ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO INVENTARIO, CLASIFICACIÓN Y ETIQUETADO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

VERSION: 1.0

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Proyecta circular la última semana del mes de noviembre para que esta sea firmada por el jefe de oficina de planeación y sistemas, solicitando la identificación y/o actualización del inventario de activos de información de la vigencia siguiente a todos los responsables de los procesos.
 

Esta circular será enviado por el programa de correspondencia y/o correo electrónicos
 

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Orienta y da las pautas del proceso de inventario de activos de información, a los responsables y custodios de la información, con el objeto de que realicen adecuadamente la identificación o inventario de activos y registros de información. Estas actividades tendrán por objetivo rescatar los siguientes datos: Tipo de Activo, Nombre del Activo, Descripción, Terceros Asociados, ¿El activo contiene datos personales?, Idioma, Medio de Conservación y/o Soporte, Formato, Información Disponible, Información Publicada, Proceso Custodio, Proceso Propietario, Clasificación de la Información y Valoración del Activo de Información.
 

Para realizar el levantamiento de los activos de información se deben tener en cuenta las tablas de retención documental de cada uno de los procesos.
 

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Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo/ Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Registra en el formato APGTSOPSFO10 INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN los activos que se levantaron.
 

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Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo/ Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Realiza clasificación de los activos inventariados teniendo en cuenta los siguientes criterios de acuerdo a los niveles aliados con los tipos de información y datos declarados en la ley 1712 del 2014 y en ley 1581 de 2012: Ley 1712 del 2014 INFORMACION PÚBLICA RESERVADA - INFORMACION PÚBLICA CLASIFICADA - INFORMACION PÚBLICA Ley 1581 de 2012 DATO PÚBLICO - DATO SEMIPRIVADO - DATO PRIVADO - DATO SENSIBLE:
 

INFORMACION PÚBLICA RESERVADA: Información disponible sólo para un proceso de la entidad y que en caso de ser conocida por terceros sin autorización puede conllevar un impacto negativo de índole legal, operativa, de pérdida de imagen o económica. INFORMACION PÚBLICA CLASIFICADA: Información disponible para todos los procesos de la entidad y que en caso de ser conocida por terceros sin autorización puede conllevar un impacto negativo para los procesos de la misma. Esta información es propia de la entidad o de terceros y puede ser utilizada por todos los funcionarios de la entidad para realizar labores propias de los procesos, pero no puede ser conocida por terceros sin autorización del propietario. INFORMACION PÚBLICA: Información que puede ser entregada o publicada sin restricciones a cualquier persona dentro y fuera de la entidad, sin que esto implique daños a terceros ni a las actividades y procesos de la entidad.
 

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Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo/ Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Valora los activos de información de acuerdo a las propiedades de la seguridad de la información (confidencialidad, integridad, disponibilidad) teniendo en cuenta los criterios establecido en el formato APGTSOPSPFO10 INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN En el caso de que los activos de información estén valorados con dos (2) o todas de las propiedades (confidencialidad, integridad, disponibilidad) con calificación al alta es valorado como crítico y si en es el caso de uno de ellas es calificado como alta o por lo menos uno de ellas es de nivel medio o bajo es no crítico.
 

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Etiqueta los activos clasificados como INFORMACION PÚBLICA RESERVADA, INFORMACION PUBLICA CLASIFICADA, INFORMACION PÚBLICA utilizando las siguientes etiquetas “IPR” para la información pública reservada, “IPC” información pública clasificada e “IPB” información pública.
 

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Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Envía el formato APGTSOPSPFO10 INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN los activos que se levantaron y etiquetados al por medio de correo electrónico al encargado de seguridad de la información de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su consolidación hasta el séptimo día hábil del mes de enero.
 

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Realiza consolidación final del inventario de activos de información entre el octavo (8) y dieciséis (16) días hábiles en el formato APGTSOPSPFO10 INVENTARIO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN y envía a Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo para su revisión.
 

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Solicita el dieciséis (16) días hábiles por medio de correo a los responsables del proceso registrar en el formato APGTSOPSFO11 ÍNDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA el fundamento constitucional o legal que justifica la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara, esto con el objeto que la ciudadanía conozca cuáles son los documentos que tienen acceso restringido y facilitar las respuestas a solicitudes de acceso a la información pública reservada o clasificada, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.4.4.1 del Decreto 1081 de 2015. En caso de ser necesario solicita al Encargado de seguridad de la información capacitación y/o asesoría sobre el diligenciamiento de los ítems y/o campos del índice de información clasificada y reservada.
 

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Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo/ Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Ingresa al archivo formato APGTSOPSFO11 “ÍNDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA” y registra la información de las casillas “Fecha de Generación Información”, “Objetivo legítimo de la excepción”, “Fundamento constitucional o legal”, “Fundamento Jurídico de la Excepción”, “Excepción total o parcial”, “Fecha de la Calificación y Plazo de Clasificación o Reserva” y Envía por correo electrónico al Encargado de seguridad de la información dentro de los cinco días hábiles después del recibido.
 

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Presenta el inventario de activos de información al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su evaluación y aprobación. PASA AL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ESDESOPSPT10 y presenta al jefe de la Oficina Asesora de Planeación para su VoBo
 

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Encargado de seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

VIENE DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ESDESOPSPT10. Envía por correo electrónico el inventario de activos, al administrador de la página Web, para su publicación en la página Web del Fondo. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01