ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL

VERSION: 6.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Proyecta en el programa de correspondencia circular informando el cronograma de acompañamiento por parte del proceso Gestión Talento Humano, para el diligenciamiento del formato Encuesta necesidades y expectativas de bienestar social (APGTHGTHFO01), en el mes de noviembre de cada anualidad, y remite al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano, para su firma.
 

(2)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, Revisa y firma la circular en el mes de noviembre de cada anualidad, mediante la cual se remite a los funcionarios públicos de los diferentes procesos de la entidad, el formato Encuesta necesidades y expectativas de bienestar social (APGTHGTHFO01), para identificar las expectativas y necesidades para la siguiente vigencia.
 

(3)

Encargado de las actividades Secretariales / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe del Coordinador GIT Gestión Talento Humano, la circular de solicitud del diligenciamiento del formato Encuesta necesidades y expectativas de bienestar social (APGTHGTHFO01), informa mediante el programa de correspondencia y correo electrónico a los funcionarios públicos de los diferentes procesos de la entidad.
 

(4)

Encargado de Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano y funcionarios de planta de la Entidad.

Realiza acompañamiento en el diligenciamiento del formato Encuesta Necesidades y Expectativas de Bienestar Social (APGTHGTHFO01) a los funcionarios de planta de la entidad, para dar a conocer sus necesidades y expectativas en materia de Bienestar social, con forme a los programas de Bienestar que determina la norma aplicable, durante los cinco (05) primeros días hábiles de diciembre.
 

Programas de bienestar Social: reconocimiento del ser, deportivo y salud, para el fortalecimiento de la vida familiar; programa integración y fortalecimiento de la cultura organizacional; y de adaptación al cambio y retiro del servicio.
 

(5)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza la tabulación de las encuestas diligenciadas por los funcionarios en el Formato Encuesta Necesidades y Expectativas de Bienestar Social (APGTHGTHFO01) y proyecta el informe diagnóstico de necesidades y expectativas de bienestar social; durante los siguientes tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la aplicación de la encuesta.
 

En el Informe de diagnóstico de necesidades y expectativas de bienestar social, se deben señalar las actividades que obtuvieron el mayor número votos de acuerdo a la tabulación de las encuestas, y contener las necesidades que surjan del Plan de Intervención del Clima Organizacional y del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 

(6)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan Bienestar Social/ Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Verifica en el plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en las páginas Web del FPS, intranet de la entidad y en la página del SECOP, la disponibilidad presupuestal, destinada para los rubros: Elementos para Bienestar Social; Servicios de Bienestar Social; Elementos para Estímulos, Servicios para Estímulos.
 

(7)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan Bienestar Social/ Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza y presenta el proyecto del plan de Bienestar Social de la entidad, utilizando el formato Plan se Bienestar Social (APGTHGTHF063) al Coordinador del GIT – Gestión Talento Humano, esto con base en el Informe de diagnóstico de necesidades y expectativas de bienestar social que contiene el resultado de tabulación de las encuesta aplicadas en el formato encuesta necesidades y expectativas de bienestar social l (APGTHGTHFO01); durante los siete (7) primeros días hábiles del mes de enero de cada vigencia.
 

Se deben tener en cuenta las acciones de mejoras propuestas en los informes de ejecución del plan de bienestar social y en el informe de diagnóstico de necesidades y expectativas de bienestar social, se deben señalar las actividades que obtuvieron el mayor número votos de acuerdo a la tabulación de las encuestas y contener las necesidades que surjan del Plan de Intervención del Clima Organizacional y del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, para la definición de las actividades en cada programa.
 

(8)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Verifica el contenido del Informe de diagnóstico de necesidades y expectativas de bienestar social para garantizar que este conforme a los resultados de las encuesta aplicadas en el formato encuesta necesidades y expectativas de bienestar social (APGTHGTHFO01); durante los 15 primeros días hábiles del mes de enero de cada vigencia.
 

(9)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Verifica el proyecto del plan de Bienestar Social en el formato (APGTHGTHF063), el contenido del Informe de diagnóstico de necesidades y expectativas de bienestar social, el presupuesto disponible, y realiza los ajustes que considere necesarios; durante los quince (15) primeros días hábiles del mes de enero de cada vigencia.
 

(10)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan Bienestar Social/ Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza sondeo de mercado, con las empresas que ofrezcan servicios de apoyo a la Gestión para la realización de la logística en la ejecución de las actividades contenidas en el Plan de Bienestar Social de la entidad, para determinar el costo aproximado de cada una de las actividades planteadas que se deban contratar; durante los quince (15) primeros días hábiles del mes de enero de cada vigencia.
 

En el Plan de Bienestar Social, además se incluyen actividades que no demandan recursos financieros y pertenecen a los programas de Reconocimiento del ser, Fortalecimiento de la vida familiar, Promoción y prevención de la salud, que se realizan a través de la Aseguradora de Riesgos Laborales –ARL-, entre otros.
 

(11)

Coordinador y Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Ajusta el proyecto de Plan de Bienestar Social, con base al estudio de mercado y disponibilidad presupuestal para presentarlo ante la Comisión de Personal, durante los veinte (20) primeros días hábiles del mes de enero de cada vigencia. Pasa al procedimiento APGTHGTHPT08 Comisión de Personal.
 

La Comisión podrá proponer ajustes al proyecto si los considera pertinentes. Artículo 2.2.10.17 decreto 1083 de 2015.
 

(12)

Coordinador y Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Viene del procedimiento APGTHGTHPT08 Comisión de Personal. En caso de que se recomienden ajustes al Plan de Bienestar social (APGTHGTHF063), estos se realizaran para aprobación y firma del Director General; durante los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión de la Comisión.
 

En caso de que no se puedan realizar o no se vayan a realizar alguna (s) actividades se solicita al Director General autorización de modificación del Plan de Bienestar Social, con la debida justificación.
 

(13)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Diligencia el formato Plan de Bienestar Social (APGTHGTHF063) y proyecta y anexa el documento denominado Adopción Plan de Bienestar, el cual debe contener los parámetros y políticas establecidos para la ejecución de las actividades programadas; durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión de la Comisión de Personal, y pasa para la revisión y firma del Coordinador del GIT – GTH.
 

para revisión y aprobación,
 

(14)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa y firma el documento Plan de Bienestar Social, garantizando que contenga los parámetros y políticas establecidos para la ejecución de las actividades programadas; durante los siete (7) días hábiles siguientes a la sesión de la comisión de personal, y pasa para la firma de aprobación del Director General.
 

En caso de ser necesario, se realizan ajustes.
 

(15)

Director General/Dirección General

Recibe, revisa y firma el formato Plan de Bienestar Social (APGTHGTHF063) y el documento denominado Adopción Plan de Bienestar.
 

El Director General podrá proponer ajustes a estos documentos, si los considera pertinentes.
 

(16)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Envía al administrador de la página web por correo electrónico, los documentos Plan de Bienestar Social para su publicación en la página Web del FPS FCN y en la Intranet, Pasa al procedimiento publicación y actualización de información en medios electrónicos (página web y en la intranet) código APGTSOPSPT01.
 

(17)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Durante el día hábil siguiente a la firma de aprobación del Plan de Bienestar Social y de los Lineamientos para su ejecución, por parte del Director General, Proyecta en programa de correspondencia los oficios de invitación a las empresas que ofrezcan servicios de apoyo a la Gestión para la realización de la logística en la ejecución de las actividades contenidas en el Plan de Bienestar Social de la entidad que se deban contratar, para que presenten propuesta.
 

Con base en los parámetros y políticas establecidos para la ejecución de las actividades programadas.
 

(18)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, Revisa y firma los oficios de invitación a las empresas que ofrezcan servicios de apoyo a la gestión para la realización de la logística en la ejecución de las actividades contenidas en el Plan de Bienestar Social de la entidad, para que presenten propuesta; durante el día hábil siguiente a la firma de aprobación por parte del Director General del Plan y Lineamientos de Bienestar Social.
 

(19)

Secretario General /Dirección General

Recibe, Revisa y firma los oficios los de invitación a las empresas que ofrezcan servicios de apoyo a la Gestión para la realización de la logística en la ejecución de las actividades contenidas en el Plan de Bienestar Social de la entidad que se deban contratar, para que presenten propuesta.
 

(20)

Director General /Dirección General

Firma los oficios de invitación a las empresas que ofrezcan servicios de apoyo a la Gestión para la realización de la logística en la ejecución de las actividades contenidas en el Plan de Bienestar Social de la entidad que se deban contratar, para que presenten propuesta. Pasa a los procedimientos; selección abreviada por menor cuantía - APAJUOAJPT19 y/o contratación directa - APAJUOAJPT21
 

(21)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Viene de los procedimientos; selección abreviada por menor cuantía - APAJUOAJPT19 y/o contratación directa - APAJUOAJPT21. Recibe de la Oficina Asesora Jurídica, memorando designando el supervisor del contrato suscrito para la ejecución de las actividades contenidas en el Plan de Bienestar Social. Pasa al procedimiento supervisión de contratos - APAJUOAJPT12.
 

(22)

Coordinador y Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Informan a los funcionarios de la entidad sobre la realización del evento programado a desarrollar, utilizando los medios de comunicación internos establecidos (real popup, correo electrónico y/o cartelera), para que participen en el mismo.
 

(23)

Coordinador y Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realizan reunión previa al día del evento programado, con el fin de establecer y coordinar la logística que se va a desarrollar, y en la cual se debe contar con el apoyo de los funcionarios del Grupo Interno de Trabajo, Gestión Talento Humano.
 

(24)

Coordinador y Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza el evento de acuerdo a las actividades a desarrollar.
 

(25)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Solicita el diligenciamiento del formato Lista de Asistencia a Eventos, código APGTHGTHFO02 a los asistentes al evento que correspondan al Plan del Bienestar Social, y a los programas de Fortalecimiento de la Cultura Organizacional, y/o Adaptación al Cambio y Retiro del Servicio.
 

Esta actividad se desarrolla durante la ejecución del evento.
 

(26)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza acompañamiento el día siguiente a la realización del evento, en la aplicación de la encuesta, formato encuesta de satisfacción de bienestar social (APGTHGTHPFO03) al (50%) de los funcionarios públicos asistentes al evento, para determinar el grado de satisfacción de los funcionarios, con respecto al eventos de bienestar social desarrollado,. Si el evento desarrollado pertenece a un tema de capacitación incluido en el plan de bienestar Social, se aplica el formato encuesta evaluación impacto de formación y capacitación APGTHGTHFO16, pasados tres (3) meses desde su ejecución.
 

La escogencia de los funcionarios que van a diligenciar el formato encuesta de satisfacción de bienestar social (APGTHGTHPFO03) se efectúa de acuerdo con los cargos y niveles de cada proceso, de tal forma que se involucren todos los procesos y niveles. Se deben aplicar formato encuesta de satisfacción de bienestar social APGTHGTHPFO03) a las actividades que fueron incluidas en el Plan de Bienestar Social, las que se ejecuten con el objetivo de fortalecer la cultura organizacional y las que permitan socializar políticas y planes de la entidad.
 

(27)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa las encuestas diligenciadas en el formato encuesta de satisfacción de bienestar social (APGTHGTHFO03), con el fin de realizar seguimiento e identificar oportunidades de mejoramiento a aplicar en el próximo evento.
 

(28)

CoorEncargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Consolida información reportada en el formato encuesta de satisfacción de bienestar social APGTHGTHFO03, determinando mediante estadística el grado de satisfacción reportado en cada una de las encuestas y registra en el proyecto de informe de ejecución del plan de Bienestar Social.
 

(29)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Elabora y entrega para revisión y firma del Coordinador (a) del Proceso Gestión Talento Humano, la consolidación del informe semestral y anual de las actividades de bienestar Social, en el cual se deben señalar las oportunidades de mejora, dentro de los cinco (05) primeros días hábiles siguientes al vencimiento de cada semestre y con antelación a la fecha de envío del informe de Desempeño del proceso a la Oficina de Asesora de Planeación y Sistemas.
 

El informe debe contener la descripción de los indicadores trazados para la medición de la gestión en Bienestar Social.
 

(30)

Coordinador / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa informe semestral y anual de las actividades de bienestar Social, señalando las oportunidades de mejora. Si es conforme se procede a realizar los reportes de los indicadores de PLAN DE ACCION E INDICADORES DE GESTIÓN Y DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL, o se devuelve solicitando los ajustes a que haya lugar e inicia nuevamente la actividad 28.
 

(31)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan de Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza el reporte de la ejecución de las actividades del Plan de Bienestar Social ejecutadas durante cada trimestre, a través de correo electrónico para la consolidación del informe de cumplimiento de funciones, Comisión de Personal de la entidad, dentro de los tres (3) primeros días hábiles siguientes a cada trimestre. Para el reporte ante Comisión Nacional del Servicio Civil.
 

Da respuesta a los requerimientos adicionales por parte del DAFP Departamento Administrativo de la Función Pública, relacionadas con el informe de ejecución de las actividades del Plan de Bienestar social.
 

(32)

Encargado de apoyar la Elaboración, Ejecución y Evaluación del Plan Bienestar Social / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Archiva en la TRD -2107101 Programa de Capacitación, Formación y Bienestar Social, los registros producidos en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan de Bienestar Social.