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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PRESTACION SERVICIO DE TRANSPORTE


VERSION: 3.0

   CÓDIGO: APGSAGADPT16   FECHA DE APROBACION: 2 - OCTUBRE - 2014

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Tipo de proceso:  AP    APOYO
Proceso:  APGSA    GESTION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Procedimiento:  APGSAGADPT16    PRESTACION SERVICIO DE TRANSPORTE
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    COORDINADOR GIT GESTION DE BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Actividades
No. Cargo Actividad Observaciones

(1)

Delegado para el envió de correo electrónico

Remite correo electrónico al Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos, solicitando el servicio de transporte para diligencias de carácter oficial, indicando: personal a movilizar, dirección de destino, entidad, hora de salida, tiempo que será utilizado el vehículo, Teniendo en cuenta lo dispuesto en la circular No GAD – 20132300000644 del 2013
 


 

(2)

Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe Correo electrónico de solicitud de transporte, verifica la disponibilidad de vehículos, autoriza al conductor mecánico para que se programe y se desplace a realizar el servicio de transporte. Da respuesta vía correo electrónico con la identificación del vehículo, el nombre del conductor asignado, la hora, el lugar y tiempo del servicio autorizado.
 

Los vehículos se asignan teniendo en cuenta los siguientes parámetros: 1.Priorizacion de actividades 2. Distribución Equitativa del Trabajo.3. Utilización Eficiente y Racional. 4. Oportunidad. 5. Colaboración. (circular No GAD – 20132300000644 del 2013)
 

(3)

CONDUCTOR MECÁNICO DEL GIT GESTIÓN DE BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Verifica que el vehículo se encuentre en óptimas condiciones mecánicas. Realiza la limpieza interna y externa del vehículo. Revisa equipo de carretera esté en orden, el nivel de aceite, refrigerante, líquido de frenos, presión de aire de las llantas, vigencia de documentos como son el SOAT y revisión Tecnicomecánica e igualmente revisa que el vehículo no tenga alguna clase de restricción, cada vez que se va prestar un servicio.
 


 

(4)

CONDUCTOR MECANICO DEL GT GESTION DE BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Transporta al funcionario asignado, recogiéndolo en el lugar, hora y fecha definido, y desplazándose a los lugares requeridos, efectuando las diligencias de carácter oficial y regresando a la Entidad a parquear el vehículo.
 


 

REGISTROS
CódigoRegistroDependencia
N/A350Correo electrónico de solicitud de transporteDirector General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinadores de grupo y funcionarios de planta

 
PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividadDescripcion del riesgoMétodo de controlFrecuenciaResponsable
APGSAGADPT1602Dar una respuesta positiva del servicio de transporte y no se cuente con disponibilidad de los vehículos.Verificar la disponibilidad de los vehículos antes de autorizar el servicio de transporteDiariaCOORDINACION GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
APGSAGADPT1604Que el vehículo se utilice para servicios personales de los funcionarios y que el vehículo no sea parqueado todos los días en las instalaciones de la entidad.Supervisa que las tareas asignadas se estén cumpliendo, de acuerdo con lo ordenado.DiariaCOORDINACION GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

 
CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha y acto administrativo de aprobaciónCambioSolicitante
1.0Resolución 2483 - 20/08/2004 Documento nuevo.Luis Alberto Segura Becerra.
2.0Resolución 2215 - 29/09/2010 Se modifica el procedimiento a los nuevos requerimientos del SIG. Se elimina el campo tiempos y las actividades del procedimiento, se incorpora el campo alcance, control de cambios, control de documentos y puntos de control.Luis Alberto Segura Becerra
3.0Resolución 2525 de Octubre 2 de 2014 - 02/10/2014 Se modifica el procedimiento a los nuevos requerimientos del SIG. Se elimina el campo tiempos, se cambió las actividades, se estableció tiempos, nuevos puntos de control.Luis Alberto Segura Becerra

 
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Ilba CorredorCargo: Técnico Administrativo Profesional Especializado Grado 18 –E -Fecha: 11/06/2014Firma:
Revisión técnica: Martha Liliana Garcia LeivaCargo: Profesional IIIFecha: 29/07/2014Firma:
Aprobó: Acta N° 014 Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.Fecha: 02/10/2014Firma: