ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMISION DE PERSONAL

VERSION: 4.0

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(1)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano y/o Presidente de la Comisión de Personal

Cita a través de correo electrónico a los integrantes de la Comisión de Personal con tres (3) días hábiles de anticipación a sesión ordinaria, y con dos (2) días hábiles de anticipación a sesiones extraordinarias, en esta comunicación se envía el orden del día.
 

La Comisión de Personal se reunirá de manera ordinaria una vez al mes y debe tener en cuenta para sus actuaciones lo establecido en su Reglamento interno vigente. ( conforme al artículo 16 de la Ley 909 de 2004) En la primera sesión de la Comisión de Personal se realiza el nombramiento del presidente. Si se requiere envía adjuntos a la citación documentos que consideren deben validar los integrantes de la Comisión de Personal, de temas que vayan a ser tratados en la sesión citada.
 

(2)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Verifica la existencia del quórum y procede a dar lectura al Orden del día para ser aprobado y desarrollado en la respectiva sesión, (en cumplimiento de su función de Secretario Técnico de la Comisión de Personal), mediante el diligenciamiento del formato LISTA DE ASISTENCIA A EVENTOS-CODIGO: APGTHGTHFO02
 

De conformidad con el reglamento de la Comisión de Personal, la asistencia de sus miembros es de carácter obligatorio e indelegable, la ausencia debe estar previamente justificada mediante el envío de comunicación escrita dirigida a la comisión de Personal.
 

(3)

Integrantes Comisión de Personal de la Entidad

Estudian, analizan y aprueban los temas presentados en el orden del día. Si en la sesión no se agota el orden del día, se convocará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión para continuar con el mismo.
 

El orden de día podrá ser modificado únicamente por decisión mayoritaria de los miembros asistentes a la sesión, correspondiente; de conformidad con el Reglamento vigente.
 

(4)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Registra los temas tratados para documentar el Acta correspondiente en el Formato APGDOSGEFO01, (en cumplimiento de su función como Secretario Técnico de la Comisión de Personal).
 

(5)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Elabora el acta en el formato APGDOSGEFO01 y lleva su archivo en estricto orden y rigurosidad; la cual deberá contener un resumen de los temas tratados en la sesión, especificando sitio, hora, asistentes, acuerdos y/o compromisos, determinaciones Y constancias; Así mismo, se detallan compromisos adquiridos.
 

(6)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Envía por correo el proyecto del acta a todos los miembros de la Comisión de Personal, para lo cual se otorgarán tres (3) días hábiles para la revisión y retroalimentación, en caso de no recibir observaciones se imprime y se pasa para firma del Presidente y Secretario Técnico
 

La Convocatoria, junto con el cronograma diseñado, debe ser avalada por los integrantes de la Comisión.
 

(7)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Realiza seguimiento a la ejecución de las decisiones tomadas por la Comisión de Personal y/o a los compromisos asumidos por los integrantes; para luego rendir informe a los integrantes de la Comisión de Personal en la siguiente sesión.
 

Adjunta, los documentos soportes de cada uno de los temas tratados.
 

(8)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Informa a la Comisión Nacional del Servicio Civil dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la reunión, las incidencias que se produzcan en relación con los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos, mediante oficio y se envía a través de mensajero interno.
 

En su calidad de secretario Técnico de la Comisión de Personal
 

(9)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Realiza el informe trimestral de gestión de la Comisión de Personal, incluyendo la información del proceso de capacitación, bienestar e incentivos, novedades administrativas y demás, y lo envía tres días antes del reporte en el aplicativo de la CNSC para revisión y aportes de los integrantes de la Comisión de Personal de la Entidad.
 

Este informe se debe realizar entre el (1er) primer y (3er) tercer día hábil del mes siguiente al trimestre a reportar. La información para la elaboración del informe incluye Evaluación de Desempeño Laboral, actividades ejecutadas en los Planes Institucionales de Capacitación y Bienestar, Medición e intervención del Clima Laboral; novedades de encargos, comisiones, reubicaciones y nombramientos y retiros de la planta de la Entidad.
 

(10)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Una vez consolidado el informe se remite por correo a todos los miembros de la comisión de Personal.
 

Se tendrán (2) dos días hábiles de plazo para la revisión y retroalimentación del informe, una vez finalizado, se imprimirá y se recogerán las firmas.
 

(11)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Realiza el reporte del informe trimestral de gestión de la Comisión de Personal de la Entidad en el aplicativo de la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC establecido para tal fin. Durante los ocho (8) primeros días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre.
 

Instructivo para el manejo de la aplicación de comisiones de personal-Código: I-VS-001, Versión:2.0, de la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC-
 

(12)

Secretario Técnico de la Comisión de Personal/ Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Talento Humano

Archiva el informe trimestral en la carpeta correspondiente INFORMES A LA CNSC, según TRD 2105301