ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ORDENES DE COMISIÓN

VERSION: 2.0

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(1)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras, Coordinadores de Procesos

Establecen la necesidad y el objetivo de adelantar la comisión, determinan el funcionario que debe atenderla y le solicitan por medio de correo electrónico, al comisionado la elaboración escrita del cronograma de actividades a desarrollar durante la comisión.
 

(2)

Secretarias FPS.

Solicita Autorización al Director General por medio de memorando Certificado de Disponibilidad Presupuestal ante la Subdirección Financiera.
 

(3)

Secretarias FPS.

Solicita a través de correo electrónico mediante el FORMATO REQUERIMIENTO TIQUETE DE COMISIÓN CÓDIGO APGTHGTHFO81 a la Secretaria de la Dirección General la cotización aérea (Según sea el Caso) la cual debe contener Fecha de solicitud, fecha de salida, fecha de regreso, ciudad de comisión, Nombre del comisionado, documento de identidad, correo electrónico, objeto de la comisión
 

Al realizar la cotización se asegura la disponibilidad del tiquete más no la confirmación del mismo. El tiquete solo es confirmado a la agencia de viajes una vez se cuente con la expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal.
 

(4)

Secretarias FPS.

Solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la orden de comisión de acuerdo con la escala de viáticos anual que para tal fin establezca el Gobierno Nacional. El requerimiento se debe realizar con Cinco (05) días hábiles de anticipación para el respectivo trámite. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT07- EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
 

(5)

Secretarias FPS.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT07- EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Solicita a través de correo electrónico a la Secretaria de la Dirección General la reserva aérea la cual debe contener Fecha de solicitud, fecha de salida, fecha de regreso, ciudad de comisión, Nombre del comisionado, documento de identidad, correo electrónico, objeto de la comisión y número del CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
 

(6)

Secretarias FPS.

Recibe el Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por la Subdirección –Financiera continua con el trámite de la Comisión.
 

(7)

SECRETARIA DE DIRECCIÓN GENERAL

Solicita a través de correo electrónico la reserva aérea a la Agencia de Viajes contratada por la Entidad para tal fin y remite la misma al solicitante para que sea confirmada, de conformidad con lo descrito en el FORMATO REQUERIMIENTO TIQUETE DE COMISIÓN CÓDIGO APGTHGTHFO81.
 

(8)

FUNCIONARIOS FPS

Elabora el cronograma de actividades a desarrollar durante la comisión en el Formato APGTHGTHFO82 CRONOGRAMA ACTIVIDADES ORDEN DE COMISIÓN, el cual debe incluir la fecha, hora de inicio y terminación de cada una de las actividades, y lo presentan para revisión y aprobación del jefe y/o coordinador de GIT inmediato con Tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio de la comisión.
 

(9)

FUNCIONARIOS FPS

Diligencian el FORMATO REQUERIMIENTO ORDENES DE COMISIÓN CÓDIGO APGTHGTHFO80; el cual debe incluir la fecha, hora de inicio y terminación de la comisión, y lo presentan para revisión y aprobación del jefe inmediato.
 

(10)

DIRECTOR GENERAL, SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFE DE OFICINA, COORDINADORES DE PROCESO DE LA ENTIDAD

Recibe, Verifica, aprueba y firma el FORMATO REQUERIMIENTO ORDENES DE COMISIÓN CÓDIGO APGTHGTHFO80 y el Formato APGTHGTHFO82 CRONOGRAMA ACTIVIDADES ORDEN DE COMISIÓN.
 

El requerimiento debe contener fechas de la comisión, ciudad destino, duración de la comisión y medio de transporte para su desplazamiento.
 

(11)

SECRETARIAS/ GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO Y/O DEPENDENCIAS

Recibe la Orden de Comisión, el cronograma de actividades a desarrollar en la comisión y el certificado de disponibilidad presupuestal, elabora la resolución de orden de comisión.
 

(12)

SECRETARIAS/ GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO Y/O DEPENDENCIAS

Remite la resolución de la comisión para firmas del jefe inmediato y del Director General, luego de firmada la resolución se debe notificar al comisionado. Pasa al procedimiento APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA.
 

(13)

SECRETARIAS/ GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO Y/O DEPENDENCIAS

Viene del procedimiento APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA. Recibe Resolución, debidamente enumerada y fechada por parte de secretaría general, proyecta memorando solicitando el Registro Presupuestal y remite junto con el cronograma de actividades a desarrollar Código APGTHGTHFO82, Orden de Comisión Código APGTHGTHFO80 a la Subdirección Financiera pasa al procedimiento APGRFGTEPT10 – PAGOS PRESUPUESTALES.
 

(14)

SECRETARIAS/ GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO Y/O DEPENDENCIAS o COMISONADO

Envía correo electrónico a la Coordinación de Talento Humano, comunicando la salida de la entidad del comisionado, adjuntando copia de la resolución y cronograma de la comisión. Pasa al procedimiento APGTHGTHPT28 CONTROL DE ASISTENCIA PERMANENCIA EN LA JORNADA LABORAL.
 

(15)

FUNCIONARIOS FPS

Una vez cumplida la comisión se realiza informe de conformidad con lo establecido en la actividad 23.
 

(16)

FUNCIONARIOS FPS

Si evidencia la necesidad de ampliar la comisión inicialmente requerida, Solicita por medio de correo electrónico al superior inmediato, la aprobación de la misma.
 

(17)

DIRECTOR, SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFE OFICINA, COORDINADORES DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO

Solicita a la secretaria del proceso por medio de correo electrónico dar inicio a los trámites requeridos para la prórroga de la comisión. En los términos y condiciones que fueron aprobados.
 

(18)

SECRETARIAS DE DEPENDENCIAS Y O GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO

Envía a la Secretaria de Dirección General memorando mediante el cual se requiere la ampliación de la comisión, el requerimiento de ampliación de tiquetes aéreos y/o terrestres según sea el caso y la consignación de viáticos conforme a lo señalado en el acuerdo de la escala de viáticos anual que para tal fin establezca el Gobierno Nacional; en caso opuesto, es decir, que la comisión sea suspendida, se solicita el cambio de tiquetes para que el regreso sea en menor tiempo.
 

Previa autorización y/o aprobación del superior inmediato quien detecta la necesidad del servicio.
 

(19)

SECRETARIAS DE DEPENDENCIAS Y O GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO

Proyecta acto administrativo mediante el cual se establece la modificación para llevar a término las actividades planeadas para la comisión. Pasa al procedimiento APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA.
 

(20)

FUNCIONARIOS FPS

Elabora cuenta de cobro para tramitar el pago de los gastos anexos y/o extras generados por concepto de movilización como son los tiquetes terrestres (Evidencia de colilla de compra) y el traslado desde el aeropuerto de acuerdo con las tarifas establecidas al interior de la Entidad mediante acto administrativo.
 

(21)

FUNCIONARIOS FPS

Elabora memorando solicitando CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL y RP, adjuntando el original de la cuenta de cobro.
 

(22)

SECRETARIAS DE TODOS LOS PROCESOS

Recoge firma del jefe inmediato y del Director General y reasigna a la Subdirección Financiera por el sistema de Gestión Documental ORFEO, el memorando para el pago de los transportes. Y archiva copia y Oficio de solicitud de viáticos, gastos de transporte y orden de comisión en las carpetas documentos de consulta comisiones de cada dependencia de conformidad con la TRD del proceso. El trámite para el pago de los transportes de aeropuerto no debe sobrepasar los diez (10) días hábiles requeridos para la legalización de la comisión, contados a partir del día siguiente al recibo en Gestión Financiera de la cuenta de cobro.
 

(23)

FUNCIONARIOS FPS

Elabora Informe al término de la Comisión, el cual debe ser entregado por medio de memorando, especificando las actividades realizadas y resultados obtenidos en forma detallada y lo entrega al superior inmediato, junto con copia del tiquete electrónico si el viaje se efectúo por vía aérea, y la colilla del pasaje o los recibos del peaje si se realizó por vía terrestre. Se realiza durante los 5 días hábiles siguientes al cumplimiento de la misma
 

(24)

DIRECTOR, SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFE OFICINA, COORDINADORES DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO

Firma el original del formato de la orden de comisión código APGTHGTHFO80 aprobando su legalización, previa verificación de fechas con copia del tiquete electrónico si el viaje se efectúo por vía aérea, y comprobante de tiquete si fue terrestre, frente al Formato de Cronograma de actividades APGTHGTHFO82 e Informe de actividades desarrolladas en la comisión. Pasa al procedimiento COMPROBANTE LEGALIZACIONES - APGRFGCOPT09
 

(25)

SECRETARIAS/ GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO Y/O DEPENDENCIAS

Recibe formato Orden de Comisión en APGTHGTHFO80 con el formato del Cronograma de actividades APGTHGTHFO82, el Informe de Comisión y los documentos soportes (copia del tiquete electrónico y comprobante de tiquete si fue terrestre). APGDOSGEPT02 ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION.