ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PAGOS PRESUPUESTALES

VERSION: 4.0

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Encargado de Recibir Obligaciones del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

VIENE DEL PROCEDIMIENTOS APGRFGCOPT01 CAUSACION DE PASIVOS Recibe del Encargado de Causación de Pasivos la obligación Presupuestal con los soportes establecidos en el APGRFGCOIT04 Instructivo de Pago de Obligaciones, verificando que los radicados se encuentren descargados en el Sistema de Correspondencia Vigente.
 

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Encargado de Recibir Obligaciones de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Verifica que cada uno de los soportes de la obligación corresponda a lo establecido en el “APGRFGCOIT04 Instructivo de Pago de Obligaciones Presupuestales y No Presupuestales”. Si los soportes no están completos o existe error en algún documento, se devuelve al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad a través del Sistema de Correspondencia, justificando la Devolución.
 

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Encargado de Generar Ordenes de Pago Presupuestales del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Clasifica las obligaciones por Unidad Ejecutora, Recursos Nación y/o Propios, Beneficiario Final y si es Traslado a Pagaduría. Todos los pagos ya sea con recursos nación o recursos propios deben girarse a Beneficiario Final a través de la Tesorería del Tesoro Nacional, a excepción de Mesadas Pensiónales, Servicios Públicos fuera de Bogotá autorizados por el SIIF, Aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Impuestos, Sentencias judiciales y pagos a través de Fiducias.
 

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Encargado de Generar las Ordenes de Pago Presupuestales GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Genera las Órdenes de Pago Presupuestales de Gasto de acuerdo con el Manual Cadena Presupuestal Nación SIIF – Para Recursos Nación y Para Recursos Propios. Pasa al Coordinador Grupo Interno de Trabajo Tesorería para autorización. Las órdenes de pago deben ser generadas como mínimo con fecha de pago de dos días hábiles después de su procesamiento.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Verifica las órdenes de Pago Presupuestales con el soporte de los documentos pertinentes y autoriza el pago el mismo día de la generación de la Orden de Pago Presupuestal. Genera y autoriza la Orden Bancaria de las órdenes de pago efectuadas con Traslado en un tiempo máximo de 3 días.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Realiza el pago por medio electrónico, para el caso de Recursos Propios y/o Recursos de la Nación con traslado a pagaduría, generando archivos planos clasificados por cuenta bancaria de acuerdo con la estructura establecida por los aplicativos de los BANCOS y Genera el Reporte del giro correspondiente. Se autorizan los pagos de acuerdo con las medidas de seguridad establecidas. (confidencialidad) Los soportes pasan a la carpeta de movimiento diario de Tesorería del día. Para los casos especiales en que se hace necesario el pago mediante Cheque de Gerencia, pasa a la secretaria ejecutiva Pagador.
 

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Encargado de las funciones de Pagador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Genera en el sistema de Correspondencia el Oficio ordenando al banco debitar la cuenta bancaria para ser abonado a un proveedor y/o expedir cheque de gerencia y pasa para revisión y aprobación del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Recibe, Revisa el oficio que se envía al banco ordenando debitar la cuenta bancaria verificando la pertinencia del débito, y si se encuentra sujeta a las medidas de seguridad establecidas (firmas, sellos); se anexa Una copia del oficio con los soportes del pago. Pasa a los procedimientos de: APGRFGTEPT15 MOVIMIENTO DE TESORERIA APGDOSGEPT10 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS.
 

El oficio debe contener como mínimo el número de cuenta a debitar, valor a debitar que debe corresponder con la Orden de Pago No Presupuestal, Nombre del Beneficiario del Débito y/o cheque de gerencia con el respectivo Nit., el concepto del pago y el nombre de la persona autorizada para recoger el cheque de gerencia indicando el número de documento de identidad.
 

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Mensajero autorizado a recibir de parte del Banco el Cheque de Gerencia de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Recoger a más tardar al día siguiente de haber radicado el oficio en el Banco el cheque de gerencia solicitado y/o la Nota Débito del cargue realizado a la cuenta bancaria correspondiente y entregarlo el mismo día a la Secretaria Ejecutiva con funciones de pagador.
 

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Encargado de las funciones de pagador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Elabora la consignación del cheque de Gerencia de acuerdo con las instrucciones especiales de pago y registra el cheque en el libro de Entrega de Cheques. Hace firmar al mensajero encargado de realizar las consignaciones en los bancos. El mismo día el mensajero debe regresar la copia de la consignación realizada a la secretaria ejecutiva - pagador quien la anexa en el libro de Entrega de Cheques como soporte de la salida del cheque. A más tardar el día siguiente de haberse realizado la consignación del Depósito Judicial para pago de sentencias, a través de correo electrónico se debe informar Director de la Entidad y a la Secretaria del Comité de Defensa Judicial los pagos realizados por este concepto.
 

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Encargado de Archivo Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Recibe del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, los giros realizados con sus respectivos documentos de soporte y retroalimenta en sistema de Correspondencia para luego archivar en la carpeta movimiento de tesorería de acuerdo a las Tablas de Retención Documental- TRD, a más tardar el segundo día hábil siguiente al movimiento. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFGTEPT15 MOVIMIENTO DE TESORERIA.