ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COPIAS DE SEGURIDAD DE USUARIOS Y SERVIDORES

VERSION: 4.0

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(1)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Designa a través de memorando al Encargado del seguimiento de la realización de las copias de seguridad semanal, quien se encargara de verificar que cada integrante del proceso realice la copia de seguridad.
 

La copia de la información que se encuentra en los Servidores es realizada por el encargado del Back up del proceso Gestión TICS.
 

(2)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Envía un correo semanal a todos los funcionarios y a los puntos de atención administrativos fuera de Bogotá los días jueves donde se recuerda la ruta de ubicación del respectivo back up.
 

Si el día jueves es festivo entonces se debe realizar esta actividad el día hábil siguiente.
 

(3)

Funcionarios FPS

Realizan Back up el día jueves, disponen la información en la unidad k://, en la carpeta nombrada con su proceso (nombre de proceso y fecha) e informa (como se establezca dentro del proceso) al encargado del back up del proceso que se realizó la actividad. En los puntos de atención administrativos fuera de Bogotá, su envió a la sede principal se hará en un medio magnético (CD o DVD) a través del servicio de correspondencia de la entidad, cada semana PASA AL PROCEDIMIENTO APGTOSGEPT04 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA
 

La información dispuesta en las carpetas del back up semanal deberá estar organizadas y contener solo la información importante que le permita al proceso reestablecerse, no está permitido ubicar dentro del back up información personal (archivos personales, música, videos, fotos, etc).
 

(4)

Encargado del seguimiento a la realización de las copias de seguridad de Secretaria General, Subdirecciones, Oficinas Asesoras, Coordinaciones de Grupos Internos de trabajo

Verifica que los integrantes del proceso hayan realizado el back up de forma correcta con su nombre y la fecha, en la carpeta destinada para su proceso Envía correo electrónico informando al encargado del back up del proceso Gestión TICS, que se realizó. En caso de no tener información relevante para el back up se enviara correo electrónico informando que no se realiza la actividad por no existir cambios o modificaciones en los archivos de la anterior copia de seguridad.
 

Por cada proceso se debe realizar un archivo semanalmente.
 

(5)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Realiza semanalmente back up a los servidores de la entidad y ubica la información en la unidad k://
 

(6)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGTOSGEPT04 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA. Recibe y Verifica la información dispuesta en el medio magnético enviado por los Puntos de Atención Administrativos de fuera de Bogotá
 

(7)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Verifica la información dispuesta en la unidad K:// y a los procesos que no cumplieron con el procedimiento, se les notifica en el próximo correo semanal el no cumplimiento con lo establecido en el mismo, enunciando los procesos que incumplieron y se deja la anotación de la responsabilidad de realizar la copia de seguridad semanal.
 

La pérdida de información por la no aplicación de esta actividad, es responsabilidad exclusiva de cada funcionario.
 

(8)

Secretaria de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Solicita en el pedido de papelería y provee los medios magnéticos necesarios para esta actividad
 

(9)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Graba la información dispuesta por el responsable de cada proceso y la información de servidores cada semana de la unidad k:// en un medio extraíble (CD, DVD etc), marcándolos con la estructura fpsddmmaaaa_# (donde ddmmaaaa es la fecha reportada y # es un consecutivo si hay varios medios magnéticos en el mismo envío), Verifica que el medio magnético fue grabado de forma correcta y diligencia el formato control de medios magnéticos código APGTSOPSFO04, el día hábil siguiente a la realización del back up, entrega la copia al encargado del proceso Grupo Interno de gestión bienes, compras y servicios administrativos, del Grupo Interno de gestión bienes, compras y servicios administrativos para su respectivo envió, al sitio destinado para tal fin.
 

El archivo que se utiliza para grabar el medio magnético se conserva por un mes en el equipos del encargado del Back up.
 

(10)

Secretaria del Grupo Interno de gestión bienes, compras y servicios administrativos

Recibe los medios extraíble (CD, DVD etc), y firma el formato control de medios magnéticos código APGTSOPSFO04. Entrega al mensajero encargado de llevar los medios magnéticos al sitio de custodia establecido para tal fin, el mismo dia que se realiza la entrega por parte del encargado del back up de la oficina asesora de planeación y sistemas.
 

(11)

Encargado de la mensajería / Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe del encargado del proceso Grupo Interno de gestión bienes, compras y servicios administrativos los medios magnéticos, para transportarlos al sitio de custodia establecido para tal fin.
 

(12)

Encargado de la mensajería / Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Intercambia los medios magnéticos en el lugar de custodia, trayendo el más antiguo y depositando el actual.
 

(13)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Recibe del Encargado de la mensajería los medios magnéticos y firma el formato control de medios magnéticos código APGTSOPSFO04, previa verificación de que estos corresponden a los registros de la planilla.
 

(14)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Entrega los medios magnéticos al encargado del archivo central, dentro de los dos días hábiles siguientes al recibo de los mismos, utilizando el formato único de inventario documental código APGDOSGEFO10. PASA AL PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL código APGDOSGEPT05.
 

(15)

Encargado del Back Up / Oficina Asesora De Planeación Y Sistemas

Archiva el formato control de medios magnéticos código APGTSOPSFO04 de acuerdo a la TRD asignada para su conservación