ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA

VERSION: 5.0

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Viene del procedimiento FORMULACION Y PRESENTACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ESDESOPSPT08. Solicita mediante correo electrónico en el mes de octubre de cada vigencia a los responsables de los procesos, que ratifiquen o justifiquen las necesidades que fueron solicitadas en el mes de febrero de cada año para la elaboración de anteproyecto de presupuesto de la siguiente vigencia. Información que debe ser allegada por correo electrónico. Plazo máximo para enviar las necesidades de cada dependencia, los 15 primeros días del mes de octubre.
 

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos / Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Realizan análisis correspondiente en cuanto a la verificación de precios de mercado y priorización necesidades solicitadas.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Elabora el anteproyecto del Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública para la siguiente vigencia en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública, en el mes de noviembre de cada año con base en las necesidades prioritarias solicitas, los históricos de las erogaciones de las vigencias anteriores y el Anteproyecto de presupuesto del año siguiente.
 

Se diligencia todos los campos y columnas requeridos el formato PAA, teniendo en cuenta la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones Y la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080 de Colombia compra eficiente.
 

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe, Revisa y da visto bueno a los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACIÓN ESDESDIGPT06, para su aprobación.
 

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACIÓN ESDESDIGPT06. Recibe el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública y entrega al Secretario General, y a la Director General para su aprobación.
 

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Secretario General

Recibe, Revisa y aprueba el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública.
 

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Director de General

Recibe, Revisa y aprueba el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública.
 

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en los formatos PAA (de Colombia Compra Eficiente) y APGSAGADFO21 Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública. El formato PAA (de Colombia Compra Eficiente) lo publica en el sistema electrónico para la contratación pública SECOP página de Colombia compra Eficiente. El formato APGSAGADFO21 entrega al funcionario encargado del Plan de Adquisiciones para trámite publicación en la intranet de la entidad. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Verifica al cuarto día, que se haya publicado el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la vigencia fiscal en las PAGINA Web , intranet de la entidad y en SECOP, a los dos días de publicación.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Archiva los físicos de Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública en la carpeta correspondiente teniendo en cuenta la tabla de retención documental.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Recibe las facturas de servicios públicos y memorandos de solicitud de CDP firmados por el ordenador del gasto para la ejecución del Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, verifica en el programa SIIF Nación la disponibilidad de recursos en los rubros y unidades a afectar.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Realiza la solicitud de CDP en el programa SIIF Nación En caso de que los recursos del rubro sean insuficientes para la adquisición del bien o servicio PASA AL PROCEDIMIENTO MODIFICACION AL PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA Código APGSAGADPT26
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Registra en el memorando de solicitud de CDP, el número de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal arrojado por el programa SIIF Nación, la unidad de negocio y el recurso a afectar. Para el caso del pago de los servicios públicos, genera en archivo de Excel el reporte de solicitud de certificado de disponibilidad generado por el programa SIIF Nación. Imprime el documento y solicita firmas de aprobación por parte del coordinador de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos y el ordenador del gasto.
 

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe, Revisa y firma la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal de servicios públicos. En caso de presentarse observaciones a la solicitud, devuelve para los respectivos ajustes.
 

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Director de General

Recibe, Revisa y firma la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal de servicios públicos.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Recibe la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y entrega al encargado del control de servicios públicos o quien solicite certificado de disponibilidad presupuestal, debidamente firmada. PASA AL PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CODIGO APGRFSFIPT07.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Realiza informe de ejecución del plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública a los 10 primeros días calendario del trimestre vencido y entrega al coordinador de GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su correspondiente análisis.
 

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Envía correo electrónico a la secretaria del comité de contratación para que cite al comité de contratación, trimestre vencido para su estudio, recomendación, o rechazo. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACIÓN ESDESDIGPT06
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

VIENE DEL PROCEDIMIENTO INFORME DE GESTIÓN A ENTIDADES DE CONTROL A CARGO DE LA OFICINA CODIGO ESDESOPSPT11. Recibe memorando solicitando información necesaria para la consolidación del informe SIRECI, una vez terminada la vigencia fiscal. Elabora ejecución presupuestal del plan anual de adquisiciones en el formato F2 “Plan anual de compras aprobado” y envía a la oficina de planeación y sistemas para su respectiva consolidación y validación.
 

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Encargado del Plan de Adquisiciones Bienes, Servicios, Servicios y Obra Publica

Archiva informe de ejecución del plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública y el envió del formato F2 “Plan anual de compras aprobado” en la carpeta del plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública teniendo en cuenta la tabla de retención documental.