ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

VERSION: 6.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Secretario General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Revisa, durante los siguientes diez días hábiles al vencimiento del semestre, los documentos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD) correspondiente a su proceso e Identifica si hay necesidad o no de elaborar, modificar o eliminar un documento. Informa a través de correo electrónico al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistema si hay lugar a estos cambios o no. La elaboración, modificación o eliminación de un documento, si hay lugar a ello, se realizarán en un término menor de sesenta días.
 

La actualización de los documentos a responsabilidad de un proceso puede resultar de la revisión semestral, de los diferentes tipos de auditorías, por cambio de normatividad o emisión de la misma, por necesidad del proceso, por cambio de tecnologías y por decisiones administrativas, las cuales deben realizarse lo más pronto a la identificación del cambio.
 

(2)

Secretario General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Elabora la propuesta de elaboración, modificación o eliminación del documento con la colaboración de los funcionarios de su proceso en el formato ESDESOPSFO18 “Formato de Solicitud de Elaboración o Modificación de Procedimientos”. En caso de ser necesario solicita acompañamiento a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

Para presentar la propuesta el proceso debe consultar el Instructivo para la Modificación del Manual de Procesos y Procedimientos del SIP ESDESOPSIT01. Para la elaboración, codificación y control de documentos se deben seguir los lineamientos descritos en el documento ESDESOPSGS01 “Guía para la Elaboración, Codificación y Control de Documentos del SIG (MECI-CALIDAD).
 

(3)

Secretario General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Diligencia el formato ESDESOPSFO17 “Solicitud De Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos del SIG” y solicita la firma de trazabilidad en caso de que incluya o modifique actividades a responsabilidad de otro proceso. Cuando la trazabilidad sea con todos los procesos, esta se comunicará a través de correo electrónico y se otorgarán 3 días para las observaciones que haya lugar, transcurrido este tiempo los procesos que no hayan efectuado observaciones se entenderá aceptada la trazabilidad.
 

La solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos debe ser firmada por el responsable del proceso y documento, firma de trazabilidad si hay lugar a ello y nombre de quien elaboro el documento.
 

(4)

Secretario General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Radica en medio físico la solicitud en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su estudio y aprobación y envía a través de correo electrónico a la secretaria de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas el documento (guía, instructivo, manual, formato etc) al igual que la solicitud.
 

(5)

Secretaria de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe la documentación verificando que vengan en los formatos establecidos, que vengan firmados por los responsables y Remite al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para su respectivo análisis y reparto.
 

Si se encuentra alguna inconsistencia se dejara su respectiva observación en el documento.
 

(6)

Jefe / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe, analiza y distribuye los documentos entre los encargados de la revisión técnica dentro de los 5 días hábiles luego de la radicación de los documentos.
 

En el caso que la solicitud venga con firma de trazabilidad, se debe informar al funcionario asignado para su revisión, para que tenga en cuenta los demás documentos que se están afectando por la respectiva, elaboración, modificación o eliminación.
 

(7)

Encargados de la revisión técnica de la documentación del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Revisa técnicamente dentro de los veinte días hábiles a la propuesta de elaboración, modificación o eliminación del documento teniendo en cuenta criterios como: 1) los requerimientos para el SIG, 2) La necesidad para la entidad, 3) la Generación de valor agregado para el proceso, 4) Interrelación de procedimientos con el procesos Gestión Tic´s en caso de eliminación. 5) Recomendación de las auditorías. En caso de surgir ajustes al documento informa mediante mensaje de correo electrónico al solicitante para que los realice, devolviendo los documentos al proceso. Cada proceso tiene cinco días hábiles para realizar los ajustes pertinentes. Cuando dichos ajustes se realicen a más de cinco documentos se tendrá 7 días para ajustarlos Si transcurridos estos días el proceso no envía las correcciones la fecha inicial de la solicitud no se mantendrá y se iniciará con nueva fecha de recibido. En caso de identificar que el documento altera otros documentos del SIG y que no cuenta con la firma de la trazabilidad por parte de los procesos involucrados, el documento será devuelto hasta que este cumpla con este requisito. En caso que los procesos no logren conciliar la firma de la trazabilidad y actualización de los documentos afectados, el tema debe ser presentado al COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINADINACIÓN DE CONTROL INTERNO, por parte del proceso responsable de la actualización.
 

Esta revisión se podrá realizar en conjunto con el funcionario que presenta la propuesta si lo requiere. Si el volumen de los procedimientos enviados por un proceso pasa de cinco, se tomarán más días para su revisión. Los procedimientos para revisión técnica que se radiquen ocho días antes del vencimiento del trimestre no serán distribuidos entre los Encargados de la revisión técnica por cuanto no alcanzara el tiempo para su respectiva revisión y aprobación en el comité.
 

(8)

Encargados de la revisión técnica de la documentación del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Solicita mediante correo electrónico a los responsables de proceso que firmaron documentos de trazabilidad y que desactualizan documentos del SIG bajo su responsabilidad, que estos deben ser incluidos dentro del cronograma o plan de actualización de documentos para el semestre correspondiente y controlados a través del Plan de Acción del proceso.
 

En caso que en el momento de identificar la necesidad de la actualización del documento haya transcurrido el 40% del semestre esta actividad puede ser programada para el semestre siguiente.
 

(9)

Encargados de la revisión técnica de la documentación del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Informa mediante correo electrónico al responsable del proceso y al respectivo coordinador o jefe de Oficina que la propuesta de elaboración, modificación o eliminación del documento fue validada técnicamente para su trámite de transversalidad. En el caso de los documentos que fueron devueltos para ajustes envía mediante correo electrónico al responsable del proceso y al respectivo coordinador o jefe de Oficina recordando que tiene cinco días para su corrección.
 

Los documentos generados y aprobados en Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y Alta Dirección no serán enviados a transversalidad.
 

(10)

Secretario General, Subdirectores, jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Envía a Transversalidad propuesta del documento mediante mensaje de correo electrónico interno a todos los funcionarios y/o contratistas que ejecutan funciones públicas, para las observaciones a que haya lugar. Una vez enviada la propuesta del documento a los procesos, se tendrán en cuenta cinco (5) días hábiles para recibir los comentarios a que haya lugar. Agotado este tiempo se da por validado el documento.
 

(11)

Secretario General, Subdirectores, jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Recibe los comentarios al documento socializado y estudia su viabilidad de incorporar las observaciones; en caso de estar en desacuerdo con la observación realizada por el usuario, enviará la observación con la justificación a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas informando la novedad, con copia al usuario que presento las observaciones. Si no se reciben comentarios, informa mediante mensaje de correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que no se recibieron comentarios al documento.
 

En el caso de que no se llegue a un consenso se llevará el documento (procedimientos, instructivos, guías, etc) al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para su evaluación.
 

(12)

Encargados de la revisión técnica de la documentación del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Da visto bueno al documento revisado, informando a través de correo electrónico al funcionario responsable del procedimiento y al líder del proceso, para su impresión definitiva y presentación al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
 

(13)

Secretario General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Solicita a través de correo electrónico verificación y/o asignación del código de los documentos, según sea el caso, al encargado de la administración del listado maestro de documentos, quien a su vez informará a través de correo electrónico la verificación o asignación del código de los documentos
 

Sólo aplica para documentos nuevos o aquellos que cambian de proceso.
 

(14)

Secretario General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo

Radica ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas los documentos (física y magnética) para aprobación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, adjuntando el correo de transversalidad enviado por el proceso y los comentarios si hubo lugar a ellos. En el caso que un documento lleve más de dos meses en ajustes o por cambio de responsable de la solicitud, debe tramitarse con fecha actual.
 

El Formato definitivo de solicitud, debe estar firmado en trazabilidad por parte de los responsables de los procesos con los que tiene interrelación (si aplica )
 

(15)

Jefe / Oficina Asesora de Planeación y sistemas / Encargado de la revisión técnica.

Firma la “SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG” formato ESDESOPSFO17, para ser aprobado por el comité, con el fin de garantizar que el documento presentado surtió todo el proceso de revisión técnica. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD ESDESDIGPT05
 

(16)

Secretaria de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

VIENE DEL ROCEDIMIENTO COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD ESDESDIGPT05. Informa a través de correo electrónico al Revisor Técnico y al responsable del documento, que los documentos presentados al comité deben ser ajustados por solicitud del comité. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD ESDESDIGPT05. Pasa a la Actividad 7 de Este procedimiento.
 

Esta actividad se ejecuta en caso de que el comité realice observaciones al documento.
 

(17)

Encargado del listado maestro de la documentación del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe del Secretaria de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas por correo electrónico, copia de la resolución de adopción de la documentación aprobados por el comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, y actualiza en el formato ESDESOPSFO04 “Listado maestro de documentos Internos”, según sea el caso.
 

(18)

Encargado del listado maestro de la documentación del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Archiva en el repositorio virtual de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad, los documentos virtuales eliminados y versiones de documentos que quedaron obsoletas con las actualizaciones efectuadas.
 

(19)

Jefe – Secretaria / Oficina Asesora de Planeación y sistemas

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD ESDESDIGPT05. Recibe acto administrativo junto con los documentos soportes y tramita la publicación de los documentos aprobados en el medio dispuesto para tal fin transcurridos cinco días a la expedición del acto administrativo, PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01
 

Con el ánimo de garantizar la disponibilidad de las versiones vigentes de los documentos del SIG, los funcionarios tendrán acceso a ellos a través de la página de intranet, en los enlaces: Comprometidos Con La Calidad Y Sistema Integrado De Procesos, Procedimientos (SIP) y Mapa de Procesos. Las versiones publicadas en la página de intranet son las únicas que se consideran vigentes para el sistema, las demás se constituyen en copias no controladas.
 

(20)

Secretaria / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Actualiza la versión física del documento en el archivo teniendo en cuenta la tabla de retención documental, coloca el sello “OBSOLETO” en cada hoja del documento que pierde vigencia y archiva en la carpeta documentos obsoletos.
 

Todos los documentos del SIG conservarán un ejemplar físico original.