ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y ENTREGA DE RELACION DE PAGOS

VERSION: 1.0

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(1)

Secretaria / Coordinación GIT Contabilidad

Recibe memorando del interventor del contrato del cual se necesita conocer la relación de pagos realizados al mismo; referenciando número de contrato, nombre e identificación del contratista, numero de compromiso, numero de certificado de disponibilidad presupuestal, vigencia, unidad, valor inicial del contrato, valor de adiciones, valor de reducciones y/liberaciones y recurso (salud, pensiones y/o pensiones ISS). En el caso que no vengan con los datos mínimos exigidos, se procede a devolver el citado memorando para su corrección por parte del interventor del contrato.
 

(2)

Secretaria / Coordinación GIT Contabilidad

Radica en el programa de correspondencia de la entidad el memorando de solicitud de relación de pagos, se entrega para su trámite al encargado de la emisión de la relación de pagos.
 

(3)

Encargado de la emisión de relación de pagos / Coordinación GIT Contabilidad

Genera en el Sistema de Información Financiera relación de pagos, donde se muestran los pagos realizados al contratista del cual se está solicitando la información por parte del interventor. Se dará tramite dentro de los diez días calendario a partir de la su radicación en la Coordinación GIT Contabilidad.
 

(4)

Encargado de la emisión de relación de pagos / Coordinación GIT Contabilidad

Verifica el reporte arrojado por el Sistema de Información Financiera de los pagos realizados al contratista de la entidad frente a las obligaciones generadas al mismo durante la vigencia solicitada.
 

(5)

Encargado de la emisión de relación de pagos / Coordinación GIT Contabilidad

Firma el reporte que emite el sistema de información financiero en donde deberá figurara quien elabora, quien revisa y quien aprueba el citado reporte dentro de la Coordinación GIT Contabilidad.
 

(6)

Encargado de la emisión de relación de pagos / Coordinación GIT Contabilidad

Entrega a la secretaria de la Coordinación GIT Contabilidad, la relación de pagos del contratista solicitado para la proyección, elaboración y entrega de memorando al interventor del contrato.
 

(7)

Secretaria / Coordinación GIT Contabilidad

Proyecta en el programa de correspondencia memorando dirigido a los interventores de los contratos que solicitaron relación de pagos.
 

(8)

Secretaria / Coordinación GIT Contabilidad

Entrega al Coordinador de la Coordinación GIT Contabilidad, memorando con la relación de pagos del contratista solicitado junto a los soportes para su verificación, revisión y firma respectiva.
 

(9)

Coordinador / Coordinación GIT Contabilidad

Revisa y firma el respectivo memorando con sus soportes y pasa a la secretaria de la Coordinación GIT Contabilidad.
 

(10)

Secretaria / Coordinación GIT Contabilidad

Descarga del programa de correspondencia el radicado con el cual se solicitó la relación de pagos por parte del interventor del contrato a más tardar el décimo día calendario después del recibo de la solicitud.
 

(11)

Secretaria / Coordinación GIT Contabilidad

Archiva memorando en la carpeta física y virtual de acuerdo con la Tabla de Retención documental.