ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA DEL FPS

VERSION: 4.0

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ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA / OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS.

Envía correo electrónico a todos los responsables de los procesos, recordando realizar la actualización pertinente del formato Matriz de Información Primaria y Secundaria ESDESOPSF011 a más tardar el último día hábil del mes de enero de cada año, para establecer los flujos de información de cada proceso.
 

(2)

SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA ASESORAS Y COORDINADORES DE GRUPO INTERNOS DE TRABAJO.

Solicitan mediante correo electrónico dirigido al ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA, la actualización o confirmación de los datos e informes de la Matriz de Información Primaria y Secundaria con sus respectiva justificación a más tardar el quinto (5) día hábil del mes de febrero de cada año.
 

La actualización se solicitará cada año o cuando se requiera efectuar cambios de la información contenida en dicha Matriz y deberá justificar la solicitud. Los soportes deberán ser documentos que evidencien la eliminación de algún informe o por el contrario la exigencia e inclusión de uno en la matriz (memorandos, resoluciones, artículos, leyes).
 

(3)

ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA / OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS.

Aplica los cambios en la Matriz de Información Primaria y Secundaria según solicitudes presentadas por los responsables de los diferentes procesos a más tardar el quinto (5) día hábil luego de recibir las solicitudes de cambios.
 

(4)

ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA / OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS.

Envía mediante correo electrónico al responsable de cada proceso el consolidado del formato matriz de información primaria y secundaria ESDESOPSFO11, para su verificación y aprobación de los cambios solicitados, al día siguiente de la consolidación.
 

(5)

ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA / OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS.

Confirma la información registrada en el formato matriz primaria y secundaria ESDESOPSFO11 correspondiente al proceso a su cargo durante los dos días siguiente al recibir la matriz actualización.
 

Si hay lugar a modificaciones estas deben ser solicitadas inmediatamente mediante correo electrónico.
 

(6)

ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA / OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS.

Solicita a través de correo electrónico a mas tardar al día hábil siguiente a la consolidación definitiva la publicación de la Matriz de Información Primaria y Secundaria actualizada, PASA AL PROCEDIMIENTO: APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)
 

(7)

ENCARGADO DE LA ADMINISTRACION DE LA MATRIZ PRIMARIA Y SECUNDARIA / OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS.

Informa a través de correo electrónico al JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES, la actualización y publicación de la matriz primaria y Secundaria. PASA AL PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PESEIGCIPT03.