ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO OPERACIONES RECIPROCAS

VERSION: 2.0

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Genera el informe trimestral del Sistema de Información Financiera vigente de las cuentas del balance que son objeto de reciprocidad, los primeros 10 días calendarios del mes siguiente al trimestre a reportar.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Verifica las cuentas que son objeto de reciprocidad y compara con el trimestre anterior Con el fin de establecer las novedades en su variación si las hubiere.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Envía correo a los responsables de cada cuenta en el área de contabilidad para que organicen los saldos y los clasifiquen en corrientes y no corriente y analicen la pertinencia de los saldos. Durante las próximas 5 horas de haber recibido el correo.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Consulta en la página de la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION (CGN) la tabla de correlaciones con el fin de determinar las entidades que se venían reportando anterior mente. Los primeros 10 días calendarios del mes siguiente al trimestre a reportar.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Revisa en cada cuenta los NITS (número de identificación) de las entidades públicas que tienen saldo con el fin de establecer las entidades con las cuales se debe establecer recíprocas.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Genera archivo en Excel con su respectiva clasificación corriente y no corriente, Una vez recibido el correo con los saldos de cada cuenta, Ordena el archivo y lo expresa en miles de pesos para subirlo en el chip de la contaduría
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Verifica los saldos los cuales deben ser igual o menores a los reportados en las cuentas en el balance o genera error al momento de validarlo. En caso de que estén diferentes los valores o variaciones en pesos se le escribe mediante correo electrónico al funcionario encargado de la cuenta contable, para su corrección inmediata y envía nuevamente al funcionario encargado de consolidar los saldos indicando la corrección realizada.
 

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Profesional encargado de consolidar/ GIT de contabilidad

Consolida los saldos del reporte de operaciones recíprocas que fueron objeto de análisis de cada uno de los responsables en el formato establecido para la validación en el CHIP de la Contaduría
 

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Coordinador / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Verifica los saldos con las cuentas en el balance a reportar. Y estructura del archivo delas operaciones reciprocas para la validación del archivo. Mediante correo electrónico le da el visto bueno y o aprobación.
 

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Secretaria / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Imprime soportes del consolidado de las operaciones reciprocas a validar.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Envía el archivo de las operaciones reciprocas atreves de correo electrónico al funcionario encargado de la validación en el chip de la contaduría, el décimo (10) día hábil de cada trimestre,( En caso de que se presenten errores al momento de la validación, se informara mediante correo electrónico al encargado la cuenta y nit para que se efectué el respectivo ajuste, 20 minutos), pasa al procesamiento APGRFCOPT23 INFORMES ESTADOS FINANCIEROS
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Genera reporte de saldos por conciliar con corte al trimestre reportado a través del sistema chip. Los 5 días hábiles siguientes a la validación del reporte. Mediante correo electrónico se remite a los funcionarios del GIT contabilidad para el inicio, seguimiento y terminación de conciliación de saldos.
 

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Encargados de conciliar las operaciones reciprocas con los diferentes conceptos / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Verifica con las entidades los saldos reportados con cada uno de estas y que no fueron objeto de cruce. Mediante correo, oficios o notificaciones. Hasta conciliar los saldos. 15 días hábiles para conciliar.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Atiende los correos recibidos por las entidades con los saldos a conciliar a través del encargado de la cuenta, para que se efectué el análisis con el fin corroborar la pertinencia de las partida, en caso de existir novedades se solicita aclaración a la entidad con la cual se está conciliando mediante correo electrónico, dentro de los 10 días hábiles.
 

Se da inicio al cruce de información del saldo con la entidad solicitando los periodos que los constituyen hasta conciliar debidamente el saldo.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Revisa las novedades reportadas por la entidad con la cual se está conciliando, si la novedad corresponde a un ajuste que debe realizar la entidad recíproca, se le deben remitir los soportes para que realice el ajuste y si el ajuste lo debe realizar el Fondo Pasivo solicita los documentos a la Entidad recíproca analiza la pertinencia del registro y procede a realizar el ajuste y pasa para verificación y aprobación del Coordinador del GIT de Contabilidad
 

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Coordinador / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Verifica el ajuste contable realizado junto con los soportes y aprueba con su firma el registro realizado.
 

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Secretaria / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Archiva y custodia comprobantes contables según TRD.
 

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Profesional / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Informa a través de correo electrónico a la Entidad con la cual se está conciliando los ajustes realizados y el nuevo saldo en la cuenta para dar cierre a la conciliación con copia al Coordinador del GIT de Contabilidad.
 

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Coordinador / GIT Gestión Recursos Financieros – Contabilidad

Verifica la respuesta remitida a las entidades.