ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)

VERSION: 5.0

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(1)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores de grupo interno de trabajo.

Designa mediante correo electrónico a un funcionario por cada oficina para él envió de la información a publicar.
 

(2)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores de grupo interno de trabajo y funcionarios autorizados.

Envía correo electrónico (publicaciones@fondo) al administrador de la página WEB e INTRANET, con copia al Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, solicitando la publicación o actualización de información en la página de INTRANET o pagina WEB de la entidad. En el caso de las publicaciones de los documentos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD) aprobados por el COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD, la secretaria de dicho comité entrega en medio magnético y físico los archivos de los documentos aprobados, al funcionario encargado de publicar, actualizar o eliminar la información disponible en la página WEB e Intranet, según lo que indique cada uno de las solicitudes de los documentos.
 

La información para ser publicada se clasifica en: noticias, eventos, trámites, resoluciones, hojas de vida, informes, estados financieros, certificados, procedimientos, formatos, entre otros documentos. El responsable de la información debe especificar la clase de documento a publicar y el lugar donde se debe realizar la publicación, la solicitud del documento indicara si es una eliminación, creación o actualización del documento allegado. Se debe indicar el link o ruta a donde quiere que la información sea publicada para la información que se va publicar en la página web
 

(3)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Revisa la información a publicar (si el documento está completo y coherente). Si la solicitud no es viable, envía mensaje por correo electrónico al solicitante de la información a publicar, eliminar o modificar, con copia al jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, informando las razones por las cuales no se realiza la publicación y solicitando los ajustes pertinentes.
 

La información debe ser de importancia y pertinente para la entidad y los Ciudadanos.
 

(4)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Determina la ruta de publicación para el caso de la información a publicar en la INTRANET, para la información de página WEB verifica el link envidado; si la publicación es en la página WEB ésta se debe realizar por medio del administrador WEB, (www.fps.gov.co/admin), en ésta se adjuntan los archivos a publicar. Si la publicación es en la página de intranet, se descarga el archivo a actualizar del servidor y se edita el código de fuente de la página o de la base de datos según sea el caso y se procede a la actualización del servidor de intranet. El tiempo límite de publicación dependerá del tipo de documento a publicar, será de un día hábil para la actualización de procedimientos y de 6 horas hábiles para otro tipo de publicaciones, a partir de su recepción y dependiendo del número de documentos a publicar.
 

Se debe tener precaución de no sobrescribir el archivo a actualizar con información incorrecta o desactualizada. Los tiempos de publicación empezaran a correr una vez los documentos allegados cumplan con las características para poder ser publicados.
 

(5)

Encargado de Publicación de la OFICINA ASESORA JURIDICA

Determina la ruta de publicación; si la publicación es en la página WEB en el módulo de contratación, ésta se debe realizar por medio del administrador WEB, (www.fps.gov.co/contratacion/admin), en ésta se adjuntan los archivos a publicar.
 

Las publicaciones en el módulo de contratación se manejan de forma independiente, por medio de un usuario y contraseña asignado a un responsable de la Oficina Asesora Jurídica, quienes administran de forma autónoma la información que sea publicada. Las publicaciones dentro de este modulo se realizaran según lo establecido en el cronograma de las actividades de contratación de la Oficina Asesora Jurídica.
 

(6)

Encargado de Publicación de NOTIFICACIONES POR AVISO

Determina la ruta de publicación; si la publicación es en la página WEB en el módulo de notificaciones, ésta se debe realizar por medio del administrador WEB, (http://www.fps.gov.co/informacion_ciudadano/notificaciones/notificaciones_aviso), en ésta se adjuntan los archivos a publicar.
 

Las publicaciones en el módulo de notificaciones se manejan de forma independiente, por medio de un usuario y contraseña asignado a un responsable de Secretaria General, quienes administran de forma autónoma la información que sea publicada. Las publicaciones dentro de este módulo se realizaran por responsabilidad de Secretaria General.
 

(7)

Encargado de Publicación del Nomograma Institucional de la SECRETARIA GENERAL

Pública en la Intranet las actualizaciones y nuevas normas, decretos, leyes, entre otros; por medio de la plataforma dispuesta para ejercer esta actividad.
 

Las publicaciones del Normograma Institucional se manejan de forma independiente, por medio de un usuario y contraseña asignado a un responsable de la Secretaria General, quienes administran de forma autónoma la información que sea publicada, dando cumplimiento al procedimiento CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS - NORMOGRAMA INSTITUCIONAL APGDOSGEPT03
 

(8)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Archiva mensaje de notificación a los funcionarios en la carpeta de correo electrónico denominada PUBLICACIONES Y ACTUALIZACION DE INFORMACION para dejar registro de la actualización o publicación.
 

(9)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Verifica que la información que se solicitó actualizar, o publicar, haya quedado correctamente presentada y que los enlaces (links) en los documentos funcionen de acuerdo a lo solicitado.
 

(10)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Confirma al solicitante de la Modificación, publicación o eliminación de la información, el trámite realizado mediante el envío de un mensaje de notificación por correo electrónico, con copia al encargado de la revisión Técnica del documento si es el caso, El mensaje debe contener fecha y hora de publicación de la información, al igual que el objeto de la misma. Si el funcionario encargado de la información acepta el acuse de recibido y no responde el correo en un plazo no mayor a 3 días hábiles se da por entendido que la información publicada esta correcta.
 

En caso de documentos del Sistema de Gestión de Calidad envía copia del correo electrónico a los revisores técnicos para que verifiquen y den visto bueno del documento publicado.
 

(11)

Encargado de la Revisión Técnica de OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Envía correo de confirmación al Administrador de la página WEB e INTRANET del documento del Sistema de Gestión de Calidad publicado, dando aprobación como responsable de la revisión técnica e integridad del documento dentro de las 24 horas siguientes a la recepción del correo de publicación.
 

(12)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Envía mediante correo electrónico a todos los funcionarios la información de la publicación con el link de acceso para su verificación.
 

El mensaje debe contener fecha y hora de publicación de la información, al igual que el objeto de la misma.
 

(13)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Archiva mensaje de notificación a los funcionarios en la carpeta de correo electrónico denominada PUBLICACIONES Y ACTUALIZACION DE INFORMACION para dejar registro de la actualización o publicación.
 

(14)

Administrador de la página WEB e INTRANET de la OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Envía correo electrónico los cinco primero días de cada mes al Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo; solicitando la revisión del contenido de la pagina WEB e INTRANET de la Entidad con el fin de realizar ajustes a la misma de ser necesarios, de acuerdo a la información mínima a publicar dispuesta en el formato APGTSOPSFO12 ESQUEMA DE PUBLICACION.
 

(15)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores Grupo Interno de Trabajo y funcionarios autorizados.

Revisa Mensualmente el contenido de la pagina WEB e INTRANET y verifica que la información publicada este actualizada teniendo en cuenta el formato APGTSOPSFO12 ESQUEMA DE PUBLICACION; en caso de no estarlo, envía la información pertinente para su actualización. Si durante el transcurso del mes no se requieren actualizaciones, se procede a enviar un correo interno informando a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la no modificación de la pagina WEB e INTRANET.
 

En caso de que se requiera una actualización anterior a la revisión mensual, ésta debe reportarse al administrador WEB al correo publicaciones@fondo con copia al jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para ser publicada.