ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ADMINISTYRACION CUENTAS PERSONALES BIENES DEVOLUTIVOS

VERSION: 4.0

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(1)

Encargado de Egresos/ GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Viene del procedimiento BOLETÍN DIARIO DE ALMACÉN APGSAGADPT01, entrega al Encargado de Administración Cuentas Personales los informes de salida de materiales el cuarto (4) día hábil de cada semana para su actualización en la base de cuentas personales.
 

Los bienes que se registran en la base de datos cuentas personales pueden ser bienes devolutivos o de consumo según sus características.
 

(2)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Recibe los informes de salida de materiales, identifica que bienes deben ser registrados en la cuenta personal del funcionario, los ingresa en la base de datos cuentas personales, firma el informe de salida de materiales como señal de notificación y diligencia e imprime el formato Cuentas Personales Inventario Individual APGSAGADFO14.
 

Identifica de los bienes deben ser registrados en la cuenta personal de cada funcionario cuando sea necesario.
 

(3)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Entrega el formato Cuentas Personales Inventario Individual APGSAGADFO14, el quinto (5) día hábil de cada semana al respectivo funcionario para su firma y aprobación. Actividad que se realiza cuando se presenta la novedad de ingreso de la cuenta personal.
 

(4)

Funcionarios de la Entidad.

Verifica que los elementos relacionados en el formato cuentas personales inventario individual APGSAGADFO14, se encuentren físicamente y firman como señal de aprobación. En caso de presentarse inconsistencias en la información registrada en el formato se verifica la cuenta personal anterior y los informes de salida de materiales de almacén.
 

(5)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Entrega copia del formato cuentas personales inventario individual APGSAGADFO14 debidamente diligenciado y firmado al funcionario responsable de los elementos.
 

(6)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Archiva el formato original cuentas personales inventario individual APGSAGADFO14 en la carpeta Inventario individual de cuentas personales teniendo en cuenta tabla de retención documental.
 

(7)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Viene del procedimiento: ENTREGA DE CARGOS - APGTHGTHPT06. Recibe inmediatamente de la Coordinación de Talento Humano, correo electrónico informando las novedades de personal de la entidad e informa al Encargado de Administración Cuentas Personales /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

Las novedades de personal pueden ser: Por renuncia o decisión manifiesta del funcionario, por retiro, por traslado y/o comisión, por un encargo, por vacaciones, por una licencia superior a un mes, terminación de contrato, o por pensión de jubilación o de vejez, Insubsistencia, suspensión, licencia de maternidad, capacitación o cualquier otra que razón que se considere necesaria.
 

(8)

Funcionarios de la Entidad.

Informan la necesidad de reintegrar bienes asignados en la cuenta personal al Encargado de Administración Cuentas Personales /GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos
 

Los funcionarios pueden solicitar al Encargado de Administración Cuentas Personales el reintegro de elementos que no los usen que se encuentren en mal estado.
 

(9)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Diligencia e imprime el formato Reintegro de Elementos APGSADADFO02. Verifica conjuntamente el formato Reintegro de elementos que coincidan con su inventario físico y con el formato cuentas personal inventario individual APGSAGADFO14. Recoge los bienes y los entrega al encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para que los custodie.
 

(10)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos/ Funcionarios de la Entidad

Firman el formato de reintegro de elementos APGSADADFO02 como señal de aprobación y se entrega al coordinador del GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su aprobación y firma.
 

(11)

Coordinador / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Recibe el formato reintegro de elementos APGSADADFO02, verifica que este el visto bueno del encardo de cuentas personales y el correcto diligenciamiento del mismo y firma.
 

(12)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Actualiza la base de datos cuentas personales y archiva el soporte original en la carpeta Formato de reintegro APGSADADFO02, teniendo en cuenta tabla de retención documental.
 

(13)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Reasigna los bienes devueltos a otro funcionario y los registra en la base de datos de cuentas personales; diligencia e imprime el formato Cuentas Personales Inventario Individual APGSAGADFO14.
 

(14)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos y Funcionarios de Toda la Entidad

Verifican personalmente los elementos asignados y entrega copia del formato cuentas personal inventario individual APGSAGADFO14 debidamente diligenciado y firmado por funcionario responsable de los elementos.
 

En caso de no reasignar los elementos, se registra en la base de datos cuentas personales, como control por un periodo de dos meses. Cuando se exceda este tiempo, los bienes serán ingresados al inventario del almacén. Pasa al procedimiento BOLETÍN DIARIO DE ALMACÉN APGSAGADPT01
 

(15)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Realiza inventario físico de las cuentas personales dos veces al año, con corte a junio 30 y diciembre 31 a más tardar a los veinte días calendario vencido el semestre. Verifica personalmente junto con el funcionario responsable de los elementos, que los bienes relacionados en la base de datos de cuentas personales y en el formato Cuentas Personales Inventario Individual APGSAGADFO14, coincidan con los elementos físicos.
 

(16)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Diligencia e imprime el formato APGSAGADFO14 “Cuentas Personales Inventario Individual” y entrega copia del formato debidamente diligenciado y firmado al funcionario responsable de los elementos.
 

(17)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Archiva el formato original cuentas personales inventario individual APGSAGADFO14, en la carpeta Inventario individual de cuentas personales teniendo en cuenta tabla de retención documental.
 

(18)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos y Funcionarios de Toda la Entidad

En caso de presentarse faltantes de bienes con respecto a la información registrada en el formato cuentas personal inventario individual APGSAGADFO14, y en la base de datos de cuentas personales, verifica la cuenta personal anterior y los informes de salida de materiales de almacén El funcionario responsable de los bienes debe ubicar el o los elementos extraviados durante los tres (3) días hábiles siguientes a la verificación inicial, de no ser encontrados el cuarto (4) día hábil debe interponer denuncio ante la autoridad competente. pasa al procedimiento PERDIDA O HURTO DE BIENES MUEBLES - APGBTGADPT06
 

(19)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Envía mediante correo electrónico la base de datos cuentas personales para su publicación en la página intranet del Fondo, a más tardar el último día hábil del mes de julio y enero de cada año posterior al inventario físico. Pasa al procedimiento “PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACION DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRONICOS (PÁGINA WEB E INTERNET) - APGTSOPSPT01.
 

(20)

Encargado de Administración Cuentas Personales / GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Archiva el correo electrónico de envío de la base de datos para su publicación, al igual que el formato Cuentas Personales Inventario Individual APGSAGADFO14, teniendo en cuenta la tabla de retención documental.