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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PLAN DE ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y PÚBLICA


VERSION: 5.0

   CÓDIGO: APGSAGADPT26   FECHA DE APROBACION: 10 - NOVIEMBRE - 2015

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Tipo de proceso:  AP    APOYO
Proceso:  APGSA    GESTION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Procedimiento:  APGSAGADPT26    MODIFICACIÓN PLAN DE ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y PÚBLICA
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    COORDINADOR GIT GESTION DE BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Actividades
No. Cargo Actividad Observaciones

(1)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos / Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE COMPRAS CODIGO APGSAGADPT25. Analiza los rubros del Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, los que presenten disponibilidad presupuesta deficitaria o exceso de recursos, con el fin de atender las necesidades de bienes y servicios
 


 

(2)

Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Elabora memorando de solicitud de traslado presupuestal o de consecución de recursos con los rubros a afectar para la aprobación del ordenador del gasto y del Coordinador de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 


 

(3)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe revisa y firma el memorando solicitud de traslado presupuestal o de consecución de recursos dirigido a la Subdirección Financiera de la Entidad y entrega para aprobación del ordenador del gasto.
 


 

(4)

Director General

Recibe, revisa y firma el memorando de solicitud de traslado presupuestal o de consecución de recursos PASA AL PROCEDIMIENTO ACUERDOS - TRASLADOS PRESUPUESTALES APGRFSFIPT13.
 


 

(5)

Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS: ACUERDOS - TRASLADOS PRESUPUESTALES PGRFSFIPT13 CONSEJO DIRECTIVO CODIGO ESDESDIGPT04. Recibe copia del acuerdo de Junta Directiva de modificación del presupuesto o copia de la resolución de traslado interno de presupuesto, registra las modificaciones aprobadas, en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) APGSAGADFO21, “plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública” y entrega para firma del Coordinador de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 


 

(6)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe, revisa y da visto bueno al formato APGSAGADFO21, Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACIÓN ESDESDIGPT06
 


 

(7)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACIÓN ESDESDIGPT06. Recibe el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública y entrega al Secretario General y al el Director General para su aprobación.
 


 

(8)

Secretario General/ Secretaria General

Recibe, Revisa y aprueba el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública
 


 

(9)

Director General / Direccion General

Recibe, Revisa y aprueba el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública
 


 

(10)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública. El formato PAA (de Colombia Compra Eficiente) lo publica en el sistema electrónico para la contratación pública SECOP página de Colombia compra Eficiente. El formato APGSAGADFO21 entrega al funcionario encargado del Plan de Adquisiciones para trámite publicación en la intranet de la entidad. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

En el mes de julio de cada año por Ley
 

(11)

Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Verifica al cuarto día que se haya publicado el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en las PAGINA Web , intranet de la entidad y en SECOP, a los dos días de publicación
 


 

(12)

Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Archiva el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública y memorando de solicitud de traslado presupuestal o de consecución de recursos en la carpeta correspondiente teniendo en cuenta la tabla de retención documental y PASA AL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA CODIGO APGSAGADPT25 para su respectiva ejecución.
 


 

REGISTROS
CódigoRegistroDependencia
NA/520Memorando de solicitud de traslado presupuestal o de consecución de recursos.Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos
NA/511Formatos PAA Plan de Anual de AdquisicionesEncargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública y coordinador /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos
APGSAGADFO21Formato del Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra públicaEncargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública y coordinador /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos
NA/513Correo electrónico de envió Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra pública para publicación en el SECOOP y Pagina WEB de la Entidad.Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública y coordinador /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

 
PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividadDescripcion del riesgoMétodo de controlFrecuenciaResponsable
APGSAGADPT2605Desactualización del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra de acuerdo con las resoluciones de traslados internos de presupuesto y acuerdos de Junta Directiva.Actualizar el Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra cada vez que haya traslados internos o cuerdos de Junta Directiva.SemestralEncargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica
APGSAGADPT2606Que el Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública no esté aprobado por el comité de contratación y por el ordenador del gasto.Que el comité de contratación y el ordenador del gasto apruebe las modificaciones del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública SemestralCoordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos
APGSAGADPT2610Incumplimiento a la Ley 1082 de 2015 – Subsección 4 Plan de AdquisicionesVerificar que el Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica este publicado en la página Web, intranet y en el SECOOPSemestralEncargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

 
CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha y acto administrativo de aprobaciónCambioSolicitante
1.0Resolución 2983 - 20/08/2004  Documento NuevolUIS ALBERTO SEGURA BECERRA
2.0Resolución 1441 - 30/06/2010 Se modifica el procedimiento a los nuevos requerimientos del SIG. Se elimina el campo tiempos y las actividades del procedimiento, se incorpora el campo alcance, control de cambios, control de documentos y puntos de control.lUIS ALBERTO SEGURA BECERRA
3.0Resolución 2966 - 31/10/2011 Se modificaron las actividades del procedimiento, objetivo y normatividad: Se incorpora la utilización del formato “Control de modificaciones plan de compras”.lUIS ALBERTO SEGURA BECERRA
4.0Resolución 5717 - 19/12/2012 Se modificaron las actividades del procedimiento, objetivo y normatividad: Se cambia el nombre del plan de compras por “plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública”.lUIS ALBERTO SEGURA BECERRA
5.0Resolución 1897 - 10/11/2015 Se cambió el alcance, se actualizo la interrelación de los procedimientos, se actualizo las definiciones definiciones, se modificaron las actividades como es la aprobación del comité de contratación y su publicación de Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Pública, se actualizaron los registros, se establecieron nuevos puntos de control, y se eliminó el formato “Control de modificaciones plan de compras”.lUIS ALBERTO SEGURA BECERRA

 
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: ILBA CORREDOR LEYVA Cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVOFecha: 16/09/2015Firma:
Revisión técnica: Martha LiLiana García LeivaCargo: Profesional IIIFecha: 20/10/2015Firma:
Aprobó: Resolución: 1897Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.Fecha: 10/11/2015Firma: