ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO Constitución y Ejecución de Caja Menor

VERSION: 3.0

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(1)

Encargado de Analizar la Ejecución del Plan de Adquisiciones del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Analiza dentro los primeros quince días del mes de enero de cada año el nivel de ejecución y de acuerdo a las necesidades de cada caja menor por rubro presupuestal de la vigencia anterior, además define la cuantía de la caja menor de las diferentes ciudades.
 

(2)

Encargado de Analizar la Ejecución del Plan de Adquisiciones del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Realiza estudio de las cuantías para la respectiva Vigencia y solicita aprobación del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes, Compras Servicios Administrativos.
 

El estudio se presenta mediante un cuadro en Excel.
 

(3)

Revisa y firma como señal de aprobación el estudio de cuantías de cajas menores.

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos
 

(4)

Encargado de Analizar la Ejecución del Plan de Adquisiciones del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Genera en el Sistema Integrado de Información Financiera la Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuesta de los rubros en las cuantías establecidas para la vigencia.
 

(5)

Encargado de Analizar la Ejecución del Plan de Adquisiciones del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Elabora la solicitud del CDP en el aplicativo SIIF Y elabora el memorando dirigido a la subdirección financiera (Presupuesto) haciendo la solicitud del CDP. Pasa a firma al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes, Compras, Servicios Administrativos Y al Ordenador del Gasto.
 

El memorando de Constitución de caja menor se hace por cada caja menor.
 

(6)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Revisa y firma el memorando de solicitud de CDP para constitución de cajas menores
 

(7)

Director General

Revisa y firma el memorando de solicitud de CDP para constitución de cajas menores
 

(8)

Encargado de Analizar la Ejecución del Plan de Adquisiciones del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Entrega el memorando en físico de solicitud de CDP para constitución de cajas menores a la secretaria del GIT Gestión Recursos Financieros (Presupuesto). PASA AL PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, CODIGO APGRFSFIPT07
 

(9)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, CODIGO APGRFSFIPT07 Recibe origina del CDP, revisa los datos consignados allí que sean correctos y elabora proyecto de Resolución por la cual se constituye una caja menor y se reglamenta su funcionamiento, da visto bueno y pasa para la aprobación del ordenador del gasto.
 

(10)

Director General

Revisa el Proyecto Resolución por la cual se constituye una caja menor y se reglamenta su funcionamiento, junto con los soportes y firma como señal de aprobación.
 

Soportes Original CDP
 

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Secretaria de Dirección General

Coloca sello original firmado, en las copias del proyecto de la Resolución por la cual se constituye una caja menor y se reglamenta su funcionamiento. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS: NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTÁ APGDOSGEPT07 Y NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTÁ APGDOSGEPT08
 

(12)

Encargado de Caja menor

Viene de los PROCEDIMIENTOS: NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES EN BOGOTÁ APGDOSGEPT07 Y NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTÁ APGDOSGEPT08. Recibe original y copia de Rresolución por la cual se constituye una caja menor y se reglamenta su funcionamiento y se notifica.
 

(13)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe primera copia de la resolución por la cual se constituye la caja menor y se reglamenta su funcionamiento, debidamente notificada, remite junto con el original CDP con la solicitud de la expedición de registro presupuestal mediante memorando al proceso Gestión Recursos Financieros.
 

(14)

Encargado de expedición de Registro Presupuestal GIT Gestión Recursos Financieros (Presupuesto)

Recibe memorando junto con el original del CDP y la primera copia de la resolución por la cual se constituye la caja menor y se reglamenta su funcionamiento, registra la caja menor en el sistema SIIF Nación y PASA AL PROCEDIMIENTO DE EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL APGRFSFIPT08.
 

(15)

Encargado de las cuentas por pagar del GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad)

Viene DEL PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL APGRFSFIPT08. Recibe original del registro presupuestal, CDP y la primera copia de la resolución, realiza radicación de la cuenta por pagar y aprueba la cuenta por pagar en el sistema SIIF Nación y PASA AL PROCEDIMIENTO DE CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01
 

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Encargado de Revisar las cuentas por pagar GIT Gestión de Recursos Financieros (Tesorería)

Viene del PROCEDIMIENTO CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01. Revisa la cuenta por pagar juntos con los soportes y da visto bueno PASA AL PROCEDIMIENTO PAGOS PRESUPUESTALES APGRFGTEPT10.
 

(17)

Coordinador GIT Gestión Recursos Financieros (Tesorería)

VIENE DEL PROCEDIMIENTO PAGOS PRESUPUESTALES APGRFGTEPT10 Remite vía correo electrónico al cuentadante el soporte del giro de la caja menor.
 

(18)

Encargado de Caja menor

Realiza la apertura de la caja menor en el sistema de Gestión Caja menor en el SIIF Nación para iniciar actividades de ejecución.
 

Una vez sea notificado vía correo por parte de Tesorería
 

(19)

Encargado de Caja menor

Gira cheque para situar recursos para la caja menor
 

Ver Transacción 2 de la Guía Gestión Caja Menor SIIF
 

(20)

Secretaria General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores y demás funcionarios de los diferentes procesos del Fondo

Solicita al almacenista, proveer un Bien, para el funcionamiento del FPS. (Formato Solicitud Gastos Caja Menor – APGSADADFO08).
 

(21)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Si el Bien solicitado, no se encuentra en el Almacén, es urgente su adquisición y el valor del mismo no excede el tope estipulado para compra por Caja Menor: 1. Expide el Certificado de no Existencia de materiales Formato Certificado de no existencia Gastos por Caja Menor (APGSADADFO09). 2. Averigua el menor costo y mejor calidad del Bien o Servicio a adquirir.
 

Para las Cajas Menores fuera de Bogotá, son autorizadas las compras por el Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos, vía correo electrónico o por vía telefónica
 

(22)

Encargado de Caja menor

Entrega el recibo provisional de Caja Menor a los funcionarios que requieren recursos para adquirir bienes y/o servicios deben diligenciar el formato” Recibo Provisional de caja menor – APGSADADFO05” y pasa para el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

(23)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe formato RECIBO PROVISIONAL DE CAJA MENOR – APGSADADF005, autoriza y da visto bueno al recibo provisional de caja menor y pasa al encargado de caja menor para la entrega del dinero. Para las Cajas Menores Fuera de Bogotá, el RECIBO PROVISIONAL DE CAJA MENOR – APGSADADF005 le da visto bueno el Médico de cada Ciudad y entrega al encargado de caja menor correspondiente.
 

El dinero se entregara únicamente al comisionado quien firmara formato” Recibo Provisional de caja menor – APGSADADFO05”
 

(24)

Encargado de Caja menor

Recibe formato Recibo Provisional de Caja Menor – APGSADADF005, realiza en el sistema SIIF Nación el recibo provisional pendiente para legalización y realiza el pago, entrega el dinero a quien va realizar la compra o adquirir el servicio.
 

(25)

Secretaria General, Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores y demás funcionarios de los diferentes procesos del Fondo

Recibe el dinero, adquiere el Bien o servicio, verifica que la factura cumpla con los requisitos de ley, entrega el Bien al Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos, tiene cinco días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los recursos para legalizar el recibo provisional.
 

Para el caso de rubro de Transporte (no hay factura y Rut)
 

(26)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe el bien o verifica el servicio prestado, da visto bueno en la original de la factura o en el formato Legalización de Gastos de Transporte APGSADADFO04, según sea el caso, luego son entregados los documentos al encargado de la caja menor.
 

Las adquisiciones por las Caja Menores fuera de Bogotá, de los bienes de consumo o devolutivos el Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos les da visto bueno en la factura original, y solicitan el reembolso. Para las facturas de servicio de parqueadero les da visto bueno el Jefe Inmediato donde está el vehículo asignado
 

(27)

Encargado de Caja menor

Verifica en el sistema de SIIF Nación, si está creado el tercero si no está creado solicita la creación del tercero con fotocopia del Rut y cedula de ciudadanía del representante legal. PASA AL PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE TERCEROS Y/O CUENTAS BANCARIAS APGRFGCOPT06
 

(28)

Encargado de Caja menor

Revisa la factura, Rut y de más documentos que cumplan los requisitos de ley.
 

Las facturas tienen que ser originales, para el caso de las facturas en papel químico se deben sacar copias y se dejan de soporte junto con la factura original.
 

(29)

Encargado de Caja menor

Realiza la Legalización del Egreso provisional - Formato Recibo Provisional de Caja Menor – APGSADADF005 y registra las deducciones en el sistema SIIF Nación, según sea el caso. 1.Si no se legaliza el recibo provisional dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los recursos debe tomar las siguientes actuaciones: a) Requerir los recursos mediante memorandos (por lo mínimo tres memorandos) al funcionario que firmo el Formato Recibo Provisional de Caja Menor – APGSADADF005. b) Si no ha recibido los recursos dentro los quine (15) días hábiles de haberle requerido los recursos (a partir de la fecha de entrega del memorando), informa a la Unidad de Control Disciplinario mediante memorando junto con la copia (s) formatos Recibo Provisional de caja menor – APGSADADF005 para que evalué el actuar del funcionario, PASA AL PROCESO DISCIPLINARIO
 

(30)

Encargado de Caja menor

Para las compras de bienes de consumo y devolutivos, envía 2 fotocopias de factura y Formato Certificado de no existencia Gastos por Caja Menor (APGSADADFO09), al encargado de realizar los ingresos y egresos de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para hacer el ingreso al Almacén en el Sistema de Inventarios en Safix. PASA AL PROCEDIMIENTO BOLETIN DIARIO DE ALMACEN APGSAGADPT01.
 

Para las Cajas Menores fuera de Bogotá no se realiza Ingreso al Almacén.
 

(31)

Encargado de Caja menor

Imprimir los Egresos Caja Menor Comprobante del el sistema SIIF, lo firma y lo hace firmar del beneficiario.
 

(32)

Encargado de Caja menor

Archiva en la carpeta Informe Movimiento Diario Tesorería, teniendo en cuenta la tabla de retención documental los Egresos Caja Menor Comprobante, por Rubro Presupuestal con los siguientes soportes: 1) Compra de Bienes devolutivos, formato Certificado de no existencia – APGSADADFO09 y original de la factura y copia del informe de recibo de materiales. 2) Compras de Bienes de Consumo, Formato Certificado de no existencia Gastos por Caja Menor (APGSADADFO09) y original de la factura. 3) Adquisición de Servicios original de la factura y para el caso de servicio de transporte formato Legalización Gastos de Transporte APGSADADFO04.
 

(33)

Encargado de Caja menor

Solicita el Reembolso una vez al mes o Cuando se ejecute 70% del valor de uno o más rubros presupuestales de la Caja Menor PASA AL PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO CAJA MENOR APGSAGADPT20.