ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONSEJO DIRECTIVO

VERSION: 2.0

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(1)

Director de DIRECCION GENERAL

Define los temas a tratar en la reunión del Consejo Directivo y solicita la convocatoria del Consejo Directivo.
 

(2)

Secretario de SECRETARIA GENERAL

Informa de la reunión a los Subdirectores, Jefes de oficina y Coordinadores de Grupo mediante mensaje de correo electrónico y solicita propuestas de temas adicionales o proyectos de acuerdo, para ser tratados en el Consejo Directivo.
 

(3)

Secretario de SECRETARIA GENERAL

Recibe las propuestas y proyectos de acuerdo y elabora los cuadernillos administrativos de Consejo Directivo con la siguiente información: fecha de la reunión, Orden del día, proyecto de acta de la reunión anterior, proyectos de acuerdo y documentación soporte de las propuestas presentadas.
 

(4)

Secretario de SECRETARIA GENERAL

Convoca mediante oficio a los integrantes e invitados del Consejo Directivo y anexa cuadernillo administrativo. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERO.
 

La citación al comité se debe enviar por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de la reunión. A excepción de los consejos extraordinarios no presenciales, los cuales podrán ser convocados vía telefónica.
 

(5)

Secretaria de SECRETARIA GENERAL

Confirma telefónicamente la disposición de asistencia al Consejo Directivo por parte de cada uno de los miembros e invitados.
 

(6)

Secretario de SECRETARIA GENERAL

Como secretario del Consejo Directivo, coordina los requerimientos logísticos para la reunión del Consejo.
 

(7)

Secretario General de la SECRETARIA GENERAL

Como secretario del Consejo Directivo verifica el quórum, da lectura al orden el día e inicia el desarrollo de la reunión.
 

(8)

Profesional especializado de presupuesto de SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

Elabora los proyectos de acuerdo y los presenta para aprobación de los miembros del Consejo Directivo.
 

(9)

Integrantes del CONSEJO DIRECTIVO

Estudian y analizan los temas presentados y dan visto bueno a los proyectos de acuerdo que consideren pertinentes y viables.
 

(10)

Presidente del CONSEJO DIRECTIVO

Firma el proyecto de acuerdo para su envió al Ministerio de hacienda y Crédito Público.
 

(11)

Secretario del CONSEJO DIRECTIVO

Firma el proyecto de acuerdo para su envió al Ministerio de hacienda y Crédito Público
 

(12)

Secretario General de la SECRETARIA GENERAL

Numera y fecha los acuerdos emitidos por el Consejo Directivo y los entrega para su envió al Ministerio de Hacienda y Crédito Público
 

(13)

Secretaria de SECRETARIA GENERAL

Elabora oficio de remisión de los acuerdos y lo envía al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Anexa los acuerdos respectivos. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA
 

(14)

Secretaria de SECRETARIA GENERAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA RECIBIDA POR CORREO. Recibe los acuerdos aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los comunica a las dependencias mediante mensaje de correo electrónico.
 

(15)

Secretario General de la SECRETARIA GENERAL

Elabora el acta preliminar de la reunión del Consejo Directivo y la envía para revisión de los integrantes, mediante mensaje de correo electrónico.
 

(16)

Secretario General de la SECRETARIA GENERAL

Recibe los comentarios de los integrantes del Consejo Directivo y en caso de ser necesario, modifica el contenido del acta preliminar.
 

(17)

Secretario General de la SECRETARIA GENERAL

Elabora y numera el acta respectiva del Consejo Directivo para ser aprobada y firmada en la próxima reunión del Consejo Directivo.
 

(18)

Secretaria de SECRETARIA GENERAL

Como Secretaria, transcribe en el libro oficial, archiva y mantiene en custodia, las Actas del Consejo Directivo y los acuerdos originales de conformidad con las tablas de retención documental.