ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE INDUCCION DE PERSONAL

VERSION: 4.0

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora y/o actualiza la Cartilla de Inducción General, la Presentación en Diapositivas, y demás material requerido, de acuerdo con las Propuesta de Contenidos para el Proceso de Inducción, numeral 5.1 del Programa de Inducción y Reinducción del FPS, Código: APGTHGTHPG01, y con los cambios presentados en la entidad. Cada vez que la información de la Cartilla o de la Presentación en Diapositivas sea actualizada, esta debe ser remitida a través de correo electrónico a los Médicos Especialistas o Auditores que laboran en los puntos de atención del Fondo Pasivo Social, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su actualización.
 

La Cartilla de Inducción General y la Presentación en Diapositivas debe contener los temas relacionados con Orientación al Servicio Público: Cultura de Servicio al Ciudadano, Función Pública y Modernización del Estado y Gestión Pública; Ubicación Organizacional: Conocimiento Institucional y Gestión Humana
 

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ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora y/o actualizar el folleto de Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo y la Presentación en Diapositivas, de acuerdo con la Propuesta de Contenidos para el Proceso de Inducción, numeral 5.1 del Programa de Inducción y Reinducción del FPS, Código: APGTHGTHPG01, y con los cambios presentados en la entidad. Cada vez que la información de la Cartilla de Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo o de la Presentación en Diapositivas sea actualizada, esta debe ser remitida a través de correo electrónico a los Médicos Especialistas o Auditores que laboran en los puntos de atención del Fondo Pasivo Social, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su actualización.
 

El folleto de Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo debe contener los temas relacionados con: Identificación y Control de Peligros, Riesgos en el Trabajo y la Prevención de Accidentes y Enfermedades Laborales y Ausentismo laboral.
 

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ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE SECRETARIA Y/O COORDINADOR GIT GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Informa a través de correo electrónico y/o telefónicamente al Encargado de la Inducción General y al Encargado de las funciones de Seguridad y Salud en el Trabajo, los nombres, cargos, proceso y/o dependencia del nuevo funcionario, trabajador o contratista y la fecha a partir de la cual se va a vincular, para que preparen y ejecuten el Proceso de Inducción General.
 

Cuando el funcionario, trabajador se vincule o lo suministren para laborar en una ciudad diferente a Bogotá, esta solicitud se debe presentar a través de memorando dirigido al Médico Auditor o Especialista del Punto de Atención.
 

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ENCARGADO DE LA FUNCION CONTRACTUALMENTE, EN LA OFICINA ASESORA JURIDICA

Informa a través de correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano, con dos (2) día hábil de anterioridad a la contratación: los nombres, cargos, proceso y/o dependencia del nuevo contratista (s) y la fecha a partir de la cual se va a contratar, para que preparen y ejecuten el Proceso de Inducción General. Para los puntos de atención fuera de Bogotá, esta información debe ser presentada con tres (3) días de anterioridad a la fecha de inicio del contrato.
 

(5)

ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL Y ENCARGADO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Realiza la Inducción General al servidor público vinculado y/o trabajador o del contratista, presentando el contenido de ésta a través de diapositivas y haciendo entrega de las Cartillas de Inducción General de la Entidad y la de Seguridad y Salud en el Trabajo. La Inducción General se debe efectuar el día en que se efectúe la vinculación o contratación del funcionario o del contratista.
 

Cuando el funcionario, trabajador o contratista que se vincule a laborar sea asignado para prestar sus servicios en una ciudad diferente a Bogotá, la Inducción General la realizará el Médico Especialista o Auditor del punto de atención.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL Y ENCARGADO DE LAS ACTIVIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Registra la asistencia del servidor público, trabajador y/o contratista vinculado en el FORMATO DE ASISTENCIA A EVENTOS. Código APGTHDDPFO02.
 

Cuando el funcionario, trabajador o contratista que se vincule a laborar sea asignado para prestar sus servicios en una ciudad diferente a Bogotá, la Inducción General la realizará el Médico Especialista o Auditor del punto de atención, y la enviara al GIT Gestión de Talento Humano, el soporte del registro de asistencia a eventos.
 

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ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE SECRETARIA DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora Memorando dirigido al Jefe y/o Superior Inmediato, presentando al nuevo Servidor, y solicitando la Inducción Específica, la asignación de los recursos necesarios y la constitución de una cuenta personal con los elementos de trabajo y lo radica en la Oficina de la Dependencia o Grupo Interno de Trabajo el día en que se vincula el funcionario o trabajador. De este memorando se envía una copia al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Bienes, Compras y de Servicios Administrativos.
 

Los elementos de trabajo se solicitan por el Jefe inmediato o quien haga sus veces, ante la dependencia pertinente. Cuando un Servidor se traslada internamente a otro proceso y/o dependencia, también se elabora este Memorando
 

(8)

ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Presenta al nuevo Servidor Público, trabajador y/o contratista con los funcionarios de la Entidad y con el Jefe inmediato o supervisor del contrato, indicándole además, la ubicación de cada proceso y/o dependencia.
 

Cuando el funcionario, trabajador o contratista sea asignado para prestar sus servicios en una ciudad diferente a Bogotá, la presentación con los compañeros de trabajo la realizará el Médico Especialista o Auditor del punto de atención
 

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ENCARGADO DE LAS ACTIVIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Asigna al nuevo Servidor Público, el código de ingreso y salida en el sistema, necesario para el control de la asistencia durante la jornada laboral en la entidad. Para las personas que laboran en puntos de atención fuera de Bogotá, el Control de Ingreso y Salida se hace a través del FORMATO APGTHDDPFO20.
 

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ENCARGADO DE LAS ACTIVIDADES DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Solicita una foto escaneada al nuevo servidor público y los datos personales y envía el requerimiento al Grupo Interno de Trabajo Gestión de Bienes, Compras y de Servicios Administrativos para la elaboración del carnet que lo identifica como servidor del Fondo Pasivo Social. Pasa a los procedimientos: APGSAGADPT19 CONSTITUCIÓN Y EJECUCIÓN DE CAJA MENOR y APGSAGADPT01 BOLETIN DIARIO DE ALMACEN.
 

En el caso de los contratista, envía un memorando al proceso de Gestión de Servicios Administrativos en el cual solicita se realice la gestión para otorgar el carnet que lo identifica contratista del Fondo Pasivo Social.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía al correo electrónico del nuevo funcionario, trabajador o contratista, mensaje de bienvenida, en el que se expresa sentimientos de acogida, buenos propósitos de que su permanencia en la entidad les signifique crecimiento y desarrollo, así como las expectativas de sus aportes para la eficiente y eficaz gestión la entidad y de la sociedad. Si el nuevo servidor no tiene cuenta de correo electrónico, el mensaje se le entrega impreso.
 

Cuando un funcionario, trabajador o contratista que se vincule a laborar sea asignado para prestar sus servicios en una ciudad diferente a Bogotá, no tenga cuenta de correo electrónico, el Médico Especialista o Auditor del punto de atención, entregará impreso el Mensaje de Bienvenida.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL Y ENCARGADO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Aplica FORMATO EVALUACION DE LA INDUCCIÓN GENERAL APGTHGTHFO04, FORMATO EVALUACIÓN INDUCCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO APGTHGTHFO54, a nuevo funcionario, trabajador o contratista a la entidad, con el fin de que efectúen Evaluación del Proceso de Inducción General. La Evaluación de la Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo APGTHGTHFO54, debe estar disponible para los entes de control en caso de que se presente un accidente laboral, grave y/o una enfermedad laboral. Estos formatos se aplican una vez se haya terminado el proceso de Inducción General
 

Cuando el nuevo funcionario, trabajador o contratista sea asignado para prestar sus servicios en una ciudad diferente a Bogotá, la Inducción General la realizará el Médico Especialista o Auditor del punto de atención, y la enviara al GIT Gestión de Talento Humano, el soporte de FORMATO EVALUACION DE LA INDUCCIÓN GENERAL.
 

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JEFE INMEDIATO Y FUNCIONARIOS de TODOS LOS PROCESOS y/o MÉDICO ESPECIALISTA O AUDITOR DEL PUNTO DE ATENCIÓN

Realizan la inducción específica del nuevo funcionario o que haya sido trasladado de otra dependencia y/o proceso, siguiendo los parámetros establecidos en las Propuesta de Contenidos para el Proceso de Inducción, numeral 5.1 del Programa de Inducción y Reinducción del FPS, Código: APGTHGTHPG01 y solicita los elementos de la cuenta personal al proceso de Gestión de Servicios Administrativos. Pasa al Procedimiento APGSAGADPT03 ADMINISTYRACION CUENTAS PERSONALES BIENES DEVOLUTIVOS y AL PROCEDIMIENTO APGTSOPSPT06 CREACION, MODIFICACION Y ELIMINACION DE USUARIOS EN EL SISTEMA. Se debe elaborar un acta en el FORMATO DE ACTAS APGDOSGEFO01, donde conste que se adelantó la Inducción Específica, la cual debe estar firmada por todos los que participaron en el proceso de Inducción Específica. Dicha acta debe ser remitida a Gestión de Talento Humano dentro de los tres (3) meses siguientes a la vinculación o al traslado de dependencia del funcionario o trabajador.
 

Comprende las actividades del ÁREA Ubicación Organizacional -Integración al Trabajo-, tales como: a) La Ubicación en el proceso para el cual ha sido asignado, dando a conocer la Caracterización del Proceso: Objetivos, Funciones, Actividades Principales, Responsabilidades del empleo con respecto al Proceso y Procedimientos que debe aplicar, b) Conformación del equipo de trabajo, acuerdos de convivencia del grupo de trabajo y compromisos, programas o aplicativos utilizados por el proceso y por el funcionario, c) Fijación de compromisos laborales, cuando se aplique, d) Solicitud asignación de claves de acceso a los programas, e) Solicitud asignación cuenta personal, f) Presentación con sus compañeros de trabajo y g) entrenamiento específico para desarrollar las funciones de su puesto de trabajo. Cuando el funcionario, que se vincule a laborar sea asignado para prestar sus servicios en una ciudad diferente a Bogotá, la Inducción específica la realizará el Médico Especialista o Auditor del punto de atención, y enviara al GIT Gestión de Talento Humano, el soporte del soporte de acta de inducción especifica.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO (14GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía correo electrónico al jefe inmediato del nuevo servidor público, que no haya allegado copia del acta de la Inducción Específica, recordando la responsabilidad de realizar y entregar la misma. En caso de que no se obtenga respuesta a ese requerimiento, se enviara un memorando solicitando el cumplimiento de la actividad establecida en el procedimiento, con copia al superior jerárquico del jefe inmediato del funcionario vinculado.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL de GESTIÓN DE TALENTO HUMANO y/o MÉDICO ESPECIALISTA O AUDITOR DEL PUNTO DE ATENCIÓN

Aplicala encuesta de evaluación de la inducción específica código APGTHGTHFO05, dentro de los quince (15) días siguientes al cumplimiento de los tres (3) meses del ingreso o reubicación del servidor público.
 

Si el nuevo funcionario fue vinculado en un punto de atención diferente a Bogotá, remiten el soporte de la evaluación a la inducción específica Diligenciada al Proceso Gestión de Talento Humano, utilizando el servicio de mensajería CORRA.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL Y ENCARGADO DE LAS ACTIVIDADES DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Tabula las Encuestas de EVALUACION DE LA INDUCCIÓN GENERAL APGTHGTHFO04, EVALUACIÓN INDUCCIÓN ESPECÍFICA APGTHGTHFO05, y FORMATO EVALUACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO APGTHGTHFO54, y elabora durante los meses de enero y julio de cada vigencia el informe semestral de las actividades de Inducción General y Específica realizadas y evaluadas.
 

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ENCARGADO DEL PROCESO DE INDUCCIÓN GENERAL Y ENCARGADO DE LAS ACTIVIDADES DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Consolida los resultados de las evaluaciones, en informe impreso, para análisis y evaluación del Coordinador del proceso de Gestión de Talento Humano.
 

En el mes de enero se elabora el informe de las actividades de inducción general realizada a las personas que ingresaron como nuevas durante el segundo semestre de la vigencia anterior y de los resultados de las encuestas de la inducción específica aplicadas durante ese mismo periodo. En el mes de julio se elabora el informe de las actividades de inducción general realizada a las personas que ingresaron como nuevas o fueron trasladadas entre procesos o dependencias durante el segundo semestre de la vigencia anterior y los resultados de las encuestas de la inducción específica aplicadas durante ese mismo periodo. Dicho informe debe contener el análisis de los Indicadores por Proceso.
 

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COORDINADOR GIT GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recibe y analiza los resultados de las evaluaciones identificando cuáles son las variables que fueron calificadas con resultado Insatisfactorio, y propone acciones de mejora para el proceso de Inducción General y Específica.
 

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COORDINADOR GIT GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Presenta para sugerencias y recomendaciones de la Comisión de Personal, el informe semestral de los resultados de las evaluaciones a la inducción general, Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo, e Inducción Específica y las oportunidades de mejora identificadas. PASA AL PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE PERSONAL, código APGTHDDPPT08.
 

El informe con el resultado de la Evaluación a la Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo debe ser presentado ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional para conocimiento y recomendaciones.