamental de la CGR. Entregan al Director General en medio físico, para su revisión y aprobación.
 

Esta actividad debe realizarse con la asesoría del Coordinador del Grupo de Trabajo de Control Interno
 

(9)

Director de DIRECCION GENERAL

Revisa y firma el Informe consolidado de justificaciones al Informe preliminar de la CGR y entrega a la Oficina de Planeación y Sistemas para su envío a la Contraloría General de la República. En caso de presentarse observaciones o inconsistencias en el informe, devuelve a la Oficina de Planeación y Sistemas, para los ajustes pertinentes.
 

(10)

Secretaria de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Envía a la CGR el Informe consolidado de justificaciones al Informe preliminar de la CGR en medio físico y magnético, PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA A LA MANO.
 

El informe de justificaciones debe ser enviado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del informe preliminar enviado por la Contraloría General de la República.
 

(11)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe de la Contraloría General de la República el Informe definitivo del resultado de la Auditoría Gubernamental de acuerdo al Plan General de Auditoría del respectivo año y entrega al Director General.
 

(12)

Director de DIRECCION GENERAL

Revisa el Informe Definitivo de Auditoría y solicita a la Oficina de Planeación y Sistemas adelantar la gestión pertinente para la formulación del Plan de Mejoramiento.
 

(13)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

Entrega el Informe Definitivo de Auditoría a la Oficina de Planeación y Sistemas.
 

(14)

Jefe Oficina de Planeación y Sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Proyecta Circular dirigida a los Responsables de los procesos, solicitando el diligenciamiento del Plan de Mejoramiento de la entidad respecto a los hallazgos identificados en el Informe definitivo del resultado de la Auditoria Gubernamental, en cumplimiento del Plan General de Auditoría del respectivo año, anexando fotocopia de éste
 

Esta actividad debe realizarse con la asesoría del Coordinador del Grupo de Trabajo de Control
 

(15)

Director de DIRECCION GENERAL

Revisa y firma la circular de solicitud de formulación del plan de mejoramiento, dirigido a los Responsables de los Procesos.
 

(16)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

Entrega en cada una de las dependencias la circular (O/C 15) solicitando la elaboración del Plan de Mejoramiento de la entidad, dirigido a los Responsables de los procesos, adjuntando fotocopia del informe definitivo del resultado de la Auditoria Gubernamental en cumplimiento del Plan General de Auditoría del respectivo año y archiva copia con firma de recibido, en la carpeta correspondiente.
 

(17)

Secretario General, Jefes Oficina, Subdirectores, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo

Como responsable del proceso, revisa el informe definitivo de la Auditoria Gubernamental de la CGR y procede a la formulación de acciones correctivas frente a los hallazgos identificados al proceso PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE MEJORAMIENTO
 

(18)

Encargado Administración acciones correctivas de OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

Ingresa al archivo “Administración de acciones correctivas” de la página de intranet de la entidad y consolida los hallazgos que tienen como origen la CGR en el formato No.1 “Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República.”
 

(19)

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Solicita a la Coordinador del grupo de Trabajo de Control Interno, la convocatoria del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Calidad para la aprobación del “Plan de Mejoramiento de la CGR”. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD
 

(20)

Secretaria de Oficina de Planeación y Sistemas de OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD Recibe el Plan de mejoramiento aprobado y elabora el oficio dirigido a la Contraloría General de la República remitiendo el Plan de Mejoramiento formulado por la Entidad como resultado de la evaluación de Auditoría Gubernamental para ese año y adjunta el Plan de Mejoramiento definitivo en medio magnético e impreso.
 

(21)

Jefe Oficina de Planeación y sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Revisa y da visto bueno al Oficio remisorio del Plan de Mejoramiento de la CGR y se reúne con el Director General para efectuar un análisis final de la información que se va a remitir.
 

La entidad tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles para la presentación del plan de mejoramiento a partir de la recepción del informe definitivo de auditoría.
 

(22)

Director de DIRECCION GENERAL

Revisa y firma el Plan de Mejoramiento formulado (Formato No. 1) y el oficio remisorio.
 

(23)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

Envía en medio magnético e impreso el Plan de Mejoramiento formulado por la Entidad como resultado de la evaluación de Auditoría Gubernamental, dirigido a la Contraloría General de la República. PASA AL PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA A LA MANO.
 

(24)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

Recibe copia del oficio y del Plan de mejoramiento con número de radicación en la Contraloría General de la República y archiva en la carpeta correspondiente.
 

(25)

Secretaria de Dirección General de DIRECCION GENERAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe oficio de la Contraloría General de la República con el pronunciamiento de coherencia e integridad del plan de mejoramiento respectivo y lo entrega al Director General.
 

La CGR deberá pronunciarse durante los veinticinco (25) días hábiles siguientes la fecha de recibo del respectivo plan. Pasados los veinticinco (25) días hábiles sin que la CGR se pronuncie, se entiende que el Plan de Mejoramiento cumple con los requerimientos de coherencia integridad de la información. Si el pronunciamiento de la CGR respecto del plan de mejoramiento presentado por el FPS es con Observaciones, la Entidad cuenta con diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción del pronunciamiento para elaborar y presentar nuevamente el PM.
 

(26)

Director General DE DIRRECCIÓN GENERAL

Revisa la información contenida en el oficio de la CGR y entrega al Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas para conocimiento y divulgación a todos los Responsables de los Procesos.
 

(27)

Jefe Oficina de Planeación y sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Socializa mediante mensaje de correo electrónico el oficio de pronunciamiento de coherencia e integridad del Plan de Mejoramiento y a su vez solicita el cumplimiento a las acciones del Plan de Mejoramiento.
 

(28)

Jefe Planeación y Sistemas de PLANEACIÓN Y SISTEMA

Envía el Plan de Mejoramiento de la Contraloría al Administrador de la página WEB, para su publicación y divulgación. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS.