ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA EN LA JORNADA LABORAL

VERSION: 2.0

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(1)

Funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Registran el ingreso y salida en el sistema destinado para tal fin, teniendo en cuenta los horarios de trabajo establecidos para la entidad. Si este presenta fallas, procederá a marcar en la planilla Física FORMATO CONTROL INGRESO – SALIDA APGTHDDPFO20
 

Si se presenta dificultades en el registro dactilar, después de 5 intentos, inmediatamente o durante el día hábil siguiente, informa por medio de un correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano; así como cualquier otra novedad surgida (olvido registrarse, no regreso a la entidad en atención a una diligencia laboral)
 

(2)

Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Verifica en el sistema destinado para tal fin los cinco (5) intentos de registro, para proceder al cambio de la huella dactilar combinando otros dedos que no hayan sido ingresados, si el funcionario presenta inconvenientes nuevamente con la huella después de los cinco intentos se procede a modificar el ingreso y salida con la asignación de contraseña.
 

La clave asignada es personal e intransferible, evidenciada cualquier novedad al respecto y el no cumplimiento del horario de trabajo será sujeto de aplicación de las sanciones que dispone la normatividad vigente en la materia.
 

(3)

Funcionarios de los puntos de atención administrativa fuera de Bogotá /Grupo Interno de Trabajo Prestación Servicios de Salud

Registran el ingreso y salida en EL FORMATO CONTROL INGRESO – SALIDA, APGTHDDPO20.
 

(4)

Médico Especialista de los puntos de atención administrativa fuera de Bogotá/Grupo Interno de Trabajo Prestación Servicios de Salud

Remite al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano la certificación de cumplimiento de jornada laboral con el reporte en el FORMATO CONTROL INGRESO – SALIDA, APGTHDDPFO20 el primer día hábil de la semana siguiente a través de del programa de correspondencia y/o correo electrónico.
 

(5)

Funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Informa mediante correo electrónico al Jefe Inmediato dentro del día hábil siguiente cuando por razones de orden laboral, fuerza mayor o caso fortuito, no se presente a la hora de llegada establecida por la entidad, o se tenga que ausentar de su lugar de trabajo antes de la hora establecida por la entidad.
 

El no cumplimiento de la actividad se tomara como ausencia laboral, a menos que sea por causa de calamidad familiar y/o personal y/o incapacidad.
 

(6)

Secretario General/ Subdirectores /Jefes de Oficinas Asesoras / Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Informa mediante correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano dentro del día hábil siguiente cuando por razones de orden laboral, fuerza mayor o caso fortuito, no se presente a la hora de llegada establecida por la entidad, o se tenga que ausentar de su lugar de trabajo antes de la hora establecida por la entidad.
 

(7)

Secretario General/ Subdirectores /Jefes de Oficinas Asesoras / Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo.

Autoriza la salida del funcionario para atender asuntos de carácter laboral fuera de la entidad e informa por medio de correo con copia al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.
 

Diligencias como: audiencias públicas, auditorías médicas, capacitaciones no gestionadas por Gestión Talento Humano, entre otras de carácter laboral.
 

(8)

Funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Diligencia la novedad de ausentismo en el FORMATO CONTROL DE AUSENCIAS LABORALES APGTHGTHFO19 y presenta al jefe inmediato para aprobación y firma, con los soportes correspondientes (fotocopiados al respaldo) y como mínimo con un día de anticipación a la fecha de ausencia, salvo en los casos de calamidad doméstica y de hechos repentinos.
 

Si la ausencia se da por servicio médico incapacidades o licencia por luto (5 días hábiles) o cualquier caso que lo amerite, debe llegar con el soporte correspondiente o a más tardar el día hábil siguiente a la ausencia. Si la ausencia se da por permisos personales deberán registrar el tiempo y las actividades que realizará el funcionario para compensar y el jefe inmediato será responsable de verificar el cumplimiento de las actividades asignadas en el tiempo de compensación respectivo
 

(9)

Director General/Secretario General/ Subdirectores /Jefes de Oficinas Asesoras / Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Revisa y da visto bueno a la solicitud de permiso, en caso de presentarse inconsistencia devuelve al funcionario para que se realice los ajustes correspondientes.
 

Se debe verificar si durante el tiempo a compensar, el funcionario en realidad va a realizar actividades propias de su labor, para conceder a firmar el permiso, En caso de Incapacidades, firma como enterado de la ausencia. En caso de Incapacidades, firma como enterado de la ausencia
 

(10)

Funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Entrega al Encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo el FORMATO CONTROL DE AUSENCIAS LABORALES APGTHGTHFO19, debidamente diligenciado, con los soportes correspondientes y como mínimo con un día de anticipación a la fecha de ausencia, salvo en los casos de calamidad doméstica y de hechos repentinos.
 

Para el caso de funcionarios que soliciten permisos especiales se debe tener en cuenta que para solicitarlo ya sea por estudio se debe anexar certificación emitida por un establecimiento de educación legalmente reconocido, adjunta con un con un oficio dirigido al Director General y el visto bueno de la Secretaria General y/o Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano con Copia al Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo; el cual será archivada teniendo en cuenta la tabla de retención documental en la carpeta de Ausentismo Laboral y/o Historia Laboral.
 

(11)

Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Verifica que el contenido del FORMATO CONTROL DE AUSENCIAS LABORALES APGTHGTHFO19, este diligenciado en su totalidad, de forma adecuada y que tenga los soportes pertinentes adjuntos; para la firma del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano.
 

Los soportes deben ir fijados (pegados) al respaldo de la hoja de lo contrario será devuelto. Para el caso de permisos ya compensados comprueba en el sistema, si el tiempo fue compensado de conformidad con el registro en el formato. Para el caso de incapacidad y/o servicio médico, se realiza para tener registros en el momento de una investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo.
 

(12)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe y firma los permisos dando su aprobación o rechazo.
 

Los permisos no aprobados se devuelven para entrégalos a los funcionarios que lo hayan diligenciado mal, que no tengan el soporte o que no hayan compensado el tiempo en su totalidad, El funcionario tiene un (1) día hábil para entregar el soporte; si el funcionario con la devolución del permiso hace caso omiso, se tomara como ausencia injustificada.
 

(13)

Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe los permisos que no fueron aprobados y les informa telefónicamente a los funcionarios para que se acerquen a la oficina de Gestión Talento Humano y realicen los cambios y/o alleguen soportes necesarios.
 

(14)

Encargado de la Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Entrega nuevamente el permiso al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano para la aprobación
 

(15)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe y firma los permisos dando su aprobación.
 

(16)

Encargado de La Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Descarga a Excel semanalmente los registros de ingreso y salida del sistema destinado para tal fin y verifica las novedades de ausentismo por capacitaciones, vacaciones, compensación de permisos personales de los funcionarios que se encuentran archivadas según la tabla de retención documental. Las novedades de cada funcionario y retardos injustificadas serán presentadas al Coordinador del GIT Gestión Talento Humano. Esta información descargada es guarda en una copia de seguridad, pasa al procedimiento APGTSOPSPT02 COPIA DE SEGURIDAD DE USUARIOS Y SERVIDORES.
 

Novedades de ausentismo tales como: cita médica, incapacidad, calamidad doméstica, capacitaciones, hora de bienestar social y en general actividades laborales desarrolladas fuera de la entidad, vacaciones, permisos personales compensados, entre otros.
 

(17)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Envía correo electrónico al jefe inmediato solicitando que los Funcionarios a cargo, que hayan presentado retardos injustificados, presenten justificación
 

(18)

Director General/Secretario General/ Subdirectores /Jefes de Oficinas Asesoras / Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Responden a través de correo electrónico, explicando los motivos de las Ausencias requeridas por Gestión Talento Humano de los funcionarios a cargo, según su verificación con cada uno de ellos.
 

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
 

(19)

Director General/Secretario General/Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Envía llamado de atención por los retardos injustificados al funcionario, si este reincide se procederá a solicitar la no liquidación y pago del total de horas equivalentes al tiempo dejado de trabajar.
 

Se tiene en cuenta las observaciones de los Jefes de Oficinas Asesoras y/o Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo. Si el reporte es posterior a liquidación y pago de la respectiva nómina, se realizara el descuento en la siguiente quincena.
 

(20)

Encargado de La Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Elabora informe de Ausentismo Laboral del trimestre entre los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a cada trimestre, de acuerdo con los informes parciales semanales realizados en su oportunidad.
 

En el informe se presenta los resultados del ausentismo laboral del anterior Trimestre lo cual indican la frecuencia con que regularmente se ausentan los funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia por diferentes razones (variables).
 

(21)

Encargado de La Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Entrega informe al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano para su revisión y aprobación.
 

(22)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa y firma el informe del ausentismo laboral trimestral.
 

(23)

Encargado de La Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Realizan seguimiento de acuerdo con los resultados del informe de ausentismo laboral, analizando las causas y tendencias que llegaron a afectar el desarrollo de las actividades laborales de la entidad.
 

(24)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Envía resultados del informe de ausentismo laboral al Director General con copia al Secretario(a) General de la entidad para la toma de acciones de mejora.
 

(25)

Director General y Secretario(a) General/ Dirección General y Secretaria General

Notifica los llamados de atención por medio de un memorando a los funcionarios que afectaron el desarrollo de las actividades laborales con el no cumplimiento del horario establecido y retardos injustificados.
 

(26)

Encargado de La Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Archiva el Informe Trimestral de Ausentismo Laboral teniendo en cuenta la tabla de retención documental del proceso.