ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO GENERACION DE LIBROS OFICIALES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD

VERSION: 3.0

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(1)

Encargado de la generación de los libros oficiales/ Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Genera a más tardar el quinto (5) día hábil del mes siguiente del cierre contable de cada mes los libros: diario, mayor y balance.
 

Los libros diario mayor y balance y auxiliares se generan de manera magnético y físico.
 

(2)

Encargado de la generación de los libros oficiales/ Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Revisa los saldos iniciales de las cuentas del balance con el saldo final del balance mensual anterior al que se está verificando.
 

Esta actividad se ejecuta para el libro diario.
 

(3)

Encargado de la generación de los libros oficiales/ Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Verifica los acumulados por cuenta, los movimientos y sumatoria del libro diario y registros o afectaciones contables acumuladas de cada mes.
 

(4)

Encargado de la generación de los libros oficiales/ Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Imprime y realiza la foliación de los libros y se asigna el consecutivo correspondiente a cada Libro Oficial: Libro Diario, Libro Mayor y Balance y elabora el formato de registro de Libros principales de Contabilidad en el formato acta de registro de libros principales de contabilidad APGRFGCOFO11 de la entidad en, entrega Libros oficiales al Jefe de la Coordinación del Grupo Interno de trabajo de contabilidad.
 

Esta actividad se ejecuta en cumplimiento al Manual de procedimiento 9.2 normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, Numeral 9.23 parágrafo 345 y 346 Libros de contabilidad de la Contaduría General de la República
 

(5)

Encargado de la generación de los libros oficiales/ Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Revisa el libro mayor y balances para cotejar los saldos anteriores, los movimientos del mes y saldo final con el balance generado en el Sistema de Información Financiero y el libro diario, e imprime debidamente foleados los libros diario mayor y balance en formato PDF para salvaguardarlos.
 

(6)

Coordinador / Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Verifica que los saldos finales concuerden con el saldo de cada una de las cuentas contables.
 

(7)

Encargado de la generación de los libros Auxiliares / Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Ingresa al Sistema de Información Financiero descarga el reporte de saldos y movimientos por PCI mes a mes con cada una de la sus unidades a nivel 6 verificando que el saldo final concuerde con el saldo correspondiente al citado reporte se ingresa al reporte auxiliar detallado generándolo en formato PDF y los guarda en medio magnético. Mensualmente.
 

(8)

Coordinador / Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Revisa los libros y aprueba el Formato Acta de registro de libros principales de contabilidad por medio del cual se registran Libros principales de Contabilidad de la entidad y envía para firma del Director General.
 

(9)

Director General

Firma el Formato Acta de registro de libros principales de contabilidad por medio del cual se registran Libros principales de Contabilidad de la entidad.
 

(10)

Secretaria/ Grupo Interno de trabajo de Contabilidad

Archiva los libros oficiales y envía para custodia al archivo central según las tablas de retención documental establecidas con los tiempos reglamentarios. Se archiva en la carpeta con su correspondiente tabla de retención