ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO RESGISTRO DE EXTRACTO BANCARIO E IDENTIFICACIÓN DE CONSIGNANTES

VERSION: 1.0

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Encargado de Identificación del Recaudo /Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Ingresa diariamente a las Sucursales Virtuales de las Entidades Financieras donde la entidad tiene radicadas las cuentas bancarias y verifica la existencia de ingresos para proceder a registrar en los Libros Manuales Auxiliares de Bancos de cada una de las cuentas bancarias.
 

Recaudos por: Arriendos, compraventas, Fotocopias, Cuotas Partes coactivo y persuasivo de Ferrocarriles, Recaudo Coactivo ISS Artículos 1 y 2 Decreto 553-2015, Traslados a Pagaduría por parte del Tesoro nacional para pago de obligaciones en la Tesorería del Fondo pasivo, reintegros presupuestales, UPC, PYP, Incapacidades, Alto Costo, Devolución de Aportes, Rendimientos Financieros, rendimientos Cuenta única nacional, Reintegros Cajas Menores.
 

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Encargado de registrar Extractos Bancarios / Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Registra a mas tardar al día siguiente al recaudo, los extractos bancarios en el software financiero - Sistema Integrado de Información Financiera, de acuerdo al instructivo “carga de extractos bancarios” del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el recaudo de las cuentas bancarias de Recursos propios y cuotas partes pensiónales y/o cualquier otro ingreso que genere Recaudo por clasificar Verifica que el saldo inicial de la descarga de la web de los bancos coincida con el saldo final registrado en el extracto anterior en el sistema Integrado de Información Financiera.
 

Para el caso de recaudo de los recursos de la Nación, los extractos son cargados directamente por el Ministerio de Hacienda y Crédito público y del Tesoro nacional y asignados por este a la Entidad a la unidad Ejecutora correspondiente.
 

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Encargado de registrar Extractos Bancarios / Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Contabiliza los extractos bancarios en el Software financiero – Sistema Integrado de Información Financiera, de acuerdo con el instructivo “carga de extractos bancarios” del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
 

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Encargado de Identificación del Recaudo Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Genera en el Software financiero - Sistema Integrado de Información Financiera y clasificado por unidad ejecutora 19-14-01 salud y 19-14-02 Pensión, el segundo día hábil de cada semana el reporte del recaudo por clasificar y lo baja en formato de Excel y procede a relacionar los consignantes reportados en extracto bancario y registrados en los libros manuales auxiliares de bancos.
 

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Encargado de Identificación del Recaudo Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Verifica que el recaudo reportado en el Software financiero - Sistema Integrado de Información Financiera coincida con los recaudos Registrados en los Libros Manuales auxiliares de Bancos y lo clasifica por conceptos de acuerdo con la cuenta bancaria. Pasa el tercer día de la semana al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería para revisión.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Revisa y verificar que el reporte de Excel recaudo por clasificar tenga relacionado los consignantes de acuerdo con el extracto bancario y contemple la totalidad de los recaudos recibidos.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Remite a través de correo electrónico el tercer día hábil de la semana a los Grupos Internos de trabajo de Contabilidad, Gestión de Cobro, Gestión de Servicios de Salud – Afiliaciones y Compensación, Gestión de Servicio Administrativos y Prestaciones Económicas, así como a la Subdirección Financiera – Presupuesto y Oficina Asesora Jurídica – Coactivo, el reporte del recaudo por clasificar generado por Software Financiero – Sistema Integrado de Información Financiera, relacionando los consignantes identificados tanto por extracto bancario; con el propósito que procedan a la aplicación del recaudo en cada una de las áreas e informen al Grupo Interno de Trabajo de contabilidad para el registro contable correspondiente.
 

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Encargado de Identificación del Recaudo Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Consolidada en reporte mensual en formato de Excel recaudo recibido y lo remite el cuarto día hábil del mes siguiente a Grupos Internos de trabajo de Contabilidad, Gestión de Cobro, Gestión de Servicios de Salud – Afiliaciones y Compensación, Gestión de Servicio Administrativos y Prestaciones Económicas, así como a la Subdirección Financiera – Presupuesto y Oficina Asesora Jurídica – Coactivo
 

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Encargo del Archivo de Tesorería/ Grupo Interno de trabajo de Tesorería

Archiva los documentos soportes de recaudo de acuerdo a la Tabla de Retención Documental-TRD en el Movimiento Diario de Tesorería del último día hábil del mes