ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICIOS PUBLICOS

VERSION: 3.0

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Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Viene del Procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO APGDOSGEPT19. Recibe a través del programa de correspondencia facturas de servicios públicos de la oficina en Bogotá D.C y de los puntos administrativos del FPS ubicados fuera de Bogotá. Reasigna inmediatamente el radicado al encargado del control de servicios públicos del GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su respectivo trámite y envía al encargado del control de servicios públicos.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe y verifica la factura con el fin de identificar que el número de cuenta y/o contrato, periodo de la facturación, valor facturado y consumo coincida con la información registrada en la base de datos servicios públicos. Si se presenta alguna novedad con la información facturada se establece comunicación con la empresa prestadora del servicio público por alguno de los siguientes medios; línea de atención telefónica, chat en línea, correo electrónico de atención a clientes y cuenta virtual a través de la página web para aclarar y subsanar la novedad detectada.
 

Una vez aclarada la novedad, la empresa prestadora del servicio remitirá nuevamente la factura o recibo de pago correspondiente al periodo requerido.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Consulta y envía a través del correo electrónico los datos requeridos para tramitar la factura (nombre de la empresa, Nit, Tipo de cuenta, número de cuenta y banco) al encargado de tramitar las solicitudes de disponibilidad presupuestal del GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos. Entrega al encargado de tramitar las solicitudes de disponibilidad presupuestal del GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos original y copia de la factura a tramitar. Pasa a los procedimientos; ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA APGCCGADPT01 - EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - APGRFSFIPT07-EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL - APGRFSFIPT08-CAUSACION DE PASIVOS - APGRFGCOPT01 PAGOS PRESUPUESTALES- APGRFGTEPT10.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Registra en la base de datos control servicios públicos la factura tramitada (Número de factura, periodo de consumo, mes, valor vencimiento, fecha de radicación, número de SCD fecha de solicitud del SCD, fecha de radicado en la Sub dirección financiera).
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Viene del procedimiento PAGOS PRESUPUESTALES APGRFGTEPT10. Recibe vía correo electrónico el reporte relación de pagos por parte del GIT Tesorería. Confronta la información recibida con la registrada en la base de datos control servicios públicos y registra la fecha del pago.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Envía soportes de pago o planillas diligenciadas a las empresas prestadoras de servicios públicos según corresponda para que los pagos sean descargados del sistema y no se genere mora.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Viene del procedimiento RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS A TRAVÉS DEL CONMUTADOR Y CELULAR-MIAAUGUDPT07. Revisa que las planillas remitidas por atención al ciudadano en Bogotá y por los puntos administrativos del FPS ubicados fuera de Bogotá estén debidamente diligenciadas y establece cuales fueron las llamadas personales a larga distancia y/o celulares las cuales se deben confrontar con la respectiva factura; Una vez realizada la verificación se proyecta memorando cobrando las llamadas personales.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Elabora mensualmente el informe de austeridad en el gasto público relacionando los pagos y consumos efectuados durante el mes por los diferentes servicios públicos a nivel nacional. Pasa al procedimiento INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO- PESEIGCIPT05
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Establece el valor del consumo mensual de la línea telefónica ubicada en el archivo laboral y proyecta oficio con copia al GIT Tesorería, cobrando el valor consumido. Pasa al procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA APGDOSGEPT10.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Envía mediante correo electrónico informe de austeridad en el gasto público al GIT Control interno a más tardar el día diez de cada mes con el análisis de los pagos del mes inmediatamente anterior, imprime informe y correo electrónico del envío. Pasa al procedimiento INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PESEIGCIPT05.
 

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Encargado del control de servicios públicos /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Consolida la información de los pagos efectuados durante el mes por servicio y ciudad a más tardar el día diez de cada mes. Envía archivo para su publicación en la página web intranet del fondo. Pasa al procedimiento PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)- APGTSOPSPT01
 

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Secretaria /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe y archiva en la carpeta, teniendo en cuenta tabla de retención documental los siguientes documentos: Informe austeridad en el gasto público. -Correo de envío del informe a GIT Control Interno. -Correo de envío de la publicación mensual de servicios públicos. -Informe mensual de servicios públicos para publicar.