ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONFORMACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL.

VERSION: 2.0

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(1)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/ GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el Cronograma de actividades de la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

El comité es elegido cada dos (2) años.
 

(2)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía correo electrónico a publicaciones, solicitando y adjuntando la Convocatoria a la elección de los representantes de los trabajadores ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional, pasa al procedimiento APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

Esta debe contener aspectos tales como: Objetivos, Importancia, Funciones y Fechas del Comité Paritario de Salud Ocupacional
 

(3)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/ GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía plantilla de (INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS) a todos los funcionarios de planta, para que los interesados en hacer gestión en Salud Ocupacional en la entidad la diligencien.
 

En la plantilla se colocan los nombres, apellidos, Documento de Identidad y por ultimo manifiesten cumplir con los requisitos para ser elegidos ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional mencionados en la convocatoria.
 

(4)

Funcionario De Planta/DEL FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

Entregan personalmente la plantilla diligenciada de INSCRIPCION DE CANDIDATOS al encargado de salud ocupacional.
 

(5)

Encargado De Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/ GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Procede a fijar en los puntos de la entidad el nombre de los postulados al Comité Paritario de Salud Ocupacional y envía correo a publicaciones solicitando la publicación de estas; pasa al procedimiento APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(6)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Procede a fijar en los puntos de la entidad la LISTA GENERAL DE VOTANTES ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional y envía correo a publicaciones solicitando la publicación de estas; pasa al procedimiento APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(7)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía memorando al Director General, solicitando sean designados los dos jurados de votación ante la elección del Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

(8)

Director General/DIRECCION GENERAL

Envía memorando al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano Designando los (2) jurados de votación para las elecciones ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

El tercer miembro del jurado será escogido por los candidatos legalmente inscritos.
 

(9)

Coordinador de Gestión de Talento Humano/ GRUPO INTERNO DE TRABAJO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Notifica por medio de memorando los funcionarios designados como jurado de votación para las elecciones ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

(10)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora, imprime y suministra personalmente la lista general de electores a cada uno de los jurados de votación y envía a publicaciones solicitando la publicación de estas, pasa al procedimiento APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(11)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Convoca al personal de planta Por medio de la intranet de la entidad y/o presencial a las elecciones del Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

(12)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Realiza la presentación de los jurados de votación ante los postulados al Comité Paritario de Salud Ocupacional y explica todo el proceso de votación.
 

(13)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Sella con cinta en presencia de los jurados de votación la urna al momento de iniciarse la votación.
 

(14)

Jurado de Votación/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Solicita el documento de identidad o carnet a los funcionarios, para confrontar los datos con la listas general de votantes publicadas y proceder a subrayar y entregar el memo para que marquen con una x el candidato de su preferencia.
 

(15)

FUNCIONARIOS DE PLANTA DE LOS PUNTOS ADMINISTRATIVOS DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

Envían y escriben el voto del candidato y/o voto en blanco al correo copaso@fps.gov.co asignado al jefe de la oficina asesora planeación y sistemas y/o quien haga sus veces.
 

(16)

Jurado de Votación/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Solicitan al jefe de la oficina asesora planeación y sistemas y/o quien haga sus veces al terminar las votaciones, que en su presencia imprima el contenido de los correos electrónicos recibidos en el correo asignado para la votación de los empleados que laboran fuera de Bogotá y se anexara a la urna efectuando el registro correspondiente.
 

(17)

Jurado de Votación/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Abren la urna públicamente y proceden a hacer el conteo de los votos depositados frente a un testigo que corresponde al encargado de salud ocupacional y un representante de los inscritos a conformar el comité paritario de salud Ocupacional; en donde los inscritos con la mayor votación serán los representantes principales y los de menor votación serán suplentes.
 

(18)

Jurado de Votación/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Realizan el formato de acta APGDOSGEFO01, donde anotan el número de votos emitidos a favor de cada candidato, votos en blanco y votos nulos, firmado por los miembros del jurado de votación, para entrega al Encargado de Salud Ocupacional.
 

(19)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/ GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Procede a fijar en los puntos de la entidad la LISTA DE LOS REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional y envía correo a publicaciones solicitando la publicación de estas; pasa al procedimiento APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(20)

Coordinador de Gestión de Talento Humano/ GRUPO INTERNO DE TRABAJO /GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía memorando al Director General adjuntando el acta de escrutinio, solicitando sean designados los dos representantes de los empleadores y sus suplentes ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

(21)

Director General/ DIRECCION GENERAL

Designa por medio de resolución a los dos (2) representantes de los empleadores y sus suplentes asignando a uno de ellos como presidente y secretario.
 

(22)

Secretaria General/ DIRECCION GENERAL

Publica resolución de la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional, dispuesto para el ministerio de Trabajo y Seguridad social.
 

(23)

Encargado de Salud Ocupacional / GRUPO INTERNO DE TRABAJO/ GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Convoca por correo electrónico indicando día, hora y lugar a los integrantes del COPASO para realizar inducción en su funcionamiento, responsabilidades, Investigación de Incidentes y Accidentes de trabajo, Inspecciones de Seguridad y Gestión del Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

(24)

Presidente Del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Informa con suficiente anticipación la reunión a la secretaria del Comité Paritario para determinar los procedimientos de trabajo de la Gestión del Copaso.
 

(25)

Presidente Del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Solicitan por medio de correo electrónico al encargado de Salud Ocupacional, un diagnóstico de las condiciones de trabajo y de salud de los trabajadores a cargo.
 

(26)

Secretaria del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Envía formato de ACTA APGDOSGEFO01 de la reunión anterior, a los integrantes del copaso y encargado de salud ocupacional para cumplir con los compromisos adquiridos pendientes.
 

(26)

Encargado de La Seguridad y Salud en el Trabajo / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Archiva el Informe Trimestral de Ausentismo Laboral teniendo en cuenta la tabla de retención documental del proceso.
 

(27)

Presidente Del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Envía memorando adjuntando una copia de los compromisos o recomendaciones a Secretaria General y el Coordinador de Bienes, Compras y Servicios administrativos, para obtener solución por parte de ellos de lo requerido.
 

(28)

Secretaria del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Informa mediante correo electrónico la reunión indicando hora, fecha y lugar a los integrantes del Comité y los participantes que hayan adquirido compromisos de Gestión en Salud Ocupacional en el acta anterior.
 

(29)

Integrantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Reciben la citación por correo electrónico de la secretaria del comité, en el caso que no puedan asistir los miembros principales; Los suplentes asistirán por ausencia de los principales y serán citados por medio correo electrónico a las reuniones por el Presidente del Comité.
 

(30)

Integrantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Participan, analizan y evalúan los compromisos en el orden del día, para emitir concepto, recomendaciones con el fin de tomar acciones para el mejoramiento de las condiciones de trabajo.
 

(31)

Secretaria del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Elabora y numera el formato ACTA APGDOSGEFO01 del Comité Paritario de Salud Ocupacional y la presenta para revisión, aprobación y firma de cada uno de los integrantes del Comité.
 

(32)

Presidente Del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Hace seguimiento a los compromisos que se adquirieron durante la reunión.
 

(33)

Presidente Del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Evalúa el proceso, de la misma en cuanto al cumplimiento del tiempo establecido, con el fin de identificar si se apuntó realmente la solución de los problemas.
 

(34)

Secretaria del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Archiva de acuerdo a la Tabla de Retención Documental y mantiene en custodia las actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional con sus respectivos anexos.
 

(35)

Presidente Del Comité Paritario de Salud Ocupacional/ COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Establece y implementa indicadores de cumplimiento que permita medir la gestión del Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 

Entre los indicadores se evaluaran: El grado de cumplimiento de las actividades. El cumplimento de las reuniones legalmente que debe realizar el comité. El porcentaje de respuesta a las inquietudes presentadas por el personal de la empresa. El porcentaje de riesgos que fueron gestionados, para obtener solución por parte de Administrativa y/o secretaria general. El porcentaje de inspecciones planeadas por el Comité.