ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO NOTA CREDITO - ACREEDORES VARIOS

VERSION: 2.0

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Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

VIENE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL y/o CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Para el caso de mesadas no cobradas por el pensionado y otros acreedores recibe solicitud y verifica que cumpla los requisitos que venga autenticado y firmado por el pensionado. Si se refiere a mesadas que no estén prescritas genera e imprime en el programa financiero SAFIX el auxiliar del respectivo NIT y verifica: -La existencia del pasivo, identificando la cuenta contable por la cual se constituyó el Acreedor.
 

Si el NIT tiene movimiento en la cuenta 147046 se verifica si los recursos están en la entidad o fueron reintegrados a la Dirección Del Tesoro Nacional como provisionales o definitivos.
 

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Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO-CONTABILIDAD

Elabora la nota crédito por mesadas no cobradas por el pensionado en el formato APGRFDCOFO01 NOTA CREDITO y firma como señal de elaboración. Entrega a profesional 1 de Grupo Interno Trabajo de Contabilidad para su verificación.
 

Si los recursos fueron reintegrados a la Dirección Del Tesoro Nacional como provisionales se elabora la nota crédito registrando la cuenta Bancaria de Acreedores Varios Sujetos a devolución y adicionalmente en el concepto describe la situación Si los recursos fueron reintegrados a la Dirección Del Tesoro Nacional como definitivos se remite la petición a la Coordinación Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestaciones Económicas, informando la novedad. En caso de no existir pasivo radica la petición al Cajero de Grupo Interno de Trabajo Tesorería registrando el trámite en el programa de correspondencia.
 

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Encargado de revisar notas crédito GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Revisa la nota crédito vs auxiliar contable, verificando que el Nit, valor, y cuentas contables correspondan y es entregado al Coordinador de Grupo Interno De Trabajo De Contabilidad para su revisión y Firma.
 

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Coordinador / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe, revisa y firma la nota crédito para su respectivo pago.
 

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Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTABILIDAD

Recibe de la Coordinación Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestaciones Económicas expediente y acto administrativo, en el caso de ser aprobada las mesadas a herederos, y es entregado al profesional 1 para su verificación.
 

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Encargado de revisar notas Crédito-GRUPO INTERNO DE TRABJO-CONTABILIDAD

Verifica en el Acto Administrativo el causante, beneficiario(s) del pago, valor y concepto reconocido. Consulta en el programa financiero Safix la existencia de los pasivos constituidos a nombre del causante. Genera e imprime el auxiliar. Analiza el valor solicitado con los pasivos existentes y determina si hay excedente para reintegrar a la Dirección del Tesoro Nacional y es entregado a la secretaria de Grupo Interno de Trabajo- Contabilidad para elaborar las respectivas notas crédito.
 

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Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO-CONTABILIDAD

Elabora las notas crédito por concepto de mesadas a herederos y devolución definitiva a la Dirección del Tesoro Nacional firma como señal de elaboración según corresponda. Entrega al profesional de contabilidad para su revisión y verificación.
 

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Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO-CONTABILIDAD

Viene del PROCEDIMIENTO DE CAUSACION DE PASIVOS. Para el caso de mesadas a sustitutos recibe oficio autenticado por la sustituta y se verifica las mesadas pendientes por el pensionado fallecido y revisa resolución verificando el resuelve. Y pasa al profesional 1 para su verificación
 

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Encargado de revisar notas crédito - GRUPO INTERNO DE TRABJO-CONTABILIDAD

Recibe, genera e imprime el auxiliar contable. Verifica el concepto de los pagos en acreedores varios y determina el valor a pagar por nota crédito y el Valor a reintegrar a la Dirección Del Tesoro Nacional como definitivo.
 

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Encargado de revisar notas Crédito - GRUPO INTERNO DE TRABJO-CONTABILIDAD

Solicita elaboración de notas crédito para pagarle al acreedor y hacer su respectiva devolución a la Dirección del Tesoro Nacional, según el reconocimiento en la resolución proferida por Prestaciones Económicas.
 

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Encargado de revisar notas crédito - GRUPO INTERNO DE TRABAJO-CONTABILIDAD

Analiza mensualmente los nits que contienen la cuenta de acreedores y determina los valores que son sujetos de devolución provisional a la Dirección Nacional del Tesoro Nacional (mesadas que superen los 6 meses pendientes de cobro) y produce el soporte que debe ser anexo a la Nota Crédito respectiva.
 

El soporte debe contener nit, tercero, valor, mesada que se devuelve
 

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Secretaria de GRUPO INTERNO DE TRABAJO- CONTABILIDAD

Elabora las notas crédito por devolución provisional a la Dirección Nacional del Tesoro Nacional firma como señal de elaboración según corresponda. Entrega al profesional 1 para su revisión y verificación.
 

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Coordinador GRUPO INTERNO DE TRABAJO- CONTABILIDAD

Recibe la nota crédito con sus soportes, revisa el valor del auxiliar frente al valor registrado en la nota crédito y firma en un término no mayor a dos días. Entrega a la Secretaria de Grupo Interno de Contabilidad para pago al Grupo Interno de Trabajo de Tesorería.
 

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Secretaria de GRUPO INTERNO DE TRABAJO- CONTABILIDAD

Registra el trámite en el programa de correspondencia y entrega a la Secretaria del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería la nota crédito con anexos para la firma del Ordenador del Gasto.
 

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Secretaria / DIRECCION GENERAL

Recibe nota crédito con sus anexos, revisa que lleve firmas de elaborado, revisado y aprobado. Pasa a Director General para firma.
 

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DIRECCION GENERAL

Recibe, revisa y Firma nota crédito y entrega a Secretaría de Dirección. PASA AL PROCEDIMIENTO DE MESADAS NO COBRADAS Y /O REINTEGRO A LA DIRECCION NACIONAL DEL TESORO.