ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS

VERSION: 3.0

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Director General

Designa mediante Instrumento No1. al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas como el líder y coordinador para el alistamiento, diseño, preparación, ejecución, seguimiento y monitoreo de la estrategia de rendición de cuentas. (Etapa de aprestamiento)
 

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Secretario general, subdirectores, jefes de oficina, coordinadores de grupos internos de trabajo, Encargado la construcción de la Estrategia de Rendición de Cuentas del FPS / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Designan a través de Acta -Instrumento No 2 al equipo líder de rendición de cuentas con el fin de construir la Estrategia de Rendición de Cuentas para la vigencia siguiente. (Etapa de aprestamiento)
 

Este equipo líder de Rendición de Cuentas se podría conformar con integrantes del Grupo Interdisciplinario Grupo Interdisciplinario de Apoyo para la Implementación del —MIPG- y mejoramiento del sistema de Control Interno
 

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Jefe de la Oficina Asesora de Planeación / Encargado la construcción de la Estrategia de Rendición de Cuentas del FPS / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Convoca a través de correo electrónico al Equipo líder de Rendición de Cuentas - al inicio del segundo semestre de cada año, con el fin de liderar las acciones necesarias que se deben adelantar para elaborar la estrategia de rendición de cuentas. (Etapa de aprestamiento)
 

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Jefe de la Oficina Asesora de Planeación / Profesional

Solicita por medio de correo electrónico ante el Departamento Administrativo de la Función Pública jornada de sensibilización y/o capacitación para Grupo Interdisciplinario Grupo Interdisciplinario de Apoyo para la Implementación del —MIPG- y mejoramiento del sistema de Control Interno – Equipo líder de Rendición de Cuentas - con el fin de obtener su compromiso frente a la responsabilidad de llegar a un ejercicio integral y permanente en materia de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Etapa de aprestamiento)
 

Esta actividad seria permanente
 

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Equipo líder de Rendición de Cuentas -

Definen la estrategia anual de rendición de cuentas la cual debe contener como mínimo: Objetivo General, Estrategia de Comunicaciones, Espacios de Dialogo, Canales de información para la divulgación de rendición de cuentas Estrategia, Preparación de la información para la rendición de cuentas. Plan de Trabajo para la rendición de cuenta detallando actividades enfocadas a los componentes de: información, dialogo y responsabilidad, las cuales deben estar alineadas al componente de rendición de cuentas del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y a la Política de Mecanismos de Participación. Entrega a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su aprobación. Pasa al procedimiento ESDESOPSPT10 - COMITÉ DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. (Etapa de aprestamiento).
 

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Encargado del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Viene del procedimiento: ESDESOPSPT10 - COMITÉ DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. Recibe estrategia de Rendición de Cuentas aprobada por el Comité junto con el Plan de Acción a desarrollar, y lo incorpora en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Pasa al procedimiento ESDESOPSPT14 - FORMULACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ANTICORRPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. (Etapa de aprestamiento)
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas)Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Realiza con un mes de antelación al evento de rendición de cuentas cronograma de trabajo en donde se definen los objetivos de la rendición de cuentas, las actividades que se van a desarrollar y los recursos disponibles y requeridos para el evento. Al igual que se definen el lugar y la hora donde se realizará la rendición de cuentas interna y pública. (Etapa de preparación)
 

En el caso del Evento de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la ciudadanía informa por escrito a la Superintendencia Nacional de Salud la fecha y lugar de realización de la misma con un mes de antelación al evento.
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Proyecta con 20 días al evento el oficio de invitación, especificando el objetivo del evento público de rendición de cuentas, día, fecha y hora y envía a través de correo electrónico de la Comunicadora de la Entidad, con el fin de diseñar una pieza comunicativa en donde se informe a los grupos de interés identificados, según la disponibilidad presupuestal, tales como: página web, prensa de amplia circulación, boletines, radio, televisión, carteleras, perifoneo, volantes, pbx, etc. (Etapa de preparación)
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Envía oficio de invitación a los diferentes grupos de interés identificados, por correo certificado, puerta a puerta y por correo electrónico, entre otros con 17 días de antelación al evento. En el caso de ser publicada la Invitación en la página web, se enviará al correo angelaal@fondo y/o publicaciones@fondo con 17 días de antelación al evento. (Etapa de preparación)
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo,

Diseña un informe o resumen ejecutivo sobre el informe de gestión, el cual se solicitará su publicación en la página web de la entidad con 1 MES mínimo de antelación al evento. Este informe debe tener la siguiente estructura: Introducción, descripción de contexto, presentar los avances y resultados de la gestión, se debe presentar el aporte de la entidad a la construcción de paz, detalle que explique la forma como la entidad cumplió con los objetivos propuestos, y conclusiones. cuáles son las líneas del Plan Nacional de Desarrollo; y la gestión en general de la entidad en cuanto a PQRSD. (Etapa de preparación)
 

Los informes de rendición de cuentas deben ser estructurados con un lenguaje claro, acorde a las características de los grupos de valor y de interés a los que va dirigida la información
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Incentiva a los diferentes grupos de interés identificados y a la ciudadanía en general por medio de la página web, (formulario diseñado para tal fin y un correo audienciapublica@fps.gov.co) para que inscriban sus propuestas o solicitud de intervención, las cuales se pueden realizar en el formato ESDESOPSFO05. Clasifica y distribuye entre las diferentes dependencias y/p Grupos Internos de Trabajo de la Institución, las propuestas de intervención recibidas, para que se preparen las respuestas correspondientes. (Etapa de preparación)
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Registra en el formato ESDESOPSFO06 los datos de los asistentes de la rendición de cuentas diligenciando cada uno de los ítems estipulados. (Etapa de ejecución)
 

Esta actividad se efectúa el día de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Entrega a los asistentes formato ESDESOPSFO07 inscripción de preguntas rendición de cuentas para que plasmen sus preguntas a la entidad. Luego se recoge y entregarlo al maestro de ceremonias, para que coordine las intervenciones y sean respondidas en su totalidad por los responsables de los procesos. En el Caso de que se llegue acabar el tiempo estipulado para la rendición de cuentas y no fueron contestadas en su totalidad, estas se colgaran en la página web de la entidad. (Etapa de ejecución)
 

Es importante definir las reglas de la audiencia para poder manejar los tiempos y cumplir con el orden del día estipulado.
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Entrega a cada uno de los participantes Encuesta de Evaluación Rendición de Cuentas ESDESOPSFO08 antes de finalizar la rendición de cuentas, con el fin de tabularla y realizar mejoras en el próximo evento de dialogo. (Etapa de ejecución)
 

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Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de Oficina de Control Interno.

Elabora informe en donde se consignará el análisis, conclusiones y evaluación del proceso de rendición de cuentas. Y solicita al procedo Gestión Tic´s su publicación a través de correo electrónico en la página web de la entidad. (Etapa de Seguimiento)
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo.

Define e implementa acciones de mejora que resulten de la rendición de cuentas, en pro del mejoramiento institucional. (Etapa de Seguimiento)
 

En el caso del Evento de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la ciudadanía reporta a la Superintendencia Nacional de Salud los resultados de la Audiencia Pública. Transcurridos 30 días de la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía.
 

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Encargado de los Eventos de Rendición de Cuentas / Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo

Archiva todos los documentos que se han producido en el desarrollo del evento de rendición de cuentas, en las carpetas de acuerdo con los lineamientos del proceso de Gestión Documental y las tablas de retención documental.