ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA Y GUARDA DE HSITORIAS LABORALES

VERSION: 2.0

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Recibe todos los documentos exigidos a los funcionarios para posesión, hace la respectiva verificación de requisitos, en los casos en que la plataforma del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público-SIGEP, presente fallas se deberá seguir las instrucciones del Departamento Administrativo de la Función Pública al respecto, luego los organiza en la carpeta de conformidad con los lineamientos internos establecidos para tal fin, organiza los documentos según el orden establecido en el FORMATO DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA VINCULACIÓN DE PERSONAL-VERSIÓN: 1.0 CÓDIGO: APGTHGTHFO81
 

a. De acuerdo con lo indicado en la circular N°004 de 2003 –DAFP, el expediente debe contener como mínimo los siguientes documentos: Acto de nombramiento; oficio de notificación del nombramiento; oficio de aceptación del nombramiento en el cargo; documentos de identificación; hoja de vida (Formato único Función Pública); soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo; acta de posesión, certificado de antecedentes penales, certificado de antecedentes fiscales; certificado de antecedentes disciplinarios; declaración de bienes y rentas de ingreso; certificado de aptitud laboral( Examen médico de ingreso); afiliaciones a: EPS, pensión, cesantías, caja de compensación, ARL, etc., b. Posteriormente también incluye los actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario; Evaluación del desempeño; acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor público de la Entidad. Circular No. 004-2003 Departamento Administrativo Función Pública Y Archivo General de la Nación.
 

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Recibe la carpeta con todos los documentos mencionados en la actividad N. 1, para realizar la foliación y registro de la información en el formato Hoja de Control Historias Laborales CODIGO. APGHTGTHF032, del nuevo funcionario público que se vincula a la Entidad.
 

Para la creación del expediente de un funcionario que ingresa nuevo a la entidad, la foliación de la documentación archivada debe ser de acuerdo con la normatividad vigente sobre archivística ( Ley de Archivo General)
 

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Realiza el ingreso de la información correspondiente para la verificación de los requisitos establecidos en el Manual Especifico de Funciones y Requisitos –FPS, en FORMATO CONTROL REGISTROS DE EDUCACIÓN, FORMACIÓN, HABILIDADES Y EXPERIENCIA, Código: CODIGO: APGTHGTHFO15, imprime para luego de la validación del Profesional Especializado, ser archivado al final del expediente.
 

Este documento siempre va al final de todos los demás.
 

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Profesional Especializado / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Recibe el FORMATO CONTROL REGISTROS DE EDUCACIÓN, FORMACIÓN, HABILIDADES Y EXPERIENCIA, Código: CODIGO: APGTHGTHFO15, junto con el (la) expediente (carpeta), revisa y firma el mismo, para que luego este sea incorporado a la Historia Laboral.
 

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Realiza la identificación correspondiente colocando el marbete al expediente según TRD,( serie y subserie) según Tabla de Retención Documental y lo ubica en los archivadores destinados para tal fin en aplicación del PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION, Código: APGDOSGEPT02.
 

Debe ser restringido el acceso a las historias laborales y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.
 

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Secretario Ejecutivo / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Recibe de parte de la Coordinadora del proceso todos los documentos validados y con la anotación del trámite a seguir con cada uno, ella se encarga de entregar al compañero del proceso encargado según corresponda.
 

Esto aplica para el trámite de elaboración de actos administrativos, oficios de solicitud de transcripción, reconocimiento y pago de las incapacidades ante las EPS, libranzas, préstamos, liquidación de vacaciones, certificaciones, entre otros.
 

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Verifica que los documentos entregados en físico se encuentren en el aplicativo utilizado para el control de documentación, y le da el trámite que corresponda (Asigna TRD, incluye en expediente y finaliza), luego procede a archivar el documento físico en la historia laboral, continuando con la foliación e inclusión de este documento en la hoja de control.
 

Los documentos se deben archivan en orden cronológico y así mismo se debe diligenciar el formato Hoja de Control Historias Laborales CODIGO. APGHTGTHF032. • Los documentos que se deben incluir según la lista de chequeo son: • -Inducción general y especifica - Afiliación a cooperativas - Afiliación a otros seguros -Certificados de incapacidad -Declaración periódica juramentada de bienes y rentas - Embargos judiciales - Evaluación de desempeño - Evidencia del registro de recibo de inducción general y/o especifica -Libranzas -Actos administrativos (Resolución aceptación renuncia, Resolución de inscripción carrera administrativa, Resolución de insubsistencia, Resolución concede turno de vacaciones, Resolución horas extras, Resolución de traslado de proceso) -Liquidación de cesantías -Certificado para bonos pensionales -Certificados de tiempo de servicios y funciones - Formato entrega de cargos -Autorizaciones descuentos por nómina -Comunicaciones internas.
 

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Elabora inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodial, el cual debe permanecer actualizado para la posible entrega del cargo.
 

De conformidad con la Tabla de retención documental.
 

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Encargado de soporte administrativo de las funciones / Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Pasados los cinco (5) años de custodia, organiza, digitaliza, y elabora el inventario de las historias laborales a transferir al Archivo central, pasa al PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION, Código APGDOSGEPT02
 

Término establecido en la tabla de retención documental actualizada del Proceso.
 

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Secretario Ejecutivo/ Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Recibe las historias laborales a transferir, junto con el inventario y crea los expedientes respectivos para luego incluirlas en el inventario final con los demás expedientes a entregar, las coloca en las cajas ya numeradas.
 

En el inventario deben quedar los nombres completos de los ex funcionarios, los datos del N. de carpeta, N. de expediente, N. de folios, Año en que baja al archivo central, N. caja. Para el caso de Historias laborales que estén contenidas en varios tomos, se debe aclarar cuantos tomos se entregan.