ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE CARGOS

VERSION: 2.0

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Encargado de Comunicar las novedades de personal

Comunica vía correo interno las novedades de personal por: retiro, traslado, encargo, vacaciones, licencia superior a un mes, por pensión de jubilación o de vejez, entre otras.
 

(2)

Encargado de apoyo gestión documental de Gestión de Talento Humano

Documenta una base de datos con los nombres y cargos de los funcionarios que se retiran de forma parcial y/o definitiva de la entidad y que deben realizar entrega de cargo.
 

(3)

Jefe de Dependencia y/o Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Viene de los procedimientos NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA y NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA; Coordina el diligenciamiento del formato de entrega de cargo código APGTHGTHFO31. Correspondiente al estado de su trabajo, documentación soporte física y electrónica y el inventario físico de equipos y bienes muebles entre otros.
 

Son motivo de realizar el diligenciamiento del formato de entrega de cargos los siguientes: por renuncia o decisión manifiesta del funcionario, por retiro, por traslado y/o comisión, por un encargo, por vacaciones, por una licencia superior a un mes, terminación de contrato, o por pensión de jubilación o de vejez, Insubsistencia suspensión, licencia de maternidad, reubicación entre dependencias.
 

(4)

Jefe de Dependencia y/o Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Solicita apoyo a los procesos Gestión de Servicios Administrativos, Gestión de TIC´s y Gestión Documental, para la diligencia formal de toma del inventario físico y de toda la información que entrega el empleado, la firma de los jefes de estos procesos en el formato de entrega de cargos será el respectivo comprobante que garantice la entrega del cargo y elementos de cuenta personal satisfactoriamente, de acuerdo a los procedimientos establecidos ADMINISTYRACION CUENTAS PERSONALES BIENES DEVOLUTIVO, código APGSAGADPT03.
 

Gestión de Servicios Administrativos es la responsable de atender y resolver los problemas que se presenten durante la toma física del inventario, gestión de TIC´s los archivos magnéticos, y bloqueo de claves de acceso a aplicativos y Gestión documental los archivos físicos y los demás de su responsabilidad.
 

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Funcionarios, Jefe de Dependencia y/o Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo

Elaboran el informe de entrega de cargo mediante el diligenciamiento del formato de entrega de cargo código APGTHGTHFO31. Si por alguna razón el funcionario no pudiera entregar el cargo, el jefe inmediato con apoyo de los procesos de gestión documental, Gestión de Servicios Administrativos y Gestión de TIC´s deberá de tomar inventario de los elementos devolutivos, información, archivo documental entre otros
 

El formato de entrega de cargos deberá ser firmado por los encargados de los procesos o coordinadores de Grupo de gestión documental, Gestión de Servicios Administrativos y Gestión de TIC´s en los casos que se requieran y principalmente por el funcionario que recibe el cargo.
 

(6)

FUNCIONARIOS / de TODAS LAS DEPENDENCIAS

Entrega al jefe inmediato o quien éste delegue el formato código APGTHGTHFO31 totalmente diligenciado con las firmas de paz y salvo de los funcionarios requeridos, para las firmas respectivas.
 

Revisa firmas de los responsables de los procesos o coordinadores de Grupo de gestión documental, Gestión de Servicios Administrativos y Gestión de TIC´s en los casos que se requieran. Este formato se debe de diligenciar 15 días hábiles siguientes a separarse del cargo. Para el caso de vacaciones el formato debe diligenciarse un día hábil antes de separarse del cargo.
 

(7)

JEFE INMEDIATO DEL FUNCIONARIO O QUIEN RECIBE / DE TODOS LOS PROCESOS

Revisa la información diligenciada en el formato entrega de cargo, código APGTHGTHFO31 y Firma en constancia de cumplimiento de los requisitos para la entrega formal del cargo.
 

El funcionario que reciba el cargo será el directo responsable de que la información consignada en el formato de entrega de cargo código APGTHGTHFO31 contenga los requisitos especificados en este procedimiento, la disposición de la misma en la dependencia y la entrega a otra dependencia en caso de ser necesario Para el caso de los cargos de manejo; como son el profesional que cumple funciones de Tesorero y los que cumplen funciones de manejo y custodia de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, se anexa relación de bienes (muebles –almacén-, fondo, entre otros) y estados de estos a entregar. En caso de que un funcionario vaya a desempeñar un cargo en razón al retiro definitivo su titular de la entidad, pero no lo reciba de quien lo desempeñaba anteriormente, deberá elaborar un acta en el formato institucional APGDOSGEFO01, en el cual se señalen las observaciones o el estado en que recibe el mismo.
 

(8)

JEFE INMEDIATO DEL FUNCIONARIO / de TODOS LOS PROCESOS

Envía el formato de entrega de cargos al proceso de Gestión de Talento Humano.
 

El formato solo se envía cuando está totalmente diligenciado en los campos requeridos. En el caso de los funcionarios que tomaran un turno de vacaciones, deben entregar el formato el último día hábil de servicio en la entidad.
 

(9)

Encargado de apoyo gestión documental de Gestión de Talento Humano

Recibe formato de entrega de cargos, pasa al procedimiento REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA Y GUARDA DE HSITORIAS LABORALES, código APGTHGTHPT16.
 

Si no se recibe el acta a más tardar el día hábil anterior a la salida del funcionario de acuerdo con la base de datos de control, solicita por escrito la copia de la misma, al funcionario con copia al jefe inmediato.
 

(10)

Director General y/o Funcionarios que Administren fondos o Bienes del Estado / FONDO DE PASIVO SOCIAL

Elaboran el Acta de Informe de Gestión, correspondiente a los asuntos de su competencia, así como la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvo a su cargo asignado para el ejercicio de sus funciones, de acuerdo a la metodología y el termino establecido por la resolución orgánica No 5674 de 2005 de la Contraloría General de la Republica y se dará cumplimiento a todo lo establecido en dicha resolución
 

(11)

Director General y/o Funcionarios que Administren fondos o Bienes del Estado / FONDO DE PASIVO SOCIAL

Entrega copia del Acta de Informe de Gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la dejación o finalización de su administración, a quien lo sustituya legal o reglamentariamente en el ejercicio de sus funciones, a la Oficina de Control Interno y a Gestión de Talento Humano de la Entidad y a la Contraloría General de la República.
 

Quienes reciben el acta de gestión tendrá que dar cumplimiento a lo establecido en la resolución orgánica No 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República. (En caso de que por alguna eventualidad de fuerza mayor el funcionario que se retira no pueda hacer entrega del puesto de trabajo, el jefe inmediato en conjunto con los responsables del control patrimonial deben tomar el inventario de elementos devolutivos, archivo documental, etc…)
 

(12)

Encargado de apoyo gestión documental de Gestión de Talento Humano

Recibe copia del Acta de Informe de Gestión del Director General saliente, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la dejación o finalización de su administración, pasa al procedimiento REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA Y GUARDA DE HSITORIAS LABORALES, código APGTHGTHPT16.