ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, INTERRUPCIÓN, REANUDACIÓN Y APLAZAMIENTO DE VACACIONES

VERSION: 2.0

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(1)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Proyecta circular dirigida a los coordinadores de grupo y jefes de oficina solicitando la programación de vacaciones de los funcionarios a su cargo.
 

Podrán acumularse hasta un máximo de dos periodos consecutivos de vacaciones.
 

(2)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa y firma la circular de solicitud de programación de vacaciones. En caso de presentarse inconsistencias devuelve al Técnico de Gestión de Talento Humano para que realice los ajustes correspondientes.
 

(3)

Secretaria de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Registra la circular en el programa de correspondencia Orfeo y entrega a los coordinadores y jefes de oficina.
 

(4)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo.

Acuerda con cada uno de los funcionarios la fecha para el disfrute de vacaciones y elabora la programación anual de vacaciones correspondiente a su oficina o grupo de trabajo. En caso de ser necesario, solicita asesoría al Grupo de Trabajo de Gestión de Talento Humano
 

(5)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo.

Envía al Coordinador de Gestión de Talento Humano elabora la programación anual de vacaciones correspondiente a su oficina o grupo de trabajo mediante mensaje de correo electrónico.
 

(6)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Identifica en la base de datos de control de vacaciones, el número de días de vacaciones o los días pendientes de vacaciones a que tiene derecho el personal, de acuerdo a lo informado por los Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo y elabora la programación anual de vacaciones, en el formato APGTHGTHFO09 “Programa anual de vacaciones”.
 

La programación se debe realizar en el mes de diciembre de la vigencia anterior.
 

(7)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa y firma el programa anual de vacaciones y entrega para firma del Secretario General. En caso de presentarse inconsistencias devuelve al Técnico de Gestión de Talento Humano para que realice los ajustes correspondientes.
 

(8)

Secretario General de SECRETARIA GENERAL

Revisa y firma el programa anual de vacaciones y entrega para firma del Director General. En caso de presentarse inconsistencias devuelve al Grupo de Gestión de Talento Humano para los ajustes correspondientes.
 

(9)

Director de DIRECCIÓN GENERAL

Aprueba y firma el programa anual de vacaciones y entrega al Grupo de Trabajo de Talento Humano para su divulgación.
 

(10)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Solicita la publicación del “Programa anual de vacaciones” en la página de intranet de la entidad. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)
 

La programación de vacaciones es inmodificable, excepto por necesidad del servicio.
 

(11)

Funcionarios de TODOS LOS PROCESOS

Presenta en la Coordinación de Talento Humano la solicitud de inicio o reanudación de vacaciones, en el formato APGTHGTHFO17 “Solicitud de vacaciones”, con visto bueno del jefe inmediato e informando el número de días y la fecha de inicio de las vacaciones.
 

La solicitud de vacaciones debe ser presentada con un mes de antelación al inicio del periodo de disfrute de vacaciones.
 

(12)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa dentro del día hábil siguiente al recibo del formato que se encuentre debidamente diligenciado, verifica que el funcionario cumpla con los requerimientos de periodos causados y el número de días solicitados y firma el formato APGTHGTHFO17 “Solicitud de vacaciones.
 

(13)

Director de DIRECCIÓN GENERAL

Revisa y autoriza la solicitud de inicio o reanudación de vacaciones en el formato APGTHGTHFO17 “Solicitud de vacaciones y entrega al Grupo de trabajo de Talento Humano para la proyección del acto administrativo.
 

Al reanudar las vacaciones, si el funcionario tiene encargo, se deben reliquidar las vacaciones. En caso contrario, no debe devolver la diferencia.
 

(14)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Recibe el formato de solicitud de vacaciones debidamente aprobado y elabora e imprime el proyecto de resolución de
 

(15)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa y firma el proyecto de resolución frente a los soportes y normatividad aplicable y entrega para firma del Director General En caso de presentarse inconsistencias devuelve al Técnico de Gestión de Talento Humano para que realice los ajustes correspondientes
 

(16)

Director de DIRECCIÓN GENERAL

Revisa y firma el proyecto de resolución de reconocimiento del periodo de vacaciones. PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTA.
 

(17)

Secretaria de GIT DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTA. Recibe copias de la resolución de reconocimiento y pago de vacaciones y archiva la primera copia en la historia laboral del funcionario PASA AL PROCEDIMIENTO REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES. Entrega copia de la resolución de reconocimiento al técnico administrativo para efectuar la liquidación de las vacaciones
 

(18)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Efectúa la liquidación de la prima de vacaciones de a cuerdo a los términos establecidos en el cronograma de novedades y liquidación de nomina y genera la novedad para su inclusión en el programa de nómina. PASA AL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NOMIMA DE EMPLEADOS Y GENERACION DE INFORMES.
 

Durante el tiempo del disfrute de las vacaciones, no se debe liquidar auxilio de transporte ni de alimentación.
 

(19)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Archiva la segunda copia de la resolución de reconocimiento de vacaciones en la carpeta de resoluciones.
 

(20)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo.

Presenta al Grupo de Talento Humano la solicitud de interrupción de vacaciones, en el formato APGTHGTHFO18 “Interrupción de vacaciones”
 

(21)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa que el formato se encuentre debidamente diligenciado y contenga el número de días pendientes por disfrutar. Firma el formato APGTHGTHFO18 “Interrupción de vacaciones”
 

El formato de solicitud debe indicar las razones de la necesidad del servicio
 

(22)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa y firma el formato de “interrupción de vacaciones” y entrega para firma del Director General. En caso de presentarse inconsistencias devuelve al Técnico de Gestión de Talento Humano para que realice los ajustes correspondientes.
 

(23)

Director de DIRECCIÓN GENERAL

Revisa y autoriza la solicitud de “Interrupción de vacaciones” y entrega al Grupo de trabajo de Talento Humano para la proyección del acto administrativo.
 

La novedad por incapacidad o licencia por luto interrumpe el término de las vacaciones.
 

(24)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Recibe el formato de solicitud de “Interrupción de vacaciones” aprobado y elabora e imprime el proyecto de resolución motivada de interrupción de vacaciones, dentro
 

(25)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Revisa y firma el proyecto de resolución de interrupción de vacaciones frente a los soportes y normatividad aplicable y entrega para firma del Director General En caso de presentarse inconsistencias devuelve al Técnico de Gestión de Talento Humano para que realice los ajustes correspondientes
 

(26)

Director de DIRECCIÓN GENERAL

Revisa y firma el proyecto de resolución de interrupción de vacaciones y entrega para su notificación. PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTA.
 

(27)

Secretaria de GIT DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTA. Recibe copias de la resolución de interrupción de vacaciones y archiva la primera copia en la historia laboral del funcionario PASA AL PROCEDIMIENTO REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES.
 

(28)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Genera la novedad de suspensión para su inclusión en el programa de nómina. PASA AL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NOMIMA DE EMPLEADOS Y GENERACION DE INFORMES.
 

Al reanudar las vacaciones, si el funcionario tiene encargo, se deben reliquidar las vacaciones. En caso contrario, no debe devolver la diferencia.
 

(29)

Técnico Administrativo de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Archiva la segunda copia de la resolución de interrupción de vacaciones en la carpeta de resoluciones.