ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES

VERSION: 4.0

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Funcionarios FPS

Presentan a Gestión de Talento Humano, las novedades de nómina en los formatos y/o documentos soportes, como: Solicitud de Vacaciones código: APGTHGTHFO17, Libranzas de las respectivas entidades bancarias, Incapacidades, dentro del término previsto en el Cronograma de Cierre de Novedades Y Liquidación de Nómina Personal Planta FPS código: APGTHGTHFO36, para ser incorporadas en la liquidación de la nómina de empleados, Previamente aprobado por los procesos intervinientes para cada año, este cronograma podrá ser consultado por los funcionarios en la página principal del fondo en el link de Talento Humano/ Novedades.
 

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Secretaria del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS NOVEDADES DE NÓMINA QUE NO REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO APGTHGTHPT26. NOVEDADES DE NÓMINA PERSONAL PLANTA FPS QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO APGTHGTHPT27. Recibe las novedades de los funcionarios y las pasa al jefe inmediato para la asignación al encargado de liquidación de la nómina.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS NOVEDADES DE NÓMINA QUE NO REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO APGTHGTHPT26. NOVEDADES DE NÓMINA PERSONAL PLANTA FPS QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO APGTHGTHPT27. Recibe novedades de nómina en físico y proyecta e imprime los actos administrativos de las novedades que correspondan, para el soporte de la liquidación de la nómina de empleados y las comunicaciones que puedan surgir, dando cumplimiento a los términos previstos en el cronograma establecido para el cierre de novedades y procesamiento de la nómina.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Registra y procesa las novedades de nómina, en el sistema de Nómina, dentro del término establecido en el Cronograma anual de cierre y liquidación de la nómina.
 

Novedades: vacaciones, prima de vacaciones, bonificaciones, licencias remuneradas y no remuneradas, incapacidades, descuentos por libranza, embargos, diferencia de sueldo, traslados, encargos, comisiones, renuncias, declaración de insubsistencia del cargo, vinculaciones, sanciones.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Verifica y compara los resultados de la liquidación de la nómina, frente a las novedades radicadas, para imprimir los informes correspondientes y para el reporte de la planilla de autoliquidación PILA y genera el informe para el reporte mensual del Fondo Nacional del Ahorro. PASA AL PROCEDIMIENTO REPORTE DE CESANTÍAS AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO - APGTHGTHPT24
 

La verificación corresponde a: inclusión de todas las novedades, liquidación correcta y que los aportes al sistema de seguridad social correspondan al ingreso base de cotización del pago.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Genera e imprime Informes que correspondan a cada quincena y además los del mes completo por unidad presupuestal y el consolidado, mediante el sistema de Nomina, para las firmas del ordenador del gasto y del responsable de Gestión de Talento Humano y/o Coordinador del Grupo y elabora el cuadro de transferencias que corresponda al mes uno por cada unidad presupuestal, el cual debe ser concordante con los valores arrojados en la planilla de Autoliquidación de aportes (Mi Planilla).
 

Los informes son: Primera Quincena 1. Informe de Novedades de Nómina, 2. Comprobante de Pago, 3. Informes Resumen de Pagos y Deducciones. Segunda quincena, además de los anteriores informes para el periodo que corresponda, los siguientes: 4. Planilla Pila; 5. Autoliquidaciones de aporte que corresponden a EPS, Fondos de Pensión, ARP; Parafiscales (ICBF, SENA Y CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR); 6. Fondo Nacional del Ahorro; 7. Cuadro tes por unidades y consolidado; 8. Movimiento por conceptos.
 

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Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa los actos administrativos de las novedades de personal, verifica y compara los valores liquidados en los comprobantes individuales de pago, en hoja de Excel, para el pago correspondiente.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Elabora memorando con los datos básicos por unidad, en forma impresa, para solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal y del Registro presupuestal, radica en el Programa de correspondencia y pasa para Vo. Bo. del Coordinador(a) Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.
 

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Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa memorando para la solicitud del CDP y RP Frente a la disponibilidad presupuestal y firma la solicitud de Certificado de Disponibilidad presupuestal y Registro Presupuestal y la envía para revisión del Secretario General y posterior firma del Ordenador del Gasto.
 

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Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa y Firma los comprobantes de pago de nómina e informes que complementan la nómina devengados, deducciones y los netos por pagar.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Elabora los archivos planos para cargar en el Sistema Integrado de información Financiera (SIIF) de cada nómina quincenal para el pago de la misma y los envía a través de correo electrónico interno a la Subdirección Financiera. PASA AL PROCEDIMIENTO PAGOS PRESUPUESTALES - APGRFGTEPT10
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Recibe de la Dirección General del Fondo y entrega al proceso de Gestión Financiera los documentos soportes de la nómina, solicitud de registro presupuestal, previamente firmados para el trámite correspondiente dentro del término previsto en el cronograma de cierre de novedades y liquidación de nómina de personal. PASA AL PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL APGRFSFIPT07- EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL APGRFSFIPT08 Se archiva copia en Gestión de Talento Humano.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Verifica el contenido de los actos administrativos de novedades de personal a que haya lugar, frente a la información a reportar en el SIGEP.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Reporta las novedades de: encargo, comisión, ingreso de personal o retiro de personal y licencias al aplicativo SIGEP que se encuentra en la página del DAFP, en el tiempo requerido y con los requerimientos establecidos.
 

El reporte debe realizarse dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Genera las interfaces contables que correspondan en cada quincena en el aplicativo de Gestión de Nómina de Empleados (SAFIX). (Primera quincena: La que corresponda al periodo y segunda quincena: La que corresponda a la quincena del periodo, Provisiones, FNA, Causación), imprime, revisa y las archiva junto con los soportes de las nóminas de cada quincena.
 

Una vez el Grupo Interno de Trabajo de Tesorería notifique al Encargado de la Nómina, que han pagado la nómina, dentro de los primeros 3 días hábiles de cada quincena.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Organiza la carpeta de la nómina mensual, debidamente foliada, envía por correo electrónico el cuadro de transferencia y archivo correspondiente a los valores de retención en la fuente y base de retención en la fuente aplicados a los funcionarios en periodo mensual al Grupo Interno de Trabajo Contabilidad e informa que las interfaces fueron realizadas. Pasa al PROCEDIMIENTO COMPROBANTE NÓMINA DE EMPLEADOS - APGRFGCOPT12 Pasa al procedimiento APGRFGCOPT27 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
 

Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación de tesorería del pago de la nómina.
 

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Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Imprime del programa de Nómina las relaciones de descuentos mensuales por nómina de los funcionarios y los entrega relacionados al Grupo Interno de Trabajo Gestión Atención al Usuario para que sean puestos a disposición de las Entidades con las que los funcionarios han suscrito libranzas, afiliaciones a prestaciones de servicios, etc. Archiva copia de las relaciones de descuentos mensuales por nómina de los funcionarios teniendo en cuenta lo establecido en las tablas de retención documental del proceso Gestión Talento Humano.
 

Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la firma de la nómina.